Utiliser l’add-on Zoom for Google Workspace

Dernière mise à jour :

Avec l’add-on Zoom for Google Workspace, vous pouvez facilement programmer, rejoindre et gérer des réunions directement à partir de Gmail ou de Google Agenda. Les paramètres de votre planificateur sont synchronisés à partir du Zoom web portal. Une fois l’add-on installé, vous pouvez l’utiliser dans le navigateur web de bureau (Gmail ou Google Agenda) ou sur un appareil mobile (application Google Agenda). Pour une intégration plus poussée avec Google Agenda, configurez l’intégration des calendriers et des contacts.

Si vous disposez d’une licence Zoom Phone, vous pouvez également passer des appels Zoom Phone à partir de votre espace de travail de calendrier ou de messagerie. En savoir plus sur l’utilisation de Zoom Phone avec l’add-on Google Workspace.

Pour une programmation avancée des réunions, nous vous recommandons d’utiliser Zoom Scheduler Extension for Chrome.

Remarque : Le 16 novembre 2020, Google a défini Google Meet comme outil par défaut pour les réunions lorsque plusieurs fournisseurs de visioconférence sont utilisés. Si vous avez activé Google Meet en plus de Zoom, consultez cette page pour savoir comment changer l’outil par défaut.

Cet article traite des sujets suivants :

Conditions préalables pour installer et utiliser Zoom for Google Workspace

Comment installer l’add-on Zoom for Google Workspace

Installer l’add-on Zoom for Google Workspace pour tous les utilisateurs (Administrateur Google)

Si en tant qu’administrateur Google Workspace vous souhaitez installer Zoom for Google Workspace pour tous les utilisateurs, suivez les instructions ci-dessous :

  1. Connectez-vous à votre compte Google Workspace en tant qu’administrateur.
  2. Accédez à Google Workspace Marketplace et recherchez Zoom.
  3. Cliquez sur l’add-on Zoom for Google Workspace.
  4. Cliquez sur Installer, puis sur Continuer.
  5. Lisez les conditions d’utilisation, indiquez si vous souhaitez rendre l’application disponible pour l’ensemble de votre domaine ou pour une équipe ou un service spécifique, cochez la case d’accord, puis cliquez sur Accepter.

Si vous gérez le compte Google de votre organisation et avez accès à la console d’administration Google, suivez ces ressources de Google pour installer Zoom for Google Workspace pour vos utilisateurs. 

Installer l’add-on Zoom for Google Workspace pour vous-même

Si vous disposez d’un compte Google personnel, vous pouvez installer l’add-on pour votre propre usage.

  1. Connectez-vous à votre compte Google.
  2. Accédez à Google Workspace Marketplace et recherchez Zoom.
  3. Cliquez sur l’add-on Zoom for Google Workspace.
  4. Cliquez sur Installer, puis sur Continuer.
  5. Lisez les conditions d’utilisation et cliquez sur Accepter.

Comment activer ou désactiver l’ajout automatique d’appels vidéo aux événements Google Agenda

Une fois l’add-on Zoom for Google Workspace installé, lorsque vous créez un événement dans Google Agenda et ajoutez un invité, une réunion Zoom est automatiquement générée. Pour activer ou désactiver cette fonctionnalité :

  1. Connectez-vous à la console administrateur Google.
  2. Cliquez sur Applications, sélectionnez Google Workspace, puis cliquez sur Agenda
  3. Cliquez sur Paramètres de partage.
  4. Sous Appels vidéo, cochez ou décochez la case à côté de Ajouter automatiquement la visioconférence aux événements créés par les utilisateurs.

Pour plus d’informations, consultez la documentation de Google.

Comment utiliser l’add-on Zoom for Google Workspace

Web

Se connecter à l’add-on Zoom for Google Workspace

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Gmail ou Google Agenda.
  2. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
  3. Si vous y êtes invité, cliquez sur Autoriser l’accès et suivez les instructions à l’écran pour permettre à Zoom d’accéder à votre compte Google.
  4. Cliquez sur Se connecter et suivez les instructions à l’écran.

