Prise en main de Zoom Phone (administrateurs)

Dernière mise à jour :

Le guide de démarrage rapide de Zoom Phone aide les titulaires de comptes et les administrateurs à procéder au paramétrage initial et présente les fonctionnalités de Zoom Phone, notamment les sites multiples, les utilisateurs de téléphone, les numéros de téléphone directs et les réceptionnistes automatiques.

Remarques :

  • avant de paramétrer Zoom Phone, procédez à la portabilité des numéros des autres services, afin de pouvoir les utiliser sur votre compte Zoom Phone.
  • Zoom prend en charge les appels vocaux sur tous les appareils, appareils de bureau et clients mobiles compatibles. En savoir plus sur le chiffrement Zoom Phone.

Cet article traite des sujets suivants :

Conditions préalables au paramétrage de Zoom Phone en tant qu’administrateur

Paramétrage initial

Une fois votre licence Zoom Phone activée, suivez les étapes ci-dessous. Toutes les options configurées au cours du paramétrage initial pourront être modifiées par la suite. Vous devez être le titulaire du compte pour effectuer les étapes suivantes.

Remarques :

  • En tant que titulaire du compte, vous recevrez un e-mail indiquant que vous bénéficiez de Zoom Phone. Si vous préférez, cliquez sur le lien contenu dans l’e-mail pour commencer le paramétrage initial.
  • Vous pouvez programmer une session avec un spécialiste de l’activation Zoom Phone si vous avez besoin d’aide, à condition que vous ayez moins de 151 licences Zoom Phone sur votre compte.
  1. Connectez-vous à Zoom Web Portal.
  2. Cliquez sur Gestion du système téléphonique, puis sur Commencer le paramétrage.
  3. Saisissez les informations requises pour choisir le numéro principal de votre entreprise, qui sera le premier numéro de votre service Zoom Phone.
    • (Facultatif) Sélectionnez un pays, un État et un indicatif téléphonique dans les menus déroulants.
    • Entrez un numéro de poste pour le titulaire du compte (votre compte personnel) et cliquez sur Suivant.
      Remarques :
      • tous les postes d’utilisateurs découleront de la valeur saisie ici.
      • Les numéros de postes peuvent comporter jusqu’à 6 chiffres. Si vous paramétrez des sites multiples et que vous activez les codes des sites, les numéros de postes peuvent comporter de 2 à 5 chiffres et les codes des sites de 1 à 3 chiffres.Si vous avez besoin de numéros de postes plus longs jusqu’à 15 chiffres, contactez Zoom.
      • le numéro principal de l'entreprise peut être modifié après le paramétrage initial.
      • Un réceptionniste automatique par défaut sera attribué à ce numéro et vous en serez (en tant que titulaire du compte) l’opérateur par défaut.
  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Entrez une adresse d’urgence par défaut, qui est utilisée par les secours lorsque vous appelez un numéro d’urgence (par ex. le 911 en Amérique du Nord).
    Remarque : La zone SIP (utilisée pour améliorer la qualité d’appel) sera automatiquement sélectionnée en fonction de votre adresse. Si vous paramétrez des sites multiples par la suite, la zone SIP sera sélectionnée en fonction de l’adresse de chaque site.
  6. Cliquez sur Terminer.
  7. (Facultatif) Cliquez sur Annuler pour revenir à la page Bienvenue dans Zoom Phone.

Une fois le paramétrage initial terminé, les options de Zoom Phone s’affichent sous Gestion du système téléphonique dans le volet de gauche de Web Portal.

Consultez les rubriques ci-dessous pour poursuivre le paramétrage de Zoom Phone.

Paramétrage essentiel

Une fois le paramétrage initial terminé, commencez à utiliser Zoom Phone en ajoutant des utilisateurs de téléphone, en achetant des numéros directs et en fournissant des téléphones de bureau aux utilisateurs qui en ont besoin.

Portabilité des numéros de téléphone

Pour utiliser vos numéros de téléphone existants avec Zoom Phone, vous devez procéder à la portabilité de ces numéros vers Zoom Phone. Zoom prendra contact avec votre ancien fournisseur et transfèrera le numéro à votre compte Zoom Phone. Une fois le processus de portabilité terminé, vous pourrez attribuer les numéros concernés aux utilisateurs.

Ajout d’utilisateurs de téléphones

Vous pouvez attribuer des licences Zoom Phone et des forfaits d’appel à des utilisateurs via le compte Zoom. Lorsque vous attribuez une licence Zoom Phone à un utilisateur, ce dernier reçoit un numéro de poste. Les utilisateurs reçoivent également un e-mail spécifiant qu’ils ont été ajoutés à Zoom Phone.

 

Achat et attribution de numéros de téléphone

Après avoir créé des utilisateurs de téléphones, vous pouvez acheter des numéros de téléphone directs et les attribuer à des utilisateurs. Les utilisateurs bénéficiant d’un numéro de téléphone direct pourront toujours utiliser leur numéro de poste affecté. Vous pouvez également procéder à la portabilité des numéros de téléphone d’un autre service ou opérateur et modifier le numéro principal de l'entreprise.

