Configurar Alexa para Zoom Rooms

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Descripción general

Los dispositivos Echo se pueden configurar con la skill de Alexa For Zoom Rooms y luego implementarse en Zoom Rooms nuevas o existentes en toda una organización. Una vez configurados los dispositivos, los participantes en las Zoom Rooms pueden iniciar, unirse y finalizar las reuniones de Zoom hablando con Alexa.

Requisitos previos

  • Cuenta de Amazon con acceso a Amazon Web Services (AWS) y al Web Portal de Alexa for Business (A4B)*
  • Cuenta de Zoom con permiso para editar Zoom Rooms
  • Equipo con Windows 7 o posterior que ejecute el siguiente software:
    • Herramientas de AWS para Windows PowerShell.
    • NET Framework 3.5 o posterior.
  • Zoom Rooms para versión de Mac 4.1.20278.0206 o superior
  • Zoom Rooms para PC versión 4.1.22620.0319 o superior
  • Amazon Echo, Echo Dot o Echo Plus**
  • Una conexión WiFi a Internet a la que se pueda acceder desde el equipo con Windows y el dispositivo Echo

*Alexa for Business actualmente solo es compatible con Amazon dentro de los Estados Unidos. Más información.  
**Consulte la sección Administración de dispositivos de la Guía de administración de Alexa for Business para obtener información sobre los dispositivos compatibles.

Configuración de los dispositivos Echo

Realice cada uno de los siguientes pasos para el primer dispositivo Echo que desee configurar para Zoom Rooms. Si configura varios dispositivos, debe repetir los pasos 1, 5, 6, 8 y 9 para cada uno. Solo debe realizar los pasos 2, 3, 4 y 7 una vez, independientemente de cuántos dispositivos configure.

  1. Configure un dispositivo Echo.
  2. Habilite la skill Alexa para Zoom Rooms.
  3. Cree un grupo nuevo de skills.
  4. Agregue Zoom como proveedor de conferencias.
  5. Crear una sala en Alexa for Business.
  6. Edite la configuración de skills de sala.
  7. Detecte los dispositivos.
  8. Configure una Zoom Room.
  9. Pruebe los comandos de voz de Alexa.

Si la prueba de comandos de voz de Alexa no se realiza correctamente, compruebe los problemas conocidos y la información de resolución de problemas para obtener información adicional.

Paso 1: Configure un dispositivo Echo

Nota: Las instrucciones están disponibles en la sección Introducción a los dispositivos compartidos de la Guía de administración de Alexa for Business.

Para configurar el dispositivo Echo para su configuración con una sala de Zoom:

  1. Conecte su PC con Windows a la misma red de WiFi que su dispositivo Echo.
  2. Siga las instrucciones de la sección Crear un usuario de IAM para la herramienta de configuración de dispositivos de la Guía de administración de Alexa for Business.
  3. Inicie sesión en la consola web de A4B con las credenciales de la cuenta principal.  
  4. Haga clic en Dispositivos compartidos en la consola web A4B.
  5. Haga clic en el botón Configurar dispositivos y luego en el botón Descargar y ejecutar la herramienta de configuración de dispositivos en el cuadro de diálogo.
    Nota: Esta herramienta solo está disponible en Windows versión 7 o posterior.
  6. Haga clic en el archivo setup.exe para comenzar la instalación de la herramienta de configuración del dispositivo.
  7. Siga las instrucciones de voz de su dispositivo Echo para completar la configuración.
    Nota:Si su dispositivo Echo no está en modo de configuración, mantenga presionado el botón Acción durante 8 segundos, como mínimo, para entrar en el modo de configuración.

Una vez completada la configuración, el dispositivo debe mostrarse en la página Dispositivos compartidos del Web Portal de A4B, con el estado Sincronizado.

Paso 2: Habilite la skill Alexa para Zoom Rooms.

