Verwenden des Add-ons „Zoom for Google Workspace“

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Mit dem Zoom Add-on für Google Workspace können Sie Meetings direkt über Gmail oder Google Kalender nahtlos planen, den Meetings beitreten und sie verwalten. Ihre Planungseinstellungen werden über das Zoom Web Portal synchronisiert. Nach der Installation des Add-ons können Sie es im Desktop-Webbrowser (Gmail oder Google Kalender) oder auf einem mobilen Gerät (Google Kalender-App) verwenden. Für die weitere Integration mit Google Kalender richten Sie die Kontakt- und Kalenderintegration ein.

Wenn Sie über eine Zoom Phone-Lizenz verfügen, können Sie Zoom Phone-Anrufe auch über Ihren Kalender oder E-Mail-Arbeitsbereich tätigen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Zoom Phone mit dem Google Workspace-Add-on.

Zum erweiterten Planen von Meetings empfehlen wir Ihnen die Zoom Scheduler Extension for Chrome.

Hinweis:Am 16. November 2020 hat Google Google Meet standardmäßig bei Meetings aktiviert, für die mehrere Videokonferenzanbieter vorhanden sind. Wenn Sie Google Meet zusätzlich zu Zoom aktiviert haben, lesen Sie hier, wie Sie diese Standardeinstellung ändern.

In diesem Artikel:

Voraussetzungen für die Installation und Verwendung von Zoom for Google Workspace

So installieren Sie das Add-on „Zoom for Google Workspaces“

Installieren des Zoom for Google Workspaces-Add-on für alle Benutzer (Google-Admin)

Wenn Sie Admin für Google Workspaces sind und Zoom für Google Kalender für alle Benutzer installieren möchten, finden Sie nachstehend eine detaillierte Anleitung.

  1. Melden Sie sich als Admin bei Ihrem Google Workspace-Konto an.
  2. Navigieren Sie zu Google Workspace Marketplace und suchen Sie nach „Zoom“.
  3. Klicken Sie auf das Add-on Zoom for Google Workspace.
  4. Klicken Sie auf Installieren und dann auf Weiter.
  5. Lesen Sie sich die Nutzungsbedingungen durch, besonders dann, wenn Sie die App Ihrer gesamten Domäne oder einem bestimmten Team bzw. einer bestimmten Abteilung zur Verfügung stellen möchten. Bestätigen Sie Ihre Zustimmung und klicken Sie auf Akzeptieren.

Wenn Sie das Google-Konto Ihrer Organisation verwalten und Zugriff auf die Google Admin-Konsole haben, lesen Sie diese Beiträge von Google, um Zoom for Google Workspace für Ihre Benutzer zu installieren. 

Installieren des Zoom for Google Workspaces-Add-on zur eigenen Nutzung

Wenn Sie einen persönlichen Google Account haben, können Sie das Add-on zur eigenen Nutzung installieren.

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Google Account an.
  2. Navigieren Sie zu Google Workspace Marketplace und suchen Sie nach „Zoom“.
  3. Klicken Sie auf das Add-on Zoom for Google Workspace.
  4. Klicken Sie auf Installieren und dann auf Weiter.
  5. Lesen Sie die Nutzungsbedingungen, und klicken Sie auf Accept (Akzeptieren).

So aktivieren oder deaktivieren Sie das automatische Hinzufügen von Videoanrufen zu Google Kalender-Ereignissen

Nach der Installation des Add-ons „Zoom for Google Workspace“ wird beim Hinzufügen eines Ereignisses zum Google Kalender automatisch ein Zoom-Meeting geplant, wenn ein Gast hinzugefügt wird. So aktivieren oder deaktivieren Sie diese Funktion:

  1. Melden Sie sich bei der Google Admin-Konsole an.
  2. Klicken Sie auf Apps, wählen Sie Google Workspace aus und klicken Sie auf Kalender
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Deaktivieren oder aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von Benutzern erstellten Kalenderterminen automatisch Videokonferenzen hinzufügen unter „Videokonferenzen“.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation von Google.

