Alexa für Zoom Rooms konfigurieren

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Überblick

Echo-Geräte können mit dem Skill Alexa für Zoom Rooms konfiguriert und dann in neuen oder vorhandenen Zoom Rooms eines Unternehmens bereitgestellt werden. Nachdem die Geräte konfiguriert wurden, können Teilnehmer in Zoom Rooms Zoom Meetings starten, diesen beitreten und sie beenden, indem sie mit Alexa sprechen.

Voraussetzungen

  • Amazon-Konto mit Zugriff auf Amazon Web Services (AWS) und das Alexa for Business (A4B)-Web Portal* 
  • Zoom Konto mit Berechtigung zum Bearbeiten von Zoom Rooms
  • Computer mit Windows 7 oder höher, auf dem die folgende Software ausgeführt wird:
    • AWS Tools für Windows PowerShell
    • NET Framework 3.5 oder höher
  • Zoom Rooms für Mac Version 4.1.20278.0206 oder höher
  • Zoom Rooms für PC Version 4.1.22620.0319 oder höher
  • Amazon Echo, Echo Dot oder Echo Plus**
  • Eine WLAN-Verbindung zum Internet, auf die der Windows-Computer und das Echo-Gerät zugreifen können

*Alexa for Business wird derzeit von Amazon nur in den USA unterstützt. Weitere Informationen.  
**Informationen zu unterstützten Geräten finden Sie im Abschnitt Managing Devices (Geräte verwalten) im Alexa for Business Administration Guide.

Echo-Gerät(e) konfigurieren

Führen Sie für das erste Echo-Gerät, das Sie für Zoom Rooms konfigurieren möchten, alle nachfolgenden Schritte aus. Wenn Sie mehrere Geräte konfigurieren, müssen Sie die Schritte 1, 5, 6, 8 und 9 für jedes dieser Geräte wiederholen. Unabhängig davon, wie viele Geräte Sie konfigurieren, müssen Sie die Schritte 2, 3, 4 und 7 nur einmal ausführen.

  1. Ein Echo-Gerät einrichten
  2. Skill „Alexa für Zoom Rooms“ aktivieren
  3. Skill-Gruppe erstellen
  4. Zoom als Konferenzanbieter hinzufügen
  5. Einen Raum in Alexa for Business erstellen
  6. Skill-Konfiguration des Raums bearbeiten
  7. Geräte finden
  8. Zoom Room einrichten
  9. Alexa-Sprachbefehle testen

Wenn Ihr Test der Alexa-Sprachbefehle nicht erfolgreich ist, überprüfen Sie die bekannten Probleme und Informationen zur Fehlerbehebung, um weitere Informationen zu erhalten.

Schritt 1: Ein Echo-Gerät einrichten

Hinweis: Anweisungen finden Sie im Abschnitt Getting Started with Shared Devices (Erste Schritte mit gemeinsam genutzten Geräten) im Alexa for Business Administration Guide.

So richten Sie Ihr Echo-Gerät für die Konfiguration mit einem Zoom Room ein:

  1. Verbinden Sie Ihren Windows-PC mit demselben WLAN-Netzwerk wie Ihr Echo-Gerät.
  2. Befolgen Sie die Anweisungen im Abschnitt Create an IAM User for Device Setup Tool (Einen IAM-Benutzer für das Geräteeinrichtungs-Tool erstellen) im Alexa for Business Administration Guide.
  3. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für das Übergeordnete Konto in Ihrer A4B-Webkonsole an.  
  4. Klicken Sie in der A4B-Webkonsole auf Gemeinsam genutzte Geräte.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Geräte einrichten und dann im Dialogfeld auf die Schaltfläche Geräteeinrichtungs-Tool herunterladen und ausführen.
    Hinweis: Dieses Tool ist nur für Windows Version 7 oder höher verfügbar.
  6. Klicken Sie auf die Datei „setup.exe“, um die Installation des Geräteeinrichtungs-Tools zu starten.
  7. Folgen Sie den Sprachanweisungen Ihres Echo-Geräts, um die Einrichtung abzuschließen.
    Hinweis: Wenn sich Ihr Echo-Gerät nicht im Einrichtungsmodus befindet, halten Sie die Aktionstaste mindestens 8 Sekunden lang gedrückt, um in den Einrichtungsmodus zu wechseln.

Nach Abschluss der Einrichtung sollte Ihr Gerät im A4B-Web Portal auf der Seite Gemeinsam genutzte Geräte mit dem Status Synchronisiert angezeigt werden.

