Programación de reuniones Seguir

Descripción general

Zoom ofrece varias opciones para programar una reunión. El anfitrión tiene el control de las opciones de sus reuniones programadas, excepto las configuraciones que un administrador haya bloqueado para todos los usuarios en la cuenta o para todos los miembros de un grupo específico.

Para obtener instrucciones sobre cómo programar una reunión mediante nuestros complementos y extensiones, consulte:

Nota:

  • La configuración del programador se sincroniza desde el Zoom Web Portal.
  • El asterisco (*) significa que el administrador puede restringir el acceso a la configuración o las opciones, o la configuración tiene requisitos previos adicionales. Es posible que esta configuración no esté visible. Haga clic en los enlaces incrustados relevantes para obtener más información.
  • Si configura la integración de calendarios y contactos, instale el add-in de Zoom para su servicio de calendario para una mejor experiencia. Al programar o editar reuniones, utilice el servicio de calendario de terceros en lugar del Zoom Desktop Client.
  1. Abra el cliente de Zoom e inicie sesión en Zoom.
  2. Haga clic en el icono Programar.

    Se abrirá la ventana del programador.
  3. Seleccione la configuración de su reunión. Tenga en cuenta que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «desactivado» en el nivel de cuenta o grupo.
    • Tema: introduzca un tema o nombre para la reunión.
    • Fecha y hora
      • Inicio: seleccione una fecha y hora para su reunión. Puede iniciar la reunión en cualquier momento antes de la hora programada. También puede introducir manualmente cualquier hora Por ejemplo, puede introducir 15 en el campo de minutos para programar una hora con un incremento de 15 minutos.
      • Zona horaria: de manera predeterminada, Zoom utilizará la zona horaria del equipo. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente.
      • Reunión recurrente: elija si desea configurar una reunión recurrente (el ID de reunión seguirá siendo el mismo para cada sesión).
    • ID de reunión
      • Generar automáticamente: genere un ID de reunión único aleatorio.
      • ID personal de la reunión*: use su ID personal de la reunión.
    • Seguridad
      • Clave de acceso: introduzca una clave de acceso de la reunión. Los participantes que se unan deberán introducirla antes de unirse a la reunión programada.
        Nota: La clave de acceso de la reunión debe cumplir con los requisitos de complejidad establecidos por el administrador.
      • Sala de espera: habilite la sala de espera para la reunión.
      • Solo los usuarios autenticados pueden unirse: restrinja el acceso a la reunión para que solo se puedan unir los usuarios registrados.
    • Cifrado: elija entre el Cifrado mejorado estándar y el Cifrado de extremo a extremo para su reunión.
    • Vídeo
      • Anfitrión: elija si desea activar o desactivar el vídeo del anfitrión al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los anfitriones podrán iniciar el vídeo.
      • Participantes: elija si desea activar o desactivar los vídeos de los participantes al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los participantes podrán iniciar el vídeo.
    • Audio*: permita que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por audio del equipo, por ambos o por audio de terceros (si está habilitado en su cuenta).