So verwenden Sie das Zoom for Google Workspace-Add-on

Web

Anmelden beim Zoom for Google Workspace-Add-on

  1. Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Gmail oder Google Kalender an.
  2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace.
  3. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Authorize Access (Zugriff autorisieren), und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Zoom den Zugriff auf Ihren Google Account zu ermöglichen.
  4. Klicken Sie auf Anmelden, und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

So planen Sie ein Meeting in Google Kalender

  1. Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Google Kalender an.
  2. Klicken Sie auf Create (Erstellen) oder auf ein Zeitfenster im Kalender, um Ihr Meeting zu erstellen.
  3. Geben Sie Meeting-Informationen wie Titel, Standort und Gästeliste ein.
  4. Klicken Sie auf Weitere Optionen.
    Hinweis:
    • Nur Änderungen an Thema, Datum, Uhrzeit und Zeitzone werden im Zoom Web Portal und Client bzw. in der App für das Meeting synchronisiert. Alle anderen Meeting-Informationen sind für das Google Kalender-Event spezifisch.
    • Bei der Zuweisung von Planungsberechtigungen an andere Benutzer im Zoom-Webportal können Sie auswählen, ob diese Benutzer Ihre Meetings verwalten können, wenn diese in Outlook oder Google Kalender als privat markiert sind. Wenn die Benutzer keine privaten Events verwalten können, können sie den Einladungslink, das Meetingthema oder die Teilnehmerliste nicht sehen.
  5. Wählen Sie im Dropdownmenü Add video conferencing (Videokonferenz hinzufügen) die Option Zoom Meeting.
    Google Kalender fügt die Beitrittsoptionen für das Zoom-Meeting hinzu.
  6. Kicken Sie optional auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace und ändern Sie die Meeting-Einstellungen nach Bedarf.
  7. Klicken Sie auf Speichern.
    Hinweis: Die Meeting-Einstellungen werden basierend auf Ihren Kontoeinstellungen angewendet. Sie können die Meeting-Einstellungen im Falle von geplanten Meetings bearbeiten.

So planen Sie ein Meeting in einer Gmail-Unterhaltung

Sie können mithilfe des Add-ons ein Zoom-Meeting über Google Mail planen. Das Add-on trägt das Meeting-Thema automatisch als E-Mail-Thema ein. Nachdem Sie ein Meeting über Gmail geplant haben, sendet Zoom die Informationen zum Beitritt an den Absender der E-Mail.

  1. Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Gmail an.
  2. Öffnen Sie einen E-Mail-Thread.
  3. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace.
  4. Klicken Sie auf Schedule a meeting (Meeting planen).
  5. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Ihre Standardeinstellungen für Meetings aus, etwa Meeting ID, Passcode und Warteraum.
  6. Geben Sie nach Bedarf die Meeting-Details ein:
    • Topic (Thema): Das Add-on schlägt den E-Mail-Betreff als Meeting-Thema vor.
    • Timezon (Zeitzone): Die Zeitzone wird Ihren Einstellungen in Zoom entnommen. Wählen Sie bei Bedarf eine andere Zeitzone aus.
    • When (Wann): Das Add-on schlägt ein Datum und eine Uhrzeit vor. Sie haben jedoch die Möglichkeit, ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit einzugeben.
    • Duration (Dauer): Wählen Sie die Dauer des Meetings aus.
  7. Klicken Sie auf den Pfeil unter E-Mail-Optionen und aktivieren Sie die Option Teilnehmer per E-Mail einladen, um den Teilnehmern nach dem Erstellen des Meetings eine E-Mail zu senden.
    Hinweis:
    • Mit dem Add-on werden der Einladungsliste automatisch die Beteiligten in der Unterhaltung hinzugefügt. Sie können die Einladungen aber auch bearbeiten, indem Sie das Kontrollkästchen neben der E-Mail-Adresse eines Benutzers aktivieren oder deaktivieren.
    • Wenn Sie die Option „Teilnehmer per E-Mail einladen“ aktiviert haben, wird eine E-Mail mit den Beitrittsdetails an die entsprechenden E-Mail-Adressen gesendet, keine Google Kalender-Einladung. Um eine Google Kalender-Einladung zu senden, bearbeiten Sie das geplante Meeting oder planen Sie ein Meeting über Google Kalender.
  8. Klicken Sie auf Meeting planen.