Mise en service de téléphones et d’appareils

Tous les utilisateurs de Zoom Phone peuvent passer et recevoir des appels via Zoom Destop Client ou l'application mobile de Zoom. Vous pouvez mettre en service et attribuer des appareils aux utilisateurs ayant besoin d'un téléphone de bureau. Zoom Phone prend en chargedifférents appareils.

Modification des paramètres au niveau du compte

Après avoir paramétré vos utilisateurs et numéros, vous pouvez configurer les paramètres de Zoom Phone au niveau du compte, comme les notifications par e-mail, l’audio en cours de connexion et les heures de bureau par défaut. Vous pouvez aussi modifier les paramètres stratégiques afin d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités de Zoom Phone.

Personnalisation du réceptionniste automatique principal

Lors du paramétrage initial, Zoom Phone crée un réceptionniste automatique principal pour le numéro principal de votre entreprise. Le réceptionniste automatique principal répond aux appels par un enregistrement personnalisé, puis redirige les appels. Commencez par choisir les horaires de bureau et les options de redirection de votre réceptionniste automatique principal.

Paramétrage avancé

Après avoir paramétré vos utilisateurs de téléphone, vos numéros de téléphone directs et vos téléphones de bureau, vous pouvez paramétrer les fonctionnalités avancées qui gèrent vos utilisateurs de téléphones et modifient le traitement des appels.

Réceptionnistes automatiques et réponse vocale interactive (RVI)

Les réceptionnistes automatiques répondent aux appels par un enregistrement personnalisé et redirigent les appels vers un utilisateur de téléphone ou une file d’attente des appels. Vous pouvez paramétrer un réceptionniste automatique pour qu’il redirige les appels vers un système RVI. Ce système propose plusieurs options aux correspondants et leur permet d’accéder au répertoire de vos utilisateurs de téléphone.

Sites multiples

Si vous souhaitez organiser vos utilisateurs de téléphone par groupes, vous devez créer des sites multiples. Vous pouvez créer, par exemple, des sites multiples en fonction des différents bureaux ou départements. Vous pouvez aussi attribuer un code à chaque site, ce qui permet aux utilisateurs d’identifier facilement et d’appeler les postes téléphoniques appartenant à un même site.

Files d'attente des appels

Les files d’attente des appels vous permettent de gérer les appels entrants, afin de les rediriger vers un groupe d’utilisateurs spécifique. Par exemple, vous pouvez rediriger les appels vers certains collaborateurs du département Facturation, du service commercial ou du service client de votre organisation.

Appels d'urgence

Vous pouvez modifier l’adresse d’urgence par défaut que vous avez configurée lors du paramétrage initial. En cas de sites multiples, vous pouvez modifier l’adresse par défaut attribuée à chaque site. Vous pouvez en outre activer les appels d’urgence pour les utilisateurs sans forfait d’appel ou numéro de téléphone direct.

Fonctionnalités supplémentaires

Vous pouvez utiliser ces fonctionnalités pour améliorer votre service Zoom Phone.

Journaux

Lorsque les utilisateurs de téléphone commencent à passer et à recevoir des appels, vous pouvez afficher un journal détaillé de tous les appels.Vous pouvez filtrer les données par date, par type d’appel (entrant ou sortant) et par site. Vous pouvez aussi exporter les journaux et afficher le journal d’un utilisateur spécifique.

Liste bloquée

Vous pouvez bloquer certains numéros pour tous les utilisateurs du compte ou pour des utilisateurs spécifiques. Les numéros bloqués peuvent être entrants (ils ne pourront pas vous appeler) et sortants (les utilisateurs de téléphone de votre compte ne pourront pas les appeler).

Zoom Rooms

Vous pouvez attribuer des licences Zoom Phone aux Zoom Rooms paramétrées dans votre compte. Ainsi, les utilisateurs pourront passer et recevoir des appels via Zoom Rooms.

Qualité d’appel et rapports d’utilisation

Le tableau de bord de la qualité d’appel vous permet de visualiser la qualité globale des appels vocaux et de filtrer les données pour un utilisateur de téléphone donné. Le rapport d’utilisation vous permet de consulter des données concernant l’utilisation des téléphones pour une file d’attente des appels ou un utilisateur de téléphone spécifique.

Délégation des appels et groupes de lignes partagées

Grâce à la délégation des appels, vous pouvez désigner un utilisateur de téléphone qui passera et recevra des appels pour le compte d’un autre utilisateur. Chaque utilisateur pourra voir le statut des lignes partagées.

Les groupes de lignes partagées vous permettent de partager un numéro de téléphone et un poste avec un groupe d’utilisateurs de téléphone ou des postes d’un espace commun.

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