      • Marcar desde: si para esta reunión se ha habilitado la opción de teléfono o ambos, haga clic en Editar para seleccionar los países de marcación que desea incluir en la invitación. De forma predeterminada, se incluyen los países de marcación internacional indicados en la configuración de reuniones.
    • Calendario: seleccione un servicio de calendario para añadir la reunión y enviar invitaciones a los participantes.
      • Outlook: abra la aplicación de escritorio de Outlook y cree un evento para la reunión.
        Nota: Verá Outlook al usar el cliente de Windows.
      • iCal: abra iCal y cree un evento para la reunión.
        Nota: Verá iCal al usar macOS.
      • Google Calendar: abra Google Calendar en su navegador predeterminado y cree un evento para la reunión.
      • Otros calendarios: abra una nueva ventana, desde donde podrá copiar el texto de la reunión y pegarlo en el método de comunicación de elección. También puede descargar un archivo ICS que se puede abrir en la mayoría de las aplicaciones de correo electrónico.
    • Opciones avanzadas: haga clic en la flecha para ver opciones adicionales para la reunión.
      • Permitir que los participantes se unan antes de la hora de inicio: permita que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas del plan Básico (gratuitas) si se unen 3 o más personas. Si está habilitado, también puede elegir con qué antelación a la hora de inicio programada desea que puedan unirse: 5 minutos10 minutos15 minutos o en cualquier momento.
      • Silenciar a los participantes cuando se unen: si no ha marcado la opción de unirse antes que el anfitrión, se silenciará a los participantes en cuanto se unan a la reunión. Los participantes pueden reactivar el audio por sí mismos tras unirse a la reunión.
        Nota: Para silenciar a todos los participantes presentes en la reunión, consulte las opciones para administrar participantes.
      • Solicitar permiso para reactivar el audio de los participantes: se pedirá a los participantes que den su consentimiento al anfitrión para que este pueda reactivar su audio cuando lo desee. Si se rechaza, el anfitrión seguirá teniendo la opción de Solicitar que se reactive el audio.
      • Grabar la reunión automáticamente: seleccione si desea grabar Localmente (en su equipo) o En la nube.
      • Habilitar regiones de centro de datos adicionales para esta reunión*
      • Aprobar o denegar la entrada a usuarios de determinadas regiones y países: el anfitrión puede permitir que solo se unan participantes de condados o regiones específicos o bloquear a todos los participantes de condados o regiones específicos.
      • Programar para*: si tiene privilegio de programación para otro usuario, podrá seleccionar para quién desea programar la reunión utilizando el menú desplegable.
      • Mostrar en la lista de eventos públicos: agregue la reunión a un calendario público asociado con su URL mnemónica.
      • Anfitriones alternativos: introduzca la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con licencia en su cuenta para permitirle iniciar la reunión en su ausencia.
      • Interpretación (solo se admite en clientes de Windows y macOS)*: habilite la interpretación de idiomas para la reunión.
  4. Haga clic en Guardar para finalizar y abrir el servicio de calendario seleccionado y añadirlo a la reunión.
    Nota:
    • Si programa una reunión recurrente, deberá establecer la recurrencia en el servicio de calendario.
    • Si elige Otros calendarios podrá copiar y pegar la información de la reunión programada, como la fecha, la hora y la URL de la reunión.
 