Bearbeiten eines geplanten Meetings in Google Kalender

Hinweis: Wenn Sie ein Zoom-Meeting über Google Kalender neu planen, kopieren Sie die Meeting-Details nicht in den neuen Kalendereintrag.

  1. Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Google Kalender an.
  2. Klicken Sie auf ein Kalender-Event mit einem Zoom-Meeting.
  3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um das Event zu bearbeiten.
  4. Ändern Sie die Meeting-Details nach Bedarf.
    Hinweis: Nur Änderungen an Thema, Datum, Uhrzeit und Zeitzone werden im Zoom Web Portal und Client bzw. in der App für das Meeting synchronisiert. Alle anderen Meeting-Informationen sind für das Google Kalender-Event spezifisch.
  5. Klicken Sie rechts auf das Logo von Zoom for Google Workspace und ändern Sie die Meeting-Einstellungen nach Bedarf. Klicken Sie dann auf Meeting aktualisieren.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Meeting anzeigen und daran teilnehmen

Hinweis: Wenn der Meeting-Host die Sichtbarkeit seines Meetings als Privat markiert hat, können Sie im Zoom-Webplaner keine Meeting-Details wie den Einladungslink, das Meeting-Thema oder die Teilnehmerliste sehen.

  1. Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Google Kalender an.
  2. Klicken Sie auf ein Kalender-Event mit einem Zoom-Meeting.
  3. Klicken Sie auf Join Zoom Meeting (Zoom-Meeting beitreten), um Zoom aufzurufen und dem Meeting beizutreten.
  4. Wenn Sie von Ihrem Browser dazu aufgefordert werden. klicken Sie auf die Option, um Zoom zu öffnen.

Erfahren Sie mehr über die Teilnahme an einem Meeting.

Anmelden beim Zoom for Google Workspace-Add-on

  1. Melden Sie sich bei der Google Kalender-App an.
  2. Tippen Sie auf das Plus-Symbol und dann auf Event.
  3. Tippen Sie auf das Dropdown-Menü „Videokonferenzen“, und wählen Sie Zoom Meeting aus.
  4. Tippen Sie auf Autorisieren und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

So planen Sie ein Meeting in Google Kalender

  1. Melden Sie sich bei der Google Kalender-App an.
  2. Tippen Sie auf das Plus-Symbol und dann auf Termin.
  3. Tippen Sie auf das Dropdown-Menü „Videokonferenz hinzufügen“ und wählen Sie Zoom Meeting aus.
    Google Kalender fügt ein Zoom-Meeting zu den Besprechungsdetails hinzu.
  4. Geben Sie die Meeting-Details wie Titel, Standort oder Gästeliste ein.
    Hinweis: Nur Änderungen an Thema, Datum, Uhrzeit und Zeitzone werden im Zoom Web Portal und im Client bzw. in der App für das Meeting synchronisiert. Alle anderen Meeting-Informationen sind für das Google Kalender-Event spezifisch.
  5. Tippen Sie oben rechts auf Save (Speichern).

So planen Sie ein Meeting in einer Gmail-Unterhaltung

Sie können mithilfe des Add-ons ein Zoom-Meeting über Google Mail planen. Das Add-on trägt das Meeting-Thema automatisch als E-Mail-Thema ein. Nachdem Sie ein Meeting über Gmail geplant haben, sendet Zoom die Informationen zum Beitritt an den Absender der E-Mail.

