Programar reuniones en Zoom Rooms (Outlook) Seguir

Descripción general

Puede programar una reunión con una Zoom Room en Outlook. Al reservar la sala se agrega un enlace al controlador de Zoom Room para iniciar la reunión. Esto también muestra la sala como ocupada para los demás usuarios, quienes no podrán reservarla para esa hora.

Cuando llega la hora de la reunión programada, puede tocar Iniciar en el controlador para iniciar la reunión. El anfitrión no necesita iniciar sesión o comenzar desde un dispositivo adicional como anfitrión, si está en la misma cuenta de Zoom.

Este artículo cubre la programación:

Requisitos previos

Instrucciones

Con el complemento de Outlook para Windows o Mac

Si esta es su primera vez programando, descargue el complemento de Outlook para Zoom

  1. Programar una reunión. Más información sobre cómo programar una reunión con el complemento de Microsoft Outlook.
  2. Agregue el recurso (salas de conferencias) al reservar directamente un recurso en Outlook
  3. Puede elegir mostrar u ocultar el tema de la reunión. Para mostrar el tema de la reunión, asegúrese de que la opción "Privado" (icono de candado) ubicada en el panel superior derecho del Calendario de Outlook no esté seleccionado. 

 

Hacer que una reunión sea privada

  1. Para ocultar el tema de la reunión, seleccione la opción Privado (icono de candado) ubicada en el panel superior derecho de Outlook.
  2. En Zoom Rooms, el controlador de iPad reemplazará el tema de la reunión con "Reunión de Zoom del usuario"
     

Nota: Si tiene reuniones programadas previamente sin hacer que sean reuniones de Zoom, aparecerán en la Lista de reuniones sin el botón Iniciar.  Simplemente puede agregar la URL https://zoom.us/j/meetingID al cuerpo de la invitación y aparecerá con el botón Iniciar. (Aún no es compatible con la URL personalizada)

Con el cliente Zoom

  1. Programar una reunión con la configuración deseada. Para saber cómo programar una reunión y para conocer sobre todas las configuraciones, consulte ¿Cómo programo reuniones?
  2. En calendario, seleccione Outlook
    windows-outlookcalendar.png.
  3. Después de hacer clic en Programar, Outlook se abrirá con el texto de Zoom en la invitación a la reunión.
    Asegúrese de que el enlace a la reunión (es decir, https://zoom.us/j/123123123) esté incluido. 
    outlook-location.png
  4. Agregue la sala al campo Para: ingresando la dirección de correo electrónico de la sala, usando el Asistente de programación para buscar la sala o haciendo clic en Salas y agregando la sala. 
    Nota: Si se le pregunta si desea cambiar el campo Ubicación a la sala seleccionada, elija No.
    outlook-bookroom.gif
  5. Haga clic en Enviar para enviar la invitación a los destinatarios, reservar la sala y guardarla en su calendario.

Con el portal web de Zoom

  1. Diríjase a https://zoom.us/meeting y haga clic en Programar una nueva reunión.
  2. Seleccione sus configuraciones deseadas y haga clic en Programar.
  3. Junto a Agregar a:, haga clic en Calendario de Outlook.
    Screen_Shot_2018-01-22_at_1.03.40_AM.png
  4. Esto permitirá descargar un archivo .ics, que puede abrir en Outlook. El archivo .ics incluirá los detalles de la reunión y automáticamente completará la invitación.
    Screen_Shot_2018-01-22_at_1.10.23_AM.png
  5. Agregue la sala al campo Para: ingresando la dirección de correo electrónico de la sala, usando el Asistente de programación para buscar la sala o haciendo clic en Salas y agregando la salas. 
    Nota: Si se le pregunta si desea cambiar el campo Ubicación a la sala seleccionada, elija No.
    outlook-bookroom.gif
  6. Haga clic en Enviar para enviar la invitación a los destinatarios, reservar la sala y guardarla en su calendario.
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