  1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
  2. Haga clic en Reuniones y, a continuación, en Programar una reunión.
  3. Seleccione las opciones de la reunión. Tenga en cuenta que algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «desactivado» en el nivel de cuenta o grupo.
    • Tema: introduzca un tema o nombre para la reunión.
    • Descripción: introduzca una descripción opcional de la reunión.
    • Usar una plantilla: aplique una plantilla de reunión.
    • Cuándo: seleccione una fecha y hora para su reunión. Puede introducir manualmente cualquier fecha y pulsar Entrar para seleccionarla. Por ejemplo, puede introducir 15 en el campo de minutos para programar una hora con un incremento de 15 minutos.
    • Duración: elija la duración aproximada de la reunión. Este ajuste solo está destinado a programación. La reunión no finalizará transcurrido ese periodo.
    • Zona horaria: de manera predeterminada, Zoom utilizará la zona horaria establecida en su perfil. Haga clic en el menú desplegable para seleccionar una zona horaria diferente.
    • Reunión recurrente: marque si desea configurar una reunión recurrente (el ID de reunión seguirá siendo el mismo para cada sesión). Se abrirán opciones de recurrencia adicionales.
      • Recurrencia: seleccione con qué frecuencia requiere que la reunión se repita: a diario, semanalmente, mensualmente o sin fecha fija. Las reuniones pueden repetirse hasta 50 veces, por lo que si necesita más de 50 recurrencias, utilice la opción Sin fecha fija.
      • Las demás opciones de recurrencia dependerán de la frecuencia con la que se repita la reunión. Puede configurar la reunión para que finalice después de un número de repeticiones definido o para que la reunión recurrente finalice en una fecha específica.
    • Incluir esta reunión en la lista de eventos públicos: agregue la reunión a un calendario público asociado con su URL mnemónica.
    • Registro: marque esta opción si la reunión requerirá registro. En lugar de un enlace para que los participantes se unan, se le proporcionará un enlace de registro. Si se necesita registro y la reunión es recurrente, elija una de las siguientes opciones:
      • Los asistentes se registran una sola vez y pueden asistir a cualquiera de las reuniones: los usuarios registrados podrán asistir a todas las reuniones. Se detallarán todas las fechas y horas de las reuniones y se inscribirá al usuario registrado en todos los eventos.
      • Los asistentes necesitan registrarse para cada reunión: los usuarios deberán registrarse para cada reunión individual si desean asistir. Pueden seleccionar una fecha y hora en la página de registro.
      • Los asistentes se registran una vez y eligen una o más reuniones a las que asistir: los usuarios se registran una sola vez y eligen los eventos a los que asistirán. Tendrán que seleccionar en qué fechas y horas desean asistir y solo se inscribirán para tales eventos. Pueden seleccionar varias opciones.
    • Programar para*: si tiene privilegio de programación para otro usuario, podrá seleccionar para quién desea programar la reunión utilizando el menú desplegable.
    • ID de reunión
      • Generar automáticamente: genere un ID de reunión único aleatorio.
      • ID personal de la reunión*: use su ID personal de la reunión.
    • Seguridad
      • Clave de acceso: introduzca una clave de acceso de la reunión. Los participantes que se unan deberán introducirla antes de unirse a la reunión programada.
        Nota: La clave de acceso de la reunión debe cumplir con los requisitos de complejidad establecidos por el administrador.
      • Sala de espera: habilite la sala de espera para la reunión.
      • Requerir autenticación para unirse: restrinja el acceso a la reunión para que solo se puedan unir los usuarios registrados.
    • Vídeo
      • Anfitrión: elija si desea activar o desactivar el vídeo del anfitrión al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los anfitriones podrán iniciar el vídeo.
      • Participantes: elija si desea activar o desactivar los vídeos de los participantes al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los participantes podrán iniciar el vídeo.
    • Audio*: permita que los usuarios llamen solo por teléfono, solo por audio del equipo, por ambos o por audio de terceros (si está habilitado en su cuenta).
      • Marcar desde: si para esta reunión se ha habilitado la opción de teléfono o ambos, haga clic en Editar para seleccionar los países de marcación que desea incluir en la invitación. De forma predeterminada, se incluyen los países de marcación internacional indicados en la configuración de reuniones.
    • Opciones de la reunión
      • Permitir que los participantes se unan antes de la hora de inicio: permita que los participantes se unan a la reunión sin usted o antes de que usted se una. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas del plan Básico (gratuitas) si se unen 3 o más personas. Si está habilitado, también puede elegir con qué antelación a la hora de inicio programada desea que puedan unirse: 5 minutos10 minutos15 minutos o en cualquier momento.
      • Silenciar a los participantes cuando se unen: si no ha marcado la opción de unirse antes que el anfitrión, se silenciará a los participantes en cuanto se unan a la reunión. Los participantes pueden reactivar el audio por sí mismos tras unirse a la reunión.
        Nota: Para silenciar a todos los participantes presentes en la reunión, consulte las opciones para administrar participantes.
      • Asignación previa a salas para grupos pequeños*: preasigne participantes a salas para grupos pequeños.
      • Grabar la reunión automáticamente: seleccione si desea grabar En el equipo local o En la nube.
      • Habilitar regiones de centro de datos adicionales para esta reunión*
      • Aprobar o bloquear la entrada a usuarios de regiones o países específicos: permita que usuarios de regiones específicas se unan a sus reuniones; o impida que usuarios de regiones específicas se unan a sus reuniones. La región o el país de los usuarios están determinados por su dirección IP.
        Nota: Puede cambiar las regiones o los países predeterminados en la configuración del Web Portal.
    • Anfitriones alternativos: introduzca la dirección de correo electrónico de otro usuario de Zoom con licencia en su cuenta para permitirle iniciar la reunión en su ausencia.
    • Interpretación (solo se admite en clientes de Windows y macOS)*: habilite la interpretación de idiomas para la reunión.
  4. Para finalizar, haga clic en Guardar.