  1. Melden Sie sich bei der Gmail-App an.
  2. Öffnen Sie eine E-Mail.
  3. Tippen Sie unten im Abschnitt Verfügbare Add-ons auf Zoom for Google Workspace.
  4. Geben Sie Meeting-Details ein.
    Hinweis: Zoom trägt das Meeting-Thema automatisch als E-Mail-Betreff ein.
  5. Geben Sie optional unter E-Mail-Optionen E-Mail-Adressen ein, die eine E-Mail mit Angaben zum Beitreten erhalten sollen.
    Hinweis: An diese E-Mail-Adressen werden die Angaben zum Beitreten und keine Einladung zu einem Google Kalender-Termin gesendet. Um eine Google Kalender-Einladung zu senden, bearbeiten Sie das geplante Meeting oder planen Sie ein Meeting über Google Kalender.
  6. Ändern Sie nach Bedarf weitere Meeting-Optionen.
  7. Tippen Sie im oberen Bereich auf SCHEDULE MEETING (MEETING PLANEN).

Bearbeiten eines geplanten Meetings in Google Kalender

  1. Melden Sie sich bei der Google Kalender-App an.
  2. Tippen Sie auf ein Kalender-Event mit einem Zoom-Meeting.
  3. Tippen Sie auf das Stiftsymbol.
  4. Ändern Sie die Meeting-Details nach Bedarf.
    Hinweis: Nur Änderungen an Thema, Datum, Uhrzeit und Zeitzone werden im Zoom Web Portal und Client bzw. in der App für das Meeting synchronisiert. Alle anderen Meeting-Informationen sind für das Google Kalender-Event spezifisch.
  5. Tippen Sie auf Speichern.

Hinweise:

  • Wenn Sie ein Zoom-Meeting über Google Kalender neu planen, kopieren Sie die Meeting-Details nicht in den neuen Kalendereintrag.
  • Es ist nicht möglich, die Meeting-Einstellungen für ein geplantes Meeting in der Google Kalender-App zu ändern. Verwenden Sie dafür Google Kalender in einem Webbrowser. Sie können sich auch im Zoom Web Portal anmelden, um die Meeting-Einstellungen für ein geplantes Meeting zu ändern.

Meeting anzeigen und daran teilnehmen

  1. Melden Sie sich bei der Google Kalender-App an.
  2. Tippen Sie auf ein Kalender-Event mit einem Zoom-Meeting.
  3. Tippen Sie auf ZoomMeeting.
    Google Kalender zeigt die Beitrittsoptionen an.
  4. Halten Sie eine Beitrittsoption gedrückt, um sie in die Zwischenablage zu kopieren. Tippen Sie alternativ auf den Beitrittslink, um dem Meeting über die Zoom Mobile App beizutreten.

Erfahren Sie mehr über die Teilnahme an einem Meeting.

Einschränkungen und Fehlerbehebung beim Add-on „Zoom for Google Workspaces“

Mehrere Google-Konten

Bei der Installation und Verwendung des Add-ons wird empfohlen, dass Sie nicht bei mehreren Google-Konten in demselben Browser angemeldet sind. Das Add-on kann nicht installiert werden, wenn Sie bei mehreren Google-Konten angemeldet sind. Sie dürfen daher nur bei dem Konto angemeldet sein, für das Sie das Add-on installieren möchten. Wenn Sie das Add-on verwenden und Sie bei mehreren Google-Konten angemeldet sind, für die das Add-on installiert ist, führt dies außerdem zu Problemen bei der Planung von Zoom-Meetings.

Platzhalter „This is a calendar meeting“ (Dies ist ein Kalender-Meeting) und „Google Calendar Meeting (not synced)“ (Google Kalender-Meeting (nicht synchronisiert)

Wenn Sie ein Meeting über das Add-on planen, wird ein Platzhalter-Meeting erstellt, und dem Kalendereintrag werden Einladungsdetails zum Meeting aus diesem Platzhalter-Meeting hinzugefügt. Details des tatsächlichen Kalendereintrags, wie Thema, Agenda und Datum/Uhrzeit, werden erst dann mit dem Zoom-Meeting synchronisiert, wenn der Kalendereintrag in Google gespeichert wird. Nachdem der Kalendereintrag gespeichert wurde, kann es ungefähr zwei Minuten dauern, bis diese Meeting-Details mit Zoom synchronisiert sind. Anschließend werden die Details des Platzhalter-Meetings im Kalendereintrag aktualisiert. 