Programmer une réunion à partir de Google Agenda

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur Créer ou cliquez sur un créneau horaire dans l’agenda pour créer votre réunion.
  3. Entrez les informations de la réunion comme le titre, le lieu et la liste des invités.
  4. Cliquez sur Autres options.
    Remarques :
    • Seules les modifications apportées au thème, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
    • Lorsque vous attribuez des privilèges de programmation à d’autres utilisateurs sur le Zoom web portal, vous pouvez indiquer si vous les autorisez à gérer vos réunions marquées comme privées dans Outlook ou Google Agenda. Si les utilisateurs ne peuvent pas gérer les événements privés, ils ne peuvent pas voir le lien d’invitation, le sujet de la réunion ou la liste des participants.
  5. Dans le menu déroulant Ajouter une vidéoconférence, sélectionnez Zoom Meeting.
    Google Agenda ajoutera les options de participation à la réunion Zoom.
  6. (Facultatif) Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace et modifiez les paramètres de réunion si nécessaire.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
    Remarque : Les paramètres de réunion sont appliqués en fonction des paramètres de votre compte. Vous pouvez modifier les paramètres de réunion d’une réunion programmée.

Programmer une réunion à partir d’un fil de discussion dans Gmail

L’add-on permet de programmer une réunion Zoom à partir de Gmail. Il remplit automatiquement le sujet de la réunion avec le sujet de l’e-mail. Une fois la réunion programmée à partir de Gmail, Zoom envoie les détails de participation à l’expéditeur de l’e-mail.

  1. Connectez-vous à Gmail à l’aide d’un navigateur web.
  2. Ouvrez un fil de discussion.
  3. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace.
  4. Cliquez sur Programmer une réunion.
  5. Faites défiler le panneau vers le bas et choisissez vos paramètres de réunion par défaut, tels que l’ID de réunion, le code secret et la salle d’attente.
  6. Entrez les informations de la réunion si nécessaire :
    • Sujet : l’add-on suggérera l’objet de l’e-mail comme sujet de la réunion.
    • Fuseau horaire : par défaut, il utilisera le fuseau horaire que vous avez défini dans Zoom. Sélectionnez un autre fuseau horaire si nécessaire.
    • Quand : l’add-on suggérera une date et une heure ou vous pouvez entrer des informations différentes.
    • Durée : sélectionnez une durée pour la réunion.
  7. Cliquez sur la flèche sous Options de messagerie et activez Inviter des participants par e-mail pour envoyer un e-mail aux participants à votre réunion après avoir créé la réunion.
    Remarques :
    • L’add-on ajoutera automatiquement des participants du fil de discussion à la liste d’invitation, mais vous pouvez cocher ou décocher la case à côté de l’e-mail d’un utilisateur pour l’inviter ou le supprimer.
    • Si vous avez activé Inviter des participants par e-mail, ces adresses e-mail recevront un message avec les détails de participation, et non une invitation Google Agenda. Pour envoyer une invitation Google Agenda, modifiez la réunion programmée ou programmez une réunion à partir de Google Agenda.
  8. Cliquez sur PROGRAMMER UNE RÉUNION.

Modifier une réunion programmée dans Google Agenda

Remarque : Si vous reprogrammez une réunion Zoom à partir de Google Agenda, ne copiez pas les informations de la réunion dans une nouvelle entrée d’agenda.

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour le modifier.
  4. Modifiez les informations de la réunion si nécessaire.
    Remarque : Seules les modifications apportées au sujet, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
  5. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace  et modifiez les paramètres de réunion si nécessaire, puis cliquez sur METTRE À JOUR LA RÉUNION.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher et participer à une réunion

Remarque : Si l’hôte de la réunion a choisi de définir la visibilité de sa réunion sur Privé, vous ne pourrez pas voir les informations de la réunion, tels que le lien d’invitation, le sujet de la réunion ou la liste des invités, sur le planificateur Zoom Web.

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Cliquez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Cliquez sur Participer une réunion Zoom pour ouvrir Zoom et participer à la réunion.
  4. Cliquez sur l’option pour ouvrir Zoom lorsque votre navigateur vous y invite.

