¿Cómo se programan las reuniones? Seguir

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Publicado en noviembre de 2016

Vista general

Zoom ofrece múltiples opciones para programar una reunión. El anfitrión tiene el control de las opciones de sus reuniones programadas excepto las configuraciones que un administrador haya bloqueado para todos los usuarios en la cuenta o para todos los miembros de un grupo específico.

Nota:  A partir del 4 de noviembre de 2017, la habilitación de las funciones de Zoom utiliza la Configuración por niveles. Los ajustes previamente configurados de la función de Reunión continuará funcionando de la misma manera. Los cambios realizados por un administrador pueden afectar las reuniones programadas.

  1. Abra su cliente Zoom e ingrese a Zoom.
  2. Haga clic en el icono Programar.
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    Esta acción abrirá la ventana de programador.
  3. Seleccione la configuración de su reunión. Observe que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «Off» en el nivel de Cuenta o Grupo.
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    • Tema: elija un tema/nombre para su reunión.
    • Inicio: Seleccione una fecha y hora para su reunión. Puede iniciar su reunión en cualquier momento antes de la hora programada. 
    • Duración: Elija la duración adecuada para la reunión. Observe que esto es solo para fines de programación. Esta reunión no finalizará después de ese espacio de tiempo.
    • Zona horaria: Por defecto, Zoom utilizará la zona horaria de su computadora. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente. 
    • Reunión recurrente: Elija si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la ID de la reunión será la misma en cada reunión.
    • Video del anfitrión: Elija si desea habilitar o deshabilitar el video del anfitrión al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, el anfitrión tendrá la opción de iniciar sus videos. 
    • Video de los participantes: Elija si desea habilitar o deshabilitar los videos de los participantes al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, los participantes tendrán la opción de iniciar sus videos. 
    • Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por VoIP (audio de la computadora), ambos o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta). 
    • Requerir contraseña de reunión: puede seleccionar e ingresar la contraseña de su reunión aquí. Se requerirá que los participantes ingresen la contraseña antes de unirse a su reunión programada.
    • Opciones avanzadas: haga clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
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      • Habilitar entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. Esta reunión finalizará después de los 40 minutos para los subscriptores Basic (gratuitos).
      • Silenciar participantes al entrar: si se une antes de que el anfitrión no esté habilitado, esto silenciará a todos los participantes a medida que se unan a la reunión.
      • Usar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará una ID de reunión de forma aleatoria. 
      • Grabar la reunión automáticamente: marque esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente. Seleccione esta opción si desea grabar la reunión localmente (en su computadora) o en la nube (zoom.us/recordings). 
      • Programar para: si tiene privilegios de programación de otro usuario, en el menú desplegable podrá elegir la persona para quien desea programar una reunión.
      • Anfitriones alternativos: ingrese la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con una licencia Pro en su cuenta para permitirle comenzar la reunión en su ausencia. Obtenga más información sobre los anfitriones alternativos.
    • Calendario: agregue a cualquier calendario seleccionado y envíe invitaciones a los participantes.
  4. Para finalizar, haga clic en Programar y abra el calendario que haya seleccionado.
Nota: Si elige Otros calendarios podrá copiar y pegar la información de la reunión programada, como fecha, hora y URL de la reunión en un correo electrónico que podrá enviar a los invitados.
 