Während der Synchronisierung wird dieses Platzhalter-Meeting möglicherweise in Ihrer Liste der bevorstehenden Zoom-Meetings als „This is a calendar meeting“ (Dies ist ein Kalender-Meeting) oder „Google Calendar Meeting (not synced)“ (Google Kalender-Meeting (nicht synchronisiert) angezeigt. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird dies aktualisiert und sollte mit dem für den Kalendereintrag festgelegten Thema übereinstimmen. 

Hinweis: Dieses Platzhalter-Meeting ist in der Regel für den 31. Dezember 1979 oder den 1. Januar 1980 geplant. Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird das Datum und die Uhrzeit des Platzhalter-Meetings durch das Datum und die Uhrzeit des Kalendereintrags ersetzt.

Problembehebung bei Synchronisierungsproblemen

Wenn Sie den Kalendereintrag gespeichert und einige Minuten gewartet haben und die Kalenderdetails immer nocht nicht in Zoom synchronisiert wurden, kann dies auf einige Probleme zurückzuführen sein, wie etwa darauf, dass Sie keine Schreibberechtigungen für den Kalender haben, für den Sie planen, oder wenn Sie ein Meeting in der Vergangenheit geplant haben.

So versuchen Sie, die Synchronisierung manuell zu erzwingen:

  1. Melden Sie sich über einen Webbrowser bei Google Kalender an.
  2. Klicken Sie auf der rechten Seite auf das Logo von Zoom for Google Workspace
  3. Klicken Sie auf den Google Kalender-Eintrag, der Probleme bei der Synchronisierung verursacht. Dies führt dazu, dass das Add-on die ID des Kalendereintrags im Vergleich mit Ihren Zoom-Meetings überprüft und alle Änderungen oder fehlenden Informationen synchronisiert werden. 
  4. Warten Sie 1 bis 2 Minuten, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist. 

Wie Ihre Daten verwendet werden

Diese App greift auf die folgenden Informationen aus Ihrem Zoom-Konto zu und verwendet diese:

  • Benutzerinformationen (Name, E-Mail, Zeitzone) – wird beim Anzeigen von Infos zum Benutzer verwendet.
  • Meeting-Einstellungen – wird beim Erstellen von Meetings mit Standardeinstellungen verwendet.
  • Benutzer mit Planungsberechtigungen – wird zum Überprüfen der Berechtigung zum Planen von Meetings im Namen anderer Benutzer verwendet.
  • Meetingliste – wird beim Auflisten aktueller Meetings eines Benutzers verwendet.
  • Meetingdetails (Meeting-Nummer, Thema, Startzeit, Dauer, Meeting-Passwort, Meeting-Einladung mit Anweisungen zum Beitreten) – wird zum Anzeigen von Details eines ausgewählten bevorstehenden Meetings verwendet.

Diese App greift auf die folgenden Informationen aus Ihrem Google Workspace-Konto zu und verwendet diese:

  • Kalendertermine – wird zum Suchen eines Termins verwendet, um die Infos zum Zoom-Meeting zu aktualisieren und um die Meetingliste eines Benutzers anzuzeigen.
  • Termindetails (Titel, Zeit, Typ, Organisator) – wird beim Erstellen/Aktualisieren eines Zoom-Meetings für einen Kalendertermin verwendet.
  • Empfänger der ausgewählten E-Mail – wird in der Gmail-Integration zum Versenden von Meeting-Einladungen verwendet.
  • Betreff der ausgewählten E-Mail – wird in der Gmail-Integration verwendet, um das Thema des erstellten Zoom-Meetings zu übernehmen.

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