  1. En el sitio web de Amazon, haga clic en la pestaña Skills de Alexa para buscar y seleccionar Alexa para Zoom Rooms.
  2. Inicie sesión en Amazon con la cuenta configurada como cuenta principal y luego haga clic en el botón Habilitar para obtener esta skill.
    Nota: Debe tener las ventanas emergentes habilitadas en su navegador.
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  1. Haga clic en el botón Autorizar.
  2. Diríjase a la pestaña Skills habilitadas en la página Skills de la consola A4B para comprobar que la skill Alexa para Zoom Rooms muestre un estado de Cuenta vinculada.  
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Paso 3: Cree un grupo de skills.

Nota: Las instrucciones están disponibles en la sección Administración de grupos de skills de la Guía de administración de Alexa for Business.

Para crear un grupo de skills que incluya la skill Alexa para Zoom Rooms:

  1. En el Web Portal de A4B, haga clic en Grupos de skills.
  2. Haga clic en el botón Crear grupo de skills.
  3. Introduzca valores únicos para el Nombre y la Descripción y, a continuación, haga clic en Crear. El grupo de skills se agrega a la lista de grupos de Skills.
  4. Haga clic en el nombre del grupo que agregó y luego en el botón Agregar skills.
  5. Seleccione la skill Alexa para Zoom Rooms y, a continuación, haga clic en el botón Agregar.

Paso 4: Agregue Zoom como proveedor de conferencias.

Nota: Las instrucciones están disponibles en la sección Administración de proveedores de conferencias de la Guía de administración de Alexa for Business.

Para agregar Zoom como proveedor de conferencias:

  1. En la consola web A4B, haga clic en Conferencias.
  2. Haga clic en el botón Agregar proveedor.
  3. Seleccione Zoom como proveedor de conferencias. En Configuración de la reunión , busque PIN de la reunión y seleccione Opcional. Haga clic en Add (Agregar).
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  4. Habilite la skill Alexa para Zoom Rooms para su equipo de videoconferencia. 

Paso 5: Crear una sala en Alexa for Business.

Nota: Las instrucciones están disponibles en la sección Administración de salas de la Guía de administración de Alexa for Business.

Cree una nueva sala:

  1. En la consola web A4B, haga clic en Salas y, a continuación, en Crear sala.
  2. Introduzca un nombre único para la sala en el campo Sala.
  3. En Nombre de perfil, seleccione un perfil de sala o haga clic en Crear perfil de sala y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  4. (Opcional) Para agregar un grupo de skills, seleccione la casilla de verificación situada junto al grupo de skills que desea agregar y haga clic en Siguiente.
  5. (Opcional) Para agregar un dispositivo, seleccione la casilla de verificación situada junto al dispositivo.
  6. Haga clic en Crear sala.

Paso 6: Edite la configuración de skills de sala.

  1. Haga clic en el nombre de la sala que creó en Paso 5: Cree una sala en Alexa for Business.
  2. Haga clic en el icono del lápiz para editar la configuración de la skill.
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  3. Introduzca el valor del ámbito. Este es el nombre de una sala de Zoom que ya existe o que creará en el Zoom Web Portal.
    Importante: solo debe usar los nombres de las Zoom Rooms que se crean en la cuenta principal, como se describe en Paso 8: Configure una Zoom Room.

Paso 7: Detecte los dispositivos.

  1. En la página Salas de la consola web A4B, haga clic en el nombre de la sala que creó.
  2. Compruebe que el estado sea Sincronizado en la sección Dispositivos de Alexa de la página.
  3. Compruebe que la cuenta principal vinculada con el valor de ámbito aparezca en la página Skills.
  4. Desplácese hasta la sección Dispositivos domésticos inteligentes de la página.
  5. Haga clic en el botón Detectar dispositivos.

  6. Compruebe que el dispositivo Echo aparezca en Dispositivos domésticos inteligentes. Esto confirma que A4B ha encontrado el adaptador de skills que configuró.

Paso 8: Configure una Zoom Room.