Schritt 2: Skill „Alexa für Zoom Rooms“ aktivieren

  1. Klicken Sie auf der Amazon-Website auf die Registerkarte Alexa Skills, um nach Alexa für Zoom Rooms zu suchen, und wählen Sie diesen Skill aus.
  2. Melden Sie sich bei Amazon mit dem als übergeordnetes Konto konfigurierten Konto an, und klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren, um den Skill zu aktivieren.
    Hinweis: Pop-ups müssen in Ihrem Browser aktiviert sein.
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  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Autorisieren.
  2. Gehen Sie auf die Registerkarte Aktivierte Skills auf der Seite Skills in Ihrer A4B-Konsole, um zu überprüfen, dass der Skill Alexa für Zoom Rooms mit dem Status Konto verknüpft angezeigt wird.  
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Schritt 3: Skill-Gruppe erstellen

Hinweis: Anweisungen finden Sie im Abschnitt Managing Skill Groups (Skill-Gruppen verwalten) im Alexa for Business Administration Guide.

So erstellen Sie eine Skill-Gruppe, die den Skill „Alexa für Zoom Rooms“ enthält:

  1. Klicken Sie im A4B-Web Portal auf Skill-Gruppen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Skill-Gruppe erstellen.
  3. Geben Sie eindeutige Werte für Name und Beschreibung ein, und klicken Sie dann auf Erstellen. Die Skill-Gruppe wird zur Liste der Skill-Gruppen hinzugefügt.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, die Sie hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Skills hinzufügen.
  5. Wählen Sie den Skill Alexa für Zoom Rooms aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen

Schritt 4: Zoom als Konferenzanbieter hinzufügen

Hinweis: Anweisungen finden Sie im Abschnitt Managing Conferencing Providers (Konferenzanbieter verwalten) im Alexa for Business Administration Guide.

So fügen Sie Zoom als Konferenzanbieter hinzu:

  1. Klicken Sie in der A4B-Webkonsole auf Konferenzen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anbieter hinzufügen.
  3. Wählen Sie Zoom als Konferenzanbieter aus. Suchen Sie unter Meeting-Einstellungen nach Meeting-PIN, und wählen Sie Optional aus. Klicken Sie auf Hinzufügen.
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  4. Aktivieren Sie den Skill Alexa für Zoom Rooms für Ihre Videokonferenzgeräte. 

Schritt 5: Einen Raum in Alexa for Business erstellen

Hinweis: Anweisungen finden Sie im Abschnitt Managing Rooms (Räume verwalten) im Alexa for Business Administration Guide.

So erstellen Sie einen Raum:

  1. Klicken Sie in der A4B-Webkonsole auf Räume und dann auf Raum erstellen.
  2. Geben Sie im Feld Raum einen eindeutigen Namen für den Raum ein.
  3. Wählen Sie unter Profilname ein Raumprofil aus, oder klicken Sie auf Raumprofil erstellen und dann auf Weiter.
  4. (Optional) Um eine Skill-Gruppe hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der entsprechenden Skill-Gruppe, und klicken Sie auf Weiter.
  5. (Optional) Um ein Gerät hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Gerät.
  6. Klicken Sie auf Raum erstellen.

Schritt 6: Skill-Konfiguration des Raums bearbeiten

  1. Klicken Sie auf den Namen des Raums, den Sie in Schritt 5: Einen Raum in Alexa for Business erstellen erstellt haben.
  2. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um die Skill-Konfiguration zu bearbeiten.
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  3. Geben Sie den Bereichswert ein. Dieser ist der Name eines Zoom Rooms, der entweder bereits vorhanden ist oder den Sie im Zoom Web Portal erstellen.
    Wichtig: Sie dürfen nur die Namen von Zoom Rooms verwenden, die unter dem übergeordneten Konto erstellt werden, wie in Schritt 8: Zoom Room einrichten beschrieben.

Schritt 7: Geräte finden       

  1. Klicken Sie auf der Seite „Räume“ der A4B-Webkonsole auf den Namen des von Ihnen erstellten Raums.
  2. Stellen Sie sicher, dass der Status im Abschnitt Alexa-Geräte auf der Seite als Synchronisiert angezeigt wird.
  3. Stellen Sie sicher, dass das mit dem Bereichswert verknüpfte übergeordnete Konto auf der Seite Skills angezeigt wird.
  4. Scrollen Sie auf der Seite zum Abschnitt Smart Home-Geräte.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Geräte finden.

  6. Stellen Sie sicher, dass das Echo-Gerät unter Smart Home-Geräte aufgeführt ist. Dies bestätigt, dass A4B den von Ihnen konfigurierten Skill-Adapter gefunden hat.

Schritt 8: Zoom Room einrichten

So richten Sie einen Zoom Room im Zoom Web Portal ein:

  1. Melden Sie sich mit dem übergeordneten Konto, das Sie im Skill „Alexa für Zoom Rooms“ mit A4B verknüpft haben, im Zoom Web Portal an.
  2. Erstellen oder wählen Sie einen separaten Zoom Room für jedes Echo-Gerät. Weitere Anweisungen finden Sie unter Zoom Rooms hinzufügen.
    Wichtig: Der Name des Zoom Rooms muss mit dem in Schritt 6: Skill-Konfiguration des Raums bearbeiten festgelegten Bereichswert für Alexa für Zoom Rooms in A4B übereinstimmen.
  3. (Optional) Verknüpfen Sie jeden von Ihnen erstellten Zoom Room mit einem Google-Kalender.