Agregar al calendario
Una vez que haya terminado de configurar su reunión programada, haga clic en el icono Programar en la parte inferior derecha de la ventana.
  1. Ejemplo de reunión no recurrente (una sola vez) usando Google Calendar
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  2. Ejemplo de reuniones recurrentes usando Google Calendar
    Haga clic en Repetir para abrir las opciones de recurrencia en Googlegoogle-recurring.gif
  1. Abra su cliente Zoom e ingrese a Zoom.
  2. Haga clic en el icono Programar.
    Screen_Shot_2017-09-22_at_6.21.38_PM.png
    Esta acción abrirá la ventana de programador.
  3. Seleccione la configuración de su reunión. Observe que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «Off» en el nivel de Cuenta o Grupo.
    Screen_Shot_2017-09-22_at_10.13.15_PM.png
    • Tema: elija un tema/nombre para su reunión.
    • Inicio: Seleccione una fecha y hora para su reunión. 
    • Duración: Elija la duración adecuada para la reunión. Observe que esto es solo para fines de programación. Esta reunión no finalizará después de ese espacio de tiempo.
    • Zona horaria: Por defecto, Zoom utilizará la zona horaria de su computadora. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente. 
    • Reunión recurrente: Elija si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la ID de la reunión será la misma en cada reunión.
    • Video del anfitrión: Elija si desea habilitar o deshabilitar el video del anfitrión al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, el anfitrión tendrá la opción de iniciar sus videos. 
    • Video de los participantes: Elija si desea habilitar o deshabilitar los videos de los participantes al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, los participantes tendrán la opción de iniciar sus videos. 
    • Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por VoIP (audio de la computadora), ambos o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta). 
    • Requerir contraseña de reunión: puede seleccionar e ingresar la contraseña de su reunión aquí. Se requerirá que los participantes ingresen la contraseña antes de unirse a su reunión programada.
    • Opciones avanzadas: haga clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
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      • Habilitar entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. Esta reunión finalizará después de los 40 minutos para los subscriptores Basic (gratuitos).
      • Silenciar participantes al entrar: si se une antes de que el anfitrión no esté habilitado, esto silenciará a todos los participantes a medida que se unan a la reunión.
      • Usar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará una ID de reunión de forma aleatoria. 
      • Grabar la reunión automáticamente: marque esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente. Seleccione esta opción si desea grabar la reunión localmente (en su computadora) o en la nube (zoom.us/recordings). 
      • Programar para: si tiene privilegios de programación de otro usuario, en el menú desplegable podrá elegir la persona para quien desea programar una reunión.
      • Anfitriones alternativos: ingrese la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con una licencia Pro en su cuenta para permitirle comenzar la reunión en su ausencia. Obtenga más información sobre los anfitriones alternativos.
    • Calendario: agregue a cualquier calendario seleccionado y envíe invitaciones a los participantes.
  4. Para finalizar, haga clic en Programar y abra el calendario que haya seleccionado.
Nota: Si elige Otros calendarios podrá copiar y pegar los detalles de la reunión programada en un correo electrónico que podrá enviar a los invitados.
  1. Ingrese en el portal web de Zoom en Mis reuniones y seleccione Programar una reunión.
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  2. Seleccione las opciones de la reunión.  Observe que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «Off» en el nivel de Cuenta o Grupo.
    • Tema: elija un tema/nombre para su reunión.
    • Descripción: ingrese una descripción opcional de la reunión.
    • Cuándo: Seleccione una fecha y hora para su reunión. 
    • Duración: Elija la duración adecuada para la reunión. Observe que esto es solo para fines de programación. Esta reunión no finalizará después de ese espacio de tiempo.
    • Zona horaria: por defecto, Zoom utilizará la zona horaria que envió en su Perfil. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente. 
    • Reunión recurrente: marque si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la ID de la reunión será la misma en cada reunión. Esta acción abrirá opciones de recurrencia adicionales.
      • Recurrencia: seleccione con qué frecuencia requiere que la reunión se repita: una vez al día, una vez a la semana, una vez al mes o sin tiempo fijo. La reunión se puede repetir hasta 50 veces. Si necesita más de 50 recurrencias, utilice la opción Sin tiempo fijo.
      • Las demás opciones de recurrencia dependerán en la frecuencia con la que se repita la reunión. Puede configurar la reunión para que finalice después de una cantidad establecida de repeticiones o para que la reunión periódica finalice en una fecha específica.
    • Registrar esta reunión en la lista de eventos públicos: si su cuenta tiene habilitada la función  Registrar esta reunión en la lista de eventos públicos , marque esta opción para incluir esta reunión en la lista.
    • Inscripción: marque esta opción si su reunión requerirá inscripción. En lugar de un enlace de unión para sus participantes, se le proporcionará un enlace de inscripción. Obtenga más información sobre la inscripción a reuniones.
    • Video del anfitrión: Elija si desea habilitar o deshabilitar el video del anfitrión al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, el anfitrión tendrá la opción de iniciar sus videos. 
    • Video de los participantes: Elija si desea habilitar o deshabilitar los videos de los participantes al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, los participantes tendrán la opción de iniciar sus videos. 
    • Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por audio de la computadora, teléfono y audio de la computadora (ambos) o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta). 
    • Marcar desde: si para esta reunión se ha habilitado la opción Solo por teléfono, haga clic en Editar para seleccionar los países de discado que desea incluir en la invitación. Por defecto, esto incluye los países de discado internacional indicados en Configuración de mis reuniones
    • Requerir contraseña de reunión: puede seleccionar e ingresar la contraseña de su reunión aquí. Se requerirá que los participantes ingresen la contraseña antes de unirse a su reunión programada.
    • Habilitar entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. Esta reunión finalizará después de los 40 minutos para los subscriptores Basic (gratuitos).
    • Silenciar participantes al entrar: si se une antes de que el anfitrión no esté habilitado, esto silenciará a todos los participantes a medida que se unan a la reunión.
    • Usar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará una ID de reunión de forma aleatoria.
    • Modo predeterminado a video en HD: si habilita esta opción, la vista del participante siempre se pasará automáticamente del modo predeterminado a video en HD (si la función está disponible a través de la configuración de la cuenta).
    • Grabar la reunión automáticamente: marque esta opción si desea que la reunión se grabe automáticamente. Seleccione esta opción si desea grabar la reunión localmente (en su computadora) o en la nube (zoom.us/recordings). 
    • Opciones avanzadas: Haga clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
      • Programar para: si tiene privilegios de programación de otro usuario, en el menú desplegable podrá elegir la persona para quien desea programar una reunión.
      • Anfitriones alternativos: ingrese la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con una licencia Pro en su cuenta para permitirle comenzar la reunión en su ausencia. Obtenga más información sobre los anfitriones alternativos.
  3. Haga clic en Guardar para finalizar.

