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Cómo administrar los contestadores automáticos Seguir

Descripción general

Los contestadores automáticos responden a las llamadas con una grabación personalizada y enrutan las llamadas a un usuario de teléfono, cola de llamadas, teléfono de área común o correo de voz. También puede configurar un contestador automático para que enrute a un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR), lo que permite a las personas que llaman seleccionar opciones de enrutamiento.

Este artículo trata sobre:

Requisitos previos

  • Cuenta Pro, Business o Education
  • Propietario de la cuenta o privilegios de administrador
  • Licencia de Zoom Phone

Personalización del contestador automático principal

Tras completar la configuración inicial de Zoom Phone, creará un contestador automático (denominado contestador automático principal) y lo asignará al número principal de la empresa. El contestador automático principal responderá todas las llamadas realizadas al número principal de la empresa.

Nota: Si tiene varios sitios, Zoom Phone creará automáticamente un contestador automático principal para cada uno de ellos. El contestador automático principal del sitio principal (el primer sitio que cree después de habilitar varios sitios) responderá todas las llamadas realizadas al número principal de la empresa.

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en el contestador automático que muestra Contestador automático principal después de su nombre.
  4. Modifique la configuración del contestador automático según corresponda.

Cómo modificar el número principal de la empresa en el contestador automático principal

Si tiene un contestador automático principal con más de un número directo, puede cambiar el número telefónico que se usa como el número principal de la empresa.

También puede reasignar un número telefónico de otro usuario de teléfono, cola de llamadas en espera, contestador automático, teléfono de área común o Zoom Room.

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en el contestador automático que muestra Contestador automático principal después de su nombre.

    Nota: Si tiene varios sitios, cada sitio tiene su propio contestador automático principal. No obstante, el número principal de la empresa solo pertenece al contestador automático principal del sitio principal. Puede ver su sitio principal en la página Información de la compañía.
  4. Haga clic en el menú desplegable para cambiar el número principal de la empresa. Puede:

    • Escoger entre los números asignados al contestador automático principal. El número principal anterior de la empresa seguirá estando asignado al contestador automático principal.
    • Haga clic en Seleccionar un número no asignado y escoja un número de la lista de números no asignados; a continuación, haga clic en Confirmar. También puede hacer clic en Obtener números para comprar nuevos números de teléfono.
      Nota: El anterior número principal de la empresa quedará ahora como no asignado. Puede reasignar el número que era anteriormente el número principal de la empresa.

Cómo crear un nuevo contestador automático

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en Agregar.
  4. Ingrese la siguiente información:
    • Sitio (solo visible si tiene varios sitios): seleccione un sitio para el nuevo contestador automático.
    • Nombre: introduzca un nombre como ayuda para identificar el contestador automático.
  5. Haga clic en Guardar
  6. Modifique la configuración del contestador automático según corresponda.

Cómo modificar la configuración del contestador automático

Nota: Utilice la administración de roles de Zoom Phone para permitir que un usuario de teléfono acceda o administre la configuración de un contestador automático. También puede modificar la configuración de privacidad para controlar determinadas funciones.

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en el nombre del contestador automático.
    En la pestaña de Perfil, verá la información y opciones siguientes:
  • Nombre de visualización: haga clic en Editar junto al nombre del contestador automático e introduzca uno nuevo.
  • Sitio (solo visible si tiene varios sitios): muestra el sitio al que pertenece el contestador automático.
  • Número de extensión: haga clic en Editar para modificar el número de extensión asignado al contestador automático.
  • Número(s): haga clic en Agregar para asignar números de teléfono directos al contestador automático principal. Los números en texto azul son números de teléfono directos asignados al contestador automático principal.
    Nota: Si está editando el contestador automático principal, el número de teléfono con el menú desplegable indica el número principal de la empresa. Para modificar el número principal de la empresa, haga clic en el menú desplegable y seleccione otro número directo asignado al contestador automático principal. Si tiene varios sitios, el número principal de la empresa se asigna al contestador automático principal del sitio principal.
  • Zona horaria: haga clic en Editar para modificar la zona horaria utilizada para la siguiente opción Horario comercial.
  • Horario comercial/Horario de cierre/Horario de vacaciones: personalice la forma en la que se enrutan las llamadas entrantes durante el horario comercial, de cierre y de vacaciones.
  • Correo de voz: haga clic en Establecer para compartir el buzón del correo de voz del contestador automático con otros usuarios de teléfono. 
    Nota: Para que las personas que llaman puedan dejar mensajes en el buzón del contestador automático, modifique la configuración del Horario comercial o del Horario de cierre para enrutar al correo de voz de la extensión actual.

Cómo personalizar el horario comercial, de cierre y de vacaciones

Puede personalizar el horario en el que está disponible el contestador automático para enrutar llamadas.

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en el nombre del contestador automático.
  4. Personalice esta configuración:
  • Horario comercial: marque Editar para modificar el horario durante el cual el contestador automático responderá las llamadas. Puede establecer un horario comercial que se extienda más allá de las 11:30 p. m. Esto podría usarse si el contestador automático deriva a usuarios del teléfono o participantes en cola de llamadas que trabajan durante el turno de la noche. También puede establecer un horario comercial con incrementos de 10 minutos introduciendo manualmente una hora, por ejemplo, 11:10 p. m.
  • Horario de cierre: si ha configurado un horario comercial, personalice las llamadas que se derivan fuera del horario comercial. Haga clic en Editar y seleccione una opción de enrutamiento; a continuación, utilice el cuadro de texto para especificar la ruta.
  • Horario de vacaciones: haga clic en Establecer o en Editar para designar determinados días como días de vacaciones. Puede personalizar la forma en la que se enrutan las llamadas durante las vacaciones. Por ejemplo, puede enrutar llamadas directamente al correo de voz o reproducir un mensaje personalizado para informar a las personas que llamen que la oficina está cerrada por vacaciones. 

