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Erste Schritte mit Zoom Phone (Admin) Folgen

Überblick

Die Schnellstartanleitung für Zoom Phone unterstützt Kontoinhaber und Administratoren bei der Ersteinrichtung und weist sie in verschiedene Funktionen von Zoom Phone ein, wie: mehrere Standorte, Telefonbenutzer, direkte Telefonnummern und automatische Rufannahme.

Hinweis:

  • Erwägen Sie vor der Einrichtung von Zoom Phone, ob Nummern von anderen Diensten portiert werden sollten, damit diese in Ihrem Zoom Phone-Konto verwendet werden können.
  • Zoom unterstützt sichere Sprachanrufe über alle unterstützten Geräte, Desktop und mobile Clients. Erfahren Sie mehr über die Verschlüsselung von Zoom Phone.

In diesem Artikel:

Voraussetzungen

  • Pro-, Business- oder Enterprise-Konto
  • Kontoinhaber, Administrator oder Berechtigungen für Zoom Phone
  • Lizenz für Zoom Phone

Ersteinrichtung

Führen Sie die nachfolgenden Schritte durch, nachdem Sie Ihre Zoom Phone-Lizenz aktiviert haben. Alle Einstellungen, die während der Ersteinrichtung festgelegt werden, können später geändert werden.

  1. Als Zoom-Kontoinhaber erhalten Sie eine E-Mail, die Sie darüber benachrichtigt, dass Ihnen der Dienst Zoom Phone jetzt zur Verfügung steht. Klicken Sie in der E-Mail auf den Link zur Ersteinrichtung bzw. melden Sie sich beim Zoom Web Portal an und gehen Sie zu Telefonanlagenverwaltung und dann zu Setup.
  2. Geben Sie die erforderlichen Angaben ein und wählen Sie Ihre Hauptfirmennummer aus, die dann zur Hauptnummer für Ihren Zoom Phone-Dienst wird.
    • Wählen Sie ein Land, ein Bundesland und eine Ortsvorwahl aus den Dropdown-Menüs aus.
    • Wählen Sie eine Hauptfirmennummer aus dem Dropdown-Menü Nummer auswählen aus:
      Hinweis:
    • Geben Sie eine Durchwahlnummer für den Kontoinhaber (Ihr persönliches Konto) an und klicken Sie auf Weiter.
      Hinweis:
      • Alle später eingerichteten Durchwahlnummern für Benutzer zählen von der hier eingegebenen Durchwahlziffer an hoch.
      • Durchwahlnummern können bis zu 6 Stellen lang sein. Wenn Sie mehrere Standorte einrichten und Codes für die Standorte aktivieren, können Durchwahlnummern zwischen 2 und 5 Stellen lang sein. Standort-Codes können zwischen 1 und 3 Stellen lang sein. Sollten Sie längere Durchwahlnummern mit bis zu 15 Ziffern benötigen, kontaktieren Sie bitte Zoom.
  3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Geben Sie eine Standard-Notfalladresse ein, die bei Wahl einer Notrufnummer (z. B. 112) von der Leitstelle abgefragt wird.
    Hinweis: Die SIP-Zone (zur Verbesserung der Anrufqualität verwendet) wird automatisch anhand Ihrer Adresse ausgewählt. Wenn Sie später mehrere Standorte einrichten, wird die SIP-Zone anhand der Adresse des jeweiligen Standorts ausgewählt.

Wenn die Ersteinrichtung abgeschlossen ist, werden die Optionen für Zoom Phone unter Telefonanlagenverwaltung in der linken Taskleiste des Webportals angezeigt.

Führen Sie die Schritte in den folgenden Abschnitten durch, um mit der Einrichtung von Zoom Phone fortzufahren.

Grundeinrichtung

Nach Abschluss der Ersteinrichtung können Sie mit der Nutzung von Zoom Phone beginnen, indem Sie Telefonbenutzer hinzufügen, Direktnummern erwerben und Tischtelefone für Benutzer bereitstellen, die diese benötigen.

Telefonnummern portieren

Um Ihre vorhandenen Telefonnummern mit Zoom Phone zu nutzen, müssen Sie die Nummern zu Zoom Phone portieren. Zoom wird in Zusammenarbeit mit Ihrem vorherigen Anbieter die Nummern an Ihr Zoom Phone-Konto übertragen. Wenn die Portierung abgeschlossen ist, können Sie die portierten Nummern Benutzern zuweisen.

Hinzufügen von Telefonbenutzern

Im Zoom-Konto können Sie Benutzern Zoom Phone-Lizenzen und Telefonverträge zuweisen. Wenn Sie einem Benutzer eine Zoom Phone-Lizenz zuweisen, wird ihm eine Nebenstellennummer zugewiesen. Benutzer erhalten außerdem eine E-Mail, in der sie darüber benachrichtigt werden, dass sie zu Zoom Phone hinzugefügt wurden.

 

Erwerb und Zuweisung von Telefonnummern

Nach der Erstellung von Telefonbenutzern können Sie Direktnummern erwerben und diese Benutzern zuweisen. Benutzer, denen eine Direktnummer zugewiesen wurde, können nach wie vor ihre zugewiesene Durchwahlnummer verwenden. Sie können auch Telefonnummern von einem anderen Dienst oder Anbieter portieren und die Hauptfirmennummer ändern.

