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Programar reuniones en Zoom Rooms con Outlook Seguir

Descripción general

Puede programar una reunión con una Zoom Room en Outlook. Al reservar la sala, se agrega un enlace al controlador de Zoom Room para iniciar la reunión. Esto también muestra la sala como ocupada para los demás usuarios, quienes no podrán reservarla para esa hora.

Cuando llega la hora de la reunión programada, puede pulsar Iniciar en el controlador para iniciar la reunión. El anfitrión no necesita iniciar sesión ni comenzar desde un dispositivo adicional como anfitrión si está en la misma cuenta de Zoom.

Este artículo trata sobre:

Requisitos previos 

Programar reuniones con el complemento de Outlook para Windows o Mac

Si es la primera vez que programa una reunión, descargue el complemento Zoom Outlook.

Para programar reuniones con el complemento de Outlook para Windows o Mac:

  1. Programe una reunión. Para obtener más información, aprenda a programar una reunión con el complemento de Microsoft Outlook (desktop).
  2. Agregue el recurso (salas de conferencias) al reservar directamente un recurso en Outlook.
  3. (Opcional) Elija mostrar u ocultar el tema de la reunión. Para mostrar el tema de la reunión, asegúrese de que la opción Privado (icono de candado de seguridad) en el panel superior derecho no esté seleccionada.

Hacer que una reunión sea privada

Para hacer que una reunión sea privada:

  1. Para ocultar el tema de la reunión, seleccione la opción Privado (icono de candado de seguridad) en el panel superior derecho.
  2. En Zoom Rooms, el controlador de iPad reemplazará el tema de la reunión con Reunión de Zoom del usuario.

Nota: Si tiene reuniones programadas previamente sin hacer que sean reuniones de Zoom, aparecerán en la Lista de reuniones sin el botón Iniciar. Puede agregar la URL, https://zoom.us/j/meetingID, al cuerpo de la invitación y mostrará el botón Inicio. Aún no es compatible con la URL mnemónica personal.

Programar reuniones con el Zoom Desktop Client

Para programar una reunión con el Zoom Desktop Client

  1. Programe una reunión e introduzca la configuración de la reunión.
  2. En Calendario, seleccione Outlook.
  3. Haga clic en Guardar.
    Outlook se abrirá con el texto de Zoom en la invitación a la reunión.
  4. Asegúrese de que el enlace de la reunión (es decir, https://zoom.us/j/123123123) esté incluido en la invitación a la reunión.
  5. Agregue la sala en el campo Para: introduciendo la dirección de correo electrónico de la sala. Puede utilizar el Asistente para programación para buscar la sala o hacer clic en Salas.
    Nota: Si se le pregunta si desea cambiar el cuadro Ubicación a la sala seleccionada, seleccione No.
  6. Haga clic en Enviar para enviar la invitación a los destinatarios.
    Esto reservará la sala y la guardará en su calendario.

Programar reuniones con el Zoom Web Portal

Para programar una reunión con el Zoom Web Portal

  1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal.
  2. En el panel de navegación, haga clic en Reuniones.
  3. Haga clic en el botón Programar una reunión.
  4. Introduzca la información de la reunión.
  5. Haga clic en Guardar.
  6. En Hora, junto a Agregar a, haga clic en Calendario de Outlook.
    Esto permitirá descargar un archivo .ics, que puede abrir en Outlook. El archivo .ics incluirá los detalles de la reunión y automáticamente completará la invitación.
  7. Agregue la sala en el campo Para: introduciendo la dirección de correo electrónico de la sala. Puede utilizar el Asistente para programación para buscar la sala o hacer clic en Salas.
    Nota: Si se le pregunta si desea cambiar el campo Ubicación a la sala seleccionada, seleccione No.
  8. Haga clic en Enviar para enviar la invitación a los destinatarios.
    Esto reservará la sala y la guardará en su calendario.
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