Configuración del enrutamiento de llamadas

Asimismo, puede personalizar la forma en la que se enrutan las llamadas entrantes durante el horario comercial, de cierre y de vacaciones.

  • Mensaje de saludo: seleccione un mensaje de saludo del menú desplegable o haga clic en Biblioteca de audio para seleccionar, grabar o cargar un audio personalizado. El saludo se reproducirá antes de derivar a la persona que llama. También puede seleccionar Deshabilitar para no reproducir ningún mensaje de saludo.
    Nota: Algunas opciones de enrutamiento tienen un mensaje de audio secundario. Por ejemplo, si enruta un IVR, el mensaje de saludo se reproducirá primero, seguido del mensaje de audio del IVR.
  • Enrutar a: haga clic en Editar para seleccionar a dónde enrutará el contestador automático después del mensaje de saludo. De manera predeterminada, las llamadas se enrutan al buzón del correo de voz dedicado del contestador automático.
    Menú desplegable Enrutar a: seleccione una opción de enrutamiento y, a continuación, utilice el cuadro de texto para especificar la ruta. Puede enrutar a cualquier extensión en la cuenta:
    • Correo de voz
      • Saludo del correo de voz: haga clic en Biblioteca de audio para seleccionar, grabar o cargar un audio personalizado. El mensaje de saludo se reproduce antes de enrutar la llamada.
        Nota:
      • Si enruta a otro correo de voz de la extensión, el saludo del correo de voz que estableció sobrescribirá el saludo establecido para esa extensión.
      • Si enruta a un correo de voz del usuario de teléfono, seleccione Seguir el saludo del correo de voz del usuario en el menú desplegable para utilizar el saludo del usuario de teléfono en lugar de seleccionar un reemplazo.
    • Mensaje: haga clic en Personalizar para grabar o cargar un audio que se reproducirá después del mensaje de saludo inicial configurado anteriormente.
    • Usuario
    • Zoom Room
    • Teléfono de área común
    • Contestador automático
    • Cola de llamadas
    • Grupo de líneas compartidas
    • Centro de contacto
    • Respuesta de voz interactiva (IVR)
    • Número de teléfono (número de teléfono externo)
      Nota:
      • Para habilitar esta opción, debe tener un número directo asignado al contestador automático.
      • Las llamadas enrutadas a un número de teléfono externo se facturarán a la tarifa del plan.
      • Asegúrese de seleccionar el país o la región correctos en el menú desplegable para poder agregar el número de teléfono externo. Algunos países comparten el mismo código de país, pero aparecen como entradas independientes en el menú desplegable.

Cómo acceder a un buzón del correo de voz del contestador automático

Nota: Para que las personas que llaman puedan dejar mensajes en el buzón del contestador automático, modifique la configuración del Horario comercial o del Horario de cierre para enrutar al correo de voz de la extensión actual.

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en el nombre del contestador automático.
  4. Haga clic en la pestaña Correo de voz.
  5. Puede identificar los mensajes del correo de voz utilizando lo siguiente:
    • Si el número tiene un nombre de ID de llamada o pertenece a su organización, verá un nombre encima del número.
    • Las entradas del correo de voz marcadas con un punto azul aún no se han reproducido.
  6. Utilice las opciones de búsqueda en la parte superior para buscar un contacto o número de teléfono específico, o haga clic en el menú desplegable en la parte superior para filtrar por mensajes leídos o no leídos.
  7. Haga clic en las siguientes opciones para ver y gestionar los correos de voz:
    • Icono de reproducción: reproducir el mensaje del correo de voz y mostrar una transcripción del mismo si Zoom Phone pudo transcribirlo.
    • Descargar: guardar el mensaje del correo de voz (archivo .MP3).
    • Eliminar: eliminar el mensaje del correo de voz seleccionado. Para eliminar varias entradas de una sola vez, haga clic en la casilla de verificación junto a la columna de estado y, a continuación, haga clic en Eliminar en la parte superior de la tabla.

Cómo eliminar o duplicar un contestador automático

  1. Inicie sesión en el portal web de Zoom.
  2. En el menú de navegación, haga clic en Administración del sistema de telefonía y, a continuación, en Contestadores automáticos.
  3. Haga clic en el nombre del contestador automático.
  4. Haga clic en el icono de puntos suspensivos (...) en la columna derecha y, a continuación, haga clic en una de las siguientes opciones:
    • Duplicar: establecer un nuevo contestador automático duplicando el ya existente. Todos los ajustes se copiarán del original, excepto el número de extensión, los números de teléfono y el nombre de visualización.
    • Eliminar: eliminar la cola de llamadas. Se eliminará la asignación de todos los números de teléfono asignados a la cola de llamadas. Si desea mantener la cola de llamadas, pero desactivarla, utilice la configuración de Estado activo.
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