Bereitstellung von Telefonen und Geräten

Alle Zoom Phone-Benutzer können über den Zoom Desktop-Client oder die mobile App Anrufe tätigen und empfangen. Sie können Benutzern, die ein Tischtelefon benötigen, Geräte bereitstellen und zuweisen. Zoom Phone unterstützt verschiedene Geräte.

Änderung der Einstellungen zu Kontoebenen

Nach Festlegung der Benutzer und Nummern können Sie die Zoom Phone-Einstellungen auf Kontoebene wie z. B. E-Mail-Benachrichtigungen, Tonausgabe bei Verbindungsaufbau und die regulären Geschäftszeiten festlegen. Sie können außerdem die vorgegebenen Einstellungen ändern, um bestimmte Funktionen von Zoom Phone zu aktivieren oder deaktivieren.

Anpassung der standardmäßigen automatischen Rufannahme

Während der Ersteinrichtung generiert Zoom Phone eine standardmäßige automatische Rufannahme für Ihre Hauptfirmennummer. Die automatische Rufannahme beantwortet Anrufe mit einer personalisierten Aufnahme und leitet die Anrufe dann weiter. Legen Sie zunächst die Betriebszeiten und Weiterleitungsoptionen für Ihre standardmäßige automatische Rufannahme fest.

Erweiterte Einrichtung

Nach der Einrichtung Ihrer Telefonbenutzer, der Direktnummern und Tischtelefone können Sie diese erweiterten Funktionen einrichten, um Ihre Telefonbenutzer zu organisieren und um festzulegen, wie Anrufe abgewickelt werden.

Automatische Rufannahme und interaktive Sprachantwort (IVR)

Die automatische Rufannahme beantwortet Anrufe mit einer personalisierten Aufnahme und leitet sie an einen Telefonbenutzer oder in eine Anrufwarteschleife weiter. Sie können eine automatische Rufannahme einrichten, um Anrufe an ein IVR-System weiterzuleiten, das Anrufern mehrere Weiterleitungsoptionen zur Verfügung stellt und mit dem sie ein Verzeichnis Ihrer Telefonbenutzer durchsuchen können.

Mehrere Standorte

Wenn Sie Ihre Telefonbenutzer in Gruppen einteilen möchten, richten Sie mehrere Standorte ein. Beispielsweise können Sie mehrere Standorte getrennt nach Niederlassungen oder Abteilungen verteilen. Sie können jedem Standort auch einen Standort-Code zuweisen, damit Benutzer Durchwahlnummern, die zum selben Standort gehören, einfach erkennen und anwählen können.

Anrufwarteschleifen

Mit Anrufwarteschleifen können Sie eingehende Anrufe verwalten und an eine bestimme Benutzergruppe weiterleiten. Sie können Anrufe beispielsweise an die Rechnungs-, Vertriebs- oder Kundendienstabteilung Ihres Unternehmens weiterleiten.

Notruf

Die Standard-Notfalladresse, die Sie bei der Ersteinrichtung festgelegt haben, lässt sich auch nachträglich ändern. Wenn Sie mehrere Standorte haben, können Sie die dem jeweiligen Standort zugewiesene Standardadresse ändern. Außerdem lassen sich Notrufe für Benutzer freischalten, die weder über einen Tarif noch über eine eigene Durchwahl verfügen.

Zusätzliche Funktionen

Sie können diese Funktionen verwenden, um Ihren Zoom Phone-Dienst auszubauen.

Protokolle

Sobald Telefonbesitzer Anrufe getätigt oder angenommen haben, können Sie eine detaillierte Gesprächsaufzeichnung abrufen. Diese Daten lassen sich nach Datum, Anruftyp (ein- oder ausgehend) und Standort filtern. Sie können außerdem Protokolle exportieren und das Protokoll eines bestimmten Benutzers einsehen.

Liste der gesperrten Nummern

Sie können auch Nummern sperren, und zwar für alle Benutzer des Kontos oder für bestimmte Benutzer. Dies ist sowohl für eingehende Anrufe (die Nummern werden daran gehindert, anzurufen) als auch für ausgehende Anrufe (Telefonbenutzer Ihres Kontos können diese Nummern nicht anrufen) möglich.

Zoom Rooms

Sie können Zoom Phone-Lizenzen an Zoom Rooms übertragen, die innerhalb Ihres Kontos eingerichtet sind. So können Benutzer Anrufe mithilfe von Zoom Rooms tätigen oder empfangen.

Anrufqualität und Nutzungsberichte

Auf dem Dashboard für Anrufqualität können Sie die übergreifende Qualität der Sprachanrufe einsehen und Daten nach bestimmten Telefonbenutzern filtern. Im Nutzungsbericht sehen Sie die Telefonnutzungsdaten einer bestimmten Anrufwarteschleife oder eines bestimmten Telefonbenutzers.

Anrufverteilung und Teamschaltungsgruppen

Mithilfe der Anrufverteilung können Sie einen Telefonbenutzer bestimmen, der Anrufe für einen anderen Benutzer tätigen und empfangen kann. Beide Benutzer können in diesem Fall den Status der gemeinsamen Verbindung sehen.

Mit Teamschaltungsgruppen können Sie eine Telefonnummer und eine Durchwahl mit einer Gruppe von Telefonbenutzern oder mit gemeinsamen Telefonen eines Bereichs gemeinsam nutzen.

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