Una vez que haya finalizado, puede seleccionar una opción del calendario para agregar la reunión a su calendario o seleccionar Copiar la invitación para enviar la invitación a su reunión de Zoom.
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Copiar la invitación abrirá una ventana donde puede copiar toda la invitación para enviarla vía correo electrónico.
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  1. Ingrese a la aplicación de Zoom y seleccione el icono Programar.
    Screen_Shot_2017-10-04_at_2.38.44_PM.png
    Esta opción abrirá el Programador.
  2. Seleccione las opciones de su reunión.  Observe que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «Off» en el nivel de Cuenta o Grupo.
    Screen_Shot_2017-10-04_at_2.39.05_PM.png
    • Tema: elija un tema/nombre para su reunión.
    • Inicio: Seleccione una fecha y hora para su reunión. 
    • Duración: Elija la duración adecuada para la reunión. Observe que esto es solo para fines de programación. Esta reunión no finalizará después de ese espacio de tiempo.
    • Zona horaria: Por defecto, Zoom utilizará la zona horaria de su computadora. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente. 
    • Reunión recurrente: Elija si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la ID de la reunión será la misma en cada reunión.
    • Video del anfitrión: Elija si desea habilitar o deshabilitar el video del anfitrión al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, el anfitrión tendrá la opción de iniciar sus videos. 
    • Video de los participantes: Elija si desea habilitar o deshabilitar los videos de los participantes al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, los participantes tendrán la opción de iniciar sus videos. 
    • Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por VoIP (audio de la computadora), ambos o audio de terceros (si está habilitado en su cuenta). 
    • Requerir contraseña de reunión: puede seleccionar e ingresar la contraseña de su reunión aquí. Se requerirá que los participantes ingresen la contraseña antes de unirse a su reunión programada.
    • Opciones avanzadas: haga clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
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      • Habilitar entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. Esta reunión finalizará después de los 40 minutos para los subscriptores Basic (gratuitos).
      • Usar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará una ID de reunión de forma aleatoria. 
      • Solamente los usuarios que se inscribieron desde dominios específicos pueden entrar: marque esta opción si desea que los usuarios deban ingresar a su cuenta de Zoom con un dominio específico.
    • Calendario: agregue a cualquier calendario seleccionado y envíe invitaciones a los participantes.
  3. Haga clic en Programar para finalizar y abra el calendario que seleccionó.

Nota: Si elige Otros calendarios podrá copiar y pegar la información de la reunión programada, como fecha, hora y URL de la reunión en un correo electrónico que podrá enviar a los invitados.