Para configurar una Zoom Room en el Zoom Web Portal:

  1. Inicie sesión en el Zoom Web Portal como la cuenta principal a la que vinculó la skill Alexa para Zoom Rooms en A4B.
  2. Cree o identifique una Zoom Room independiente para cada dispositivo Echo. Consulte Agregar Zoom Rooms para obtener instrucciones.
    Importante: El nombre de la Zoom Room debe ser el mismo que el valor de ámbito de Alexa para Zoom Rooms en A4B, que se realizó en Paso 6: Edite la configuración de skills de salas.
  3. (Opcional) Asocie un calendario de Google a cada Zoom Room que cree.

Ahora está listo para probar su dispositivo Echo para asegurarse de que puede iniciar, unirse y finalizar reuniones mediante comandos de voz.

Paso 9: Pruebe los comandos de voz de Alexa.

Para configurar su Zoom Room para que responda a los comandos de voz de Alexa:

  1. Inicie sesión en la Zoom Rooms con las credenciales de la cuenta principal.
  2. Elija el nombre de la Zoom Room que configuró para Alexa.
  3. Conecte o reinicie el dispositivo Echo.
  4. El software Alexa en el dispositivo Echo está listo para implementar los comandos de Zoom Rooms.

Los comandos de voz de Alexa son conversacionales. El usuario final no tiene que seguir la sintaxis del comando.

En los ejemplos siguientes se muestra cómo los usuarios pueden iniciar, unirse o finalizar una reunión:

Ejemplo 1: Iniciar una reunión instantánea

  1. El usuario dice algo parecido a «Alexa, inicia una reunión».
  2. Alexa pregunta «¿Cuál es su ID de reunión de Zoom?».
  3. El usuario dice «123».
    Nota: El uso de 123 como ID de reunión es una solución desarrollada por Zoom porque A4B no admite las reuniones instantáneas.
  4. La reunión instantánea comienza en la Zoom Room.

Ejemplo 2: Unirse o iniciar una reunión programada

  1. El usuario dice algo similar a «Alexa, únete a la reunión programada».
  2. Zoom localiza la próxima reunión en el calendario de Google que está asociado con la Zoom Room. Zoom tiene acceso a información sobre el organizador, el tema y el número de la reunión.
  3. Si una próxima reunión está disponible en el calendario de la sala, Alexa pregunta «¿Desea reunirse a la reunión organizada por <organizer display Name/email>?».
  4. Si el usuario dice «Sí», Alexa dice «Bien» y esa reunión se inicia en la Zoom Room.
  5. Si el usuario dice «No», Alexa le preguntará «¿Cuál es su ID de reunión de Zoom?».
  6. El usuario responde con el número de reunión. Si la ID de reunión es válida, Alexa dirá «Bien» e iniciará o se unirá a esa reunión en la Zoom Room.

Ejemplo 3: Finalizar la reunión

  1. El usuario dice algo similar a « Alexa, finaliza de reunión».
  2. Alexa dirá «Bien» y la reunión terminará.

Problemas conocidos

  • Si una reunión programada está en curso, pero ya se había iniciado antes de que el usuario pida a Alexa que inicie o se una a la reunión, Alexa no podrá localizar esa reunión en el calendario de Google para la Zoom Room.
  • Si una reunión está en curso y le pide a Alexa que inicie o se una a una reunión, Alexa dirá «Bien» en lugar de decir «Ya está en una reunión».

Resolución de problemas

Problema 1: Alexa dice que no se encuentra la Zoom Room
Resolución: asegúrese de que la cuenta utilizada para la vinculación de cuentas sea la misma cuenta que usó para iniciar sesión en su Zoom Room.

Problema 2: Alexa no puede encontrar un próximo evento que esté en su calendario.
Solución: asegúrese de que la reunión en el calendario se programó como una reunión de Zoom.

Problema 3: Alexa dice «Parece que el proveedor de conferencias no es válido»
Resolución: asegúrese de tener la última versión del software de Zoom Rooms.

Problema 4: Alexa dice «No puedo encontrar esa ID, inténtelo de nuevo y si el problema persiste, póngase en contacto con TI».
Solución: asegúrese de que el firewall de red esté configurado para admitir los puertos de Alexa indicados aquí.

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