Sie können nun Ihr Echo-Gerät testen, um sicherzustellen, dass Sie Meetings mithilfe von Sprachbefehlen starten, daran teilnehmen und sie beenden können.

Schritt 9: Alexa-Sprachbefehle testen

So richten Sie Ihren Zoom Room so ein, dass er auf Alexa-Sprachbefehle reagiert:

  1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für das übergeordnete Konto in Ihrem Zoom Room an.
  2. Wählen Sie den Zoom Room-Namen aus, den Sie für Alexa konfiguriert haben.
  3. Schließen Sie Ihr Echo-Gerät an oder starten Sie es neu.
  4. Die Alexa-Software auf dem Echo-Gerät ist bereit, Zoom Rooms-Befehle umzusetzen.

Alexa-Befehle sind Konversationen. Der Endbenutzer muss die Syntax des Befehls nicht einhalten.

Die folgenden Beispiele zeigen, wie Benutzer ein Meeting starten, daran teilnehmen oder es beenden können:

Beispiel 1: Sofort-Meeting starten

  1. Der Benutzer sagt etwas Ähnliches wie: „Alexa, starte ein Meeting“.
  2. Alexa fragt: „Wie lautet deine Zoom Meeting-ID?“
  3. Der Benutzer sagt: „123“.
    Hinweis: Die Verwendung von „123“ als Meeting-ID ist eine von Zoom entwickelte Problemumgehung, da A4B Sofort-Meetings nicht unterstützt.
  4. Das Sofort-Meeting wird im Zoom Room gestartet.

Beispiel 2: Ein geplantes Meeting starten oder daran teilnehmen

  1. Der Benutzer sagt etwas Ähnliches wie: „Alexa, tritt dem geplanten Meeting bei“.
  2. Zoom ermittelt das nächste bevorstehende Meeting im Google-Kalender, der mit dem Zoom Room verknüpft ist. Zoom hat Zugriff auf Informationen zum Meeting-Organisator, zum Meeting-Thema und zur Meeting-Nummer.
  3. Wenn im Raumkalender ein bevorstehendes Meeting verfügbar ist, fragt Alexa: „Möchtest du dem Meeting beitreten, das von <Anzeigename/E-Mail-Adresse des Organisators> organisiert wird?“
  4. Wenn der Benutzer „Ja“ sagt, antwortet Alexa „Okay“, und dieses Meeting wird im Zoom Room gestartet.
  5. Wenn der Benutzer „Nein“ sagt, fragt Alexa: „Wie lautet deine Zoom Meeting-ID?“
  6. Der Benutzer antwortet mit der Meeting-Nummer. Wenn die Meeting-ID gültig ist, sagt Alexa „Okay“ und startet das Meeting im Zoom Room oder tritt diesem bei.

Beispiel 3: Meeting beenden

  1. Der Benutzer sagt etwas Ähnliches wie: „Alexa, Meeting beenden“.
  2. Alexa antwortet „Okay“ und das Meeting endet.

Häufig auftretende Probleme

  • Wenn ein geplantes Meeting läuft und begonnen hat, bevor der Benutzer Alexa auffordert, das Meeting zu starten oder daran teilzunehmen, kann Alexa dieses Meeting nicht im Google-Kalender für den Zoom Room finden.
  • Wenn ein Meeting läuft und Sie Alexa bitten, ein Meeting zu starten oder daran teilzunehmen, sagt Alexa „OK“ anstatt zu sagen: „Du bist bereits in einem Meeting“.

Fehlerbeseitigung

Problem 1: Alexa sagt, dass der Zoom Room nicht gefunden wird
Lösung: Stellen Sie sicher, dass das für die Kontoverknüpfung verwendete Konto dasselbe Konto ist, mit dem Sie sich in Ihrem Zoom Room angemeldet haben.

Problem 2: Alexa kann ein bevorstehendes Event in Ihrem Kalender nicht finden.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass das Meeting in Ihrem Kalender als Zoom Meeting geplant wurde.

Problem 3: Alexa sagt: „Es scheint, als sei der Konferenzanbieter ungültig“.
Lösung: Stellen Sie sicher, dass die aktuellste Version der Zoom Rooms-Software installiert ist.

Problem 4: Alexa sagt: „Ich kann diese ID nicht finden. Versuche es erneut oder wende dich an die IT-Abteilung, wenn das Problem weiterhin besteht.“
Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Firewall Ihres Netzwerks die hier aufgelisteten Alexa-Ports zulässt.

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