  1. Inicie sesión en la aplicación de Zoom.
  2. Seleccione Programar.
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  3. Seleccione las opciones de la reunión. Observe que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «Off» en el nivel de Cuenta o Grupo.
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    • Tema: elija un tema/nombre para su reunión.
    • Cuándo: seleccione una fecha y hora para su reunión.
    • Zona horaria: por defecto, Zoom utilizará la configuración de la zona horaria de su dispositivo. Para cambiar la zona horaria, haga clic en este campo.
    • Repetir elija si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la misma ID de la reunión para cada ocurrencia. 
    • Video del anfitrión: Elija si desea habilitar o deshabilitar el video del anfitrión al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, el anfitrión tendrá la opción de iniciar sus videos. 
    • Video de los participantes: Elija si desea habilitar o deshabilitar los videos de los participantes al unirse a la reunión. Si elige desactivar la función, los participantes tendrán la opción de iniciar sus videos. 
    • Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por VoIP (audio de la computadora) o ambos. 
    • Contraseña: puede seleccionar e ingresar su contraseña aquí. Se requerirá que  los participantes ingresen la contraseña antes de unirse a su reunión programada.
    • Habilitar entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan a la reunión antes que usted. Nota: La reunión finalizará después de los 40 minutos para los subscriptores Basic/Free.
    • Usar ID personal de la reunión: marque esta opción si desea usar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará una ID de reunión de forma aleatoria. 
    • Agregar al calendario: alterne para agregar a su calendario de Android
  4. Presione Programar para finalizar la programación.
    Luego se le indicará que invite a los asistentes.
  1. Inicie sesión en la aplicación de Zoom en su dispositivo iOS.
  2. Presione Programar.
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  3. Seleccione las opciones de la reunión. Observe que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «Off» en el nivel de Cuenta o Grupo.
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    • Tema: por defecto, Por defecto, esto mostrará la reunión de Zoom con su nombre. Ingrese un tema o nombre para su reunión.
    • Empieza: seleccione la fecha y la hora para su reunión.
    • Duración: elija la duración aproximada de su reunión. Esto es solo para fines de programación. Esta reunión no finalizará después de que haya pasado ese espacio de tiempo.
    • Zona horaria: por defecto, Zoom utilizará la configuración de la zona horaria de su dispositivo. Presione este campo.
    • Repetir: Elija si desea configurar una reunión recurrente, es decir, la ID de la reunión será la misma en cada reunión.
    • Usar ID personal de la reunión: elija si desea usar su ID personal de la reunión. Si no elige esta opción, se generará una ID de reunión aleatoria y exclusiva. 
    • Video del anfitrión encendido al iniciar: cambie esta opción si desea que el video del anfitrión esté activado por defecto al unirse a la reunión. 
    • Video del participante encendido al entrar: Cambie esta opción si desea que el video del participante esté activado por defecto al unirse a la reunión. 
    • Opciones de audio:  elija si permitirá que los usuarios llamen por teléfono, VoIP o ambos.
    • Contraseña de la reunión (opcional): puede seleccionar e ingresar su contraseña aquí. Se requerirá que los participantes ingresen esta contraseña antes de unirse a su reunión programada.
    • Opciones avanzadas: haga clic aquí para ver opciones adicionales para la reunión.
      • Permitir entrar antes que el anfitrión: permitir que los participantes se unan a la reunión antes que usted. Nota: La reunión finalizará después de los 40 minutos para los subscriptores Basic/Free.
      • Grabar la reunión automáticamente: elija esta opción si desea grabar la reunión automáticamente :
      • Programar para: Si tiene privilegios de programación de otro usuario de Zoom, tendrá la opción de tener privilegios para la programación y podrá elegir la persona para quien desea programar una reunión. 
      • Anfitriones alternativos: Ingrese la dirección de correo electrónico de otros usuarios Pro en su cuenta a los que desee permitirles comenzar la reunión en su ausencia. Obtenga más información sobre los anfitriones alternativos
  4. Presione Finalizado para finalizar la programación.
    Se le indicará que agregue la reunión a su calendario de iOS, donde podrá invitar a los participantes.
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Notas

  • La ID de una reunión no recurrente caducará en 30 días después de la fecha programada para la reunión. Puede reiniciar la misma ID de reunión tantas veces como desee, dentro del período de 30 días.  
  • La ID de una reunión recurrente caducará en 365 días después del inicio de la última reunión. Puede volver a usar la ID de la reunión para futuras reuniones.
  • Las reuniones programadas se pueden iniciar en cualquier momento antes de la hora programada. Los enlaces no caducarán ni se invalidarán a menos que pasen los 30 días para una reunión no recurrente, no se hayan utilizado durante más de 365 días para una reunión recurrente o se hayan eliminado de su cuenta de Zoom. El enlace de una reunión instantánea caducará tan pronto como termine la reunión. 
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