Una vez que haya terminado, puede seleccionar una opción del calendario para agregar la reunión programada a su calendario o hacer clic en Copiar la invitación para enviar la invitación a su reunión de Zoom.

Copiar la invitación abrirá una ventana donde puede copiar todo el texto con la invitación para enviarla por correo electrónico.

Nota: Si se utiliza la opción «Calendario de Outlook», también se abrirá el archivo .ics en iCal si Outlook no es el programa de correo electrónico predeterminado en macOS.

  1. Inicie sesión en la aplicación móvil de Zoom.
  2. Toque Programar.
  3. Seleccione las opciones de la reunión. Algunas de estas opciones pueden no estar disponibles si están deshabilitadas y bloqueadas en la posición «desactivado» en el nivel de cuenta o grupo.
    • Tema: introduzca un tema o nombre para la reunión.
    • Fecha, Desde, Hasta: seleccione una fecha y hora para su reunión.
    • Zona horaria: de manera predeterminada, Zoom utilizará la configuración de la zona horaria del dispositivo. Para cambiar la zona horaria, pulse este campo.
    • Repetir: elija si desea una reunión recurrente (la misma ID de reunión para todos los eventos), y seleccione su patrón de recurrencia: Todos los días, Cada semana, Cada dos semanas, Cada mes, Cada año.
    • Utilizar ID personal de la reunión (PMI): marque esta casilla si desea utilizar su ID personal de la reunión. Si no se selecciona, se generará un ID de reunión único de forma aleatoria.
    • Seguridad
      • Requerir clave de acceso de la reunión: los participantes deben introducir la clave de acceso de la reunión que usted haya establecido para ingresar a la reunión programada.
        • Clave de acceso: introduzca una clave de acceso que los participantes deberán ingresar antes de unirse a su reunión programada.
      • Habilitar la sala de espera: envíe a los participantes a la sala de espera antes de admitirlos en la reunión programada.
      • Solo permitir usuarios autenticados: restrinja el acceso a la reunión para que solo se puedan unir los usuarios registrados.
      • Cifrado: elija entre el Cifrado mejorado o el Cifrado de extremo a extremo. 
        Nota: El uso del cifrado de extremo a extremo deshabilita el uso de algunas funciones. 
    • Opciones de la reunión
      • Vídeo del anfitrión activado: active o desactive el vídeo del anfitrión al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los anfitriones podrán iniciar el vídeo.
      • Vídeo del participante activado: active o desactive los vídeos de los participantes al unirse a la reunión. Incluso si elige desactivar la función, los participantes podrán iniciar el vídeo.
      • Opción de audio
        • Elegir su conexión de audio: permita que los usuarios llamen solo por Audio del dispositivo, solo por Teléfono, Audio de teléfono y dispositivo o Audio de terceros (si está habilitado para su cuenta).
        • Seleccionar país de marcación*: seleccione los números de marcación que se deben mostrar en la invitación de la reunión. Pulse y arrastre cada país para reorganizar el orden.
      • Permitir Unirse antes que el anfitrión: permita que los participantes se unan a su reunión antes que usted. La reunión finalizará transcurridos 40 minutos para los usuarios de cuentas del plan Básico (gratuitas) si se unen 3 o más personas.
      • Unirse antes de la hora de inicio de la reunión: si unirse antes que el anfitrión está habilitado, puede establecer con cuánta antelación a la hora de inicio programada desea que puedan unirse: 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos o en cualquier momento.
      • Solicitar permiso para reactivar el audio de los participantes: permite que los asistentes de la reunión elijan si desean que el anfitrión tenga consentimiento preaprobado para reactivar su audio.
      • Grabar la reunión automáticamente: grabe automáticamente la reunión.
      • Ubicación de la grabación: seleccione si desea grabar en el Equipo local (en su equipo) o En la nube.
      • Regiones adicionales de centros de datos*
      • Aprobar o denegar la entrada a usuarios de determinadas regiones y países: el anfitrión puede permitir que solo se unan participantes de condados o regiones específicos o bloquear a todos los participantes de condados o regiones específicos.
      • Incluir en la lista de eventos públicos: designe la reunión que se agregará al calendario de reuniones y seminarios web públicos de su cuenta.
      • Programar para*: si tiene privilegio de programación para otro usuario, podrá seleccionar para quién desea programar la reunión utilizando el menú desplegable.
      • Anfitriones alternativos: seleccione usuarios en la misma organización para permitirles que inicien la reunión cuando usted esté ausente.
    • Agregar a calendario: agregue la reunión a la aplicación de calendario predeterminada.
  4. Para finalizar la programación, pulse Guardar.

Notas:

  • El ID de una reunión no recurrente caducará en 30 días pasada la fecha programada para la reunión. Si reinicia la misma ID de reunión dentro de los 30 días, seguirá siendo válida durante otros 30 días. Puede reiniciar el mismo ID de reunión tantas veces como desee antes de que caduque.
  • El ID de una reunión recurrente caducará 365 días después del inicio de la última reunión. Puede volver a usar el ID de reunión para futuros eventos.
  • Las reuniones programadas se pueden iniciar en cualquier momento antes de la hora programada. Los enlaces no caducarán ni se invalidarán, a menos que pase el periodo de 30 días para una reunión no recurrente, que no se hayan utilizado durante más de 365 días para una reunión recurrente o que se hayan eliminado de su cuenta de Zoom. El enlace de una reunión instantánea caducará tan pronto como termine la reunión.
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