En savoir plus sur la participation à une réunion.

Se connecter à l’add-on Zoom for Google Workspace

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur l’icône Plus, puis sur Événement.
  3. Appuyez sur le menu déroulant Visioconférence et sélectionnez Zoom Meeting.
  4. Appuyez sur AUTORISER et suivez les instructions à l’écran.

Programmer une réunion à partir de Google Agenda

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur l’icône Plus, puis sur Événement.
  3. Appuyez sur le menu déroulant Visioconférence et sélectionnez Zoom Meeting.
    Google Agenda ajoutera une réunion Zoom aux informations de votre réunion.
  4. Entrez les informations de votre réunion comme le titre, le lieu et la liste des invités.
    Remarque : Seules les modifications apportées au sujet, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
  5. Dans le coin supérieur droit, appuyez sur l’icône Enregistrer.

Programmer une réunion à partir d’un fil de discussion dans Gmail

L’add-on permet de programmer une réunion Zoom à partir de Gmail. Il remplit automatiquement le sujet de la réunion avec le sujet de l’e-mail. Une fois la réunion programmée à partir de Gmail, Zoom envoie les détails de participation à l’expéditeur de l’e-mail.

  1. Connectez-vous à l’application Gmail.
  2. Ouvrez un e-mail.
  3. Dans le panneau inférieur, dans la section Modules complémentaires disponibles, appuyez sur Zoom for Google Workspace.
  4. Entrez les informations de la réunion.
    Remarque : Zoom remplit automatiquement le sujet de la réunion avec l’objet de l’e-mail.
  5. (Facultatif) Dans la section Options de messagerie, entrez les adresses e-mail auxquelles envoyer les détails de participation.
    Remarque : Ces adresses e-mail recevront un message contenant les détails de participation, et non une invitation Google Agenda. Pour envoyer une invitation Google Agenda, modifiez la réunion programmée ou programmez une réunion à partir de Google Agenda.
  6. Modifiez les autres options de réunion si nécessaire.
  7. En haut du panneau, appuyez sur PROGRAMMER UNE RÉUNION.

Modifier une réunion programmée dans Google Agenda

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Appuyez sur l’icône en forme de crayon.
  4. Modifiez les informations de la réunion si nécessaire.
    Remarque : Seules les modifications apportées au sujet, à la date, à l’heure et au fuseau horaire seront synchronisées avec la réunion dans le Zoom web portal, et les clients et les applications Zoom. Tous les autres détails de la réunion ne s’appliqueront qu’à l’événement Google Agenda.
  5. Appuyez sur Enregistrer.

Remarques :

  • Si vous reprogrammez une réunion Zoom à partir de Google Agenda, ne copiez pas les informations de la réunion dans une nouvelle entrée d’agenda.
  • L’application Google Agenda ne peut pas modifier les paramètres de réunion d’une réunion programmée. Utilisez Google Agenda dans un navigateur web pour cette fonctionnalité. Vous pouvez également vous connecter au Zoom web portal pour modifier les paramètres de réunion d’une réunion programmée.

Afficher et participer à une réunion

  1. Connectez-vous à l’application Google Agenda.
  2. Appuyez sur un événement de l’agenda avec une réunion Zoom.
  3. Appuyez sur Zoom Meeting.
    Google Agenda affiche les options de participation.
  4. Maintenez appuyé sur une option de participation pour la copier dans votre presse-papiers, ou appuyez sur le lien de participation pour participer à l’aide de l’application mobile Zoom. 

En savoir plus sur la participation à une réunion.

Limites et dépannage de l’add-on Zoom for Google Workspace

Plusieurs comptes Google

Pour installer et utiliser l’add-on, nous vous conseillons de ne pas vous connecter à plusieurs comptes Google dans le même navigateur. Pour que cela fonctionne, vous devez uniquement être connecté au compte pour lequel vous souhaitez l’installer. En outre, lorsque vous avez installé l’add-on et que vous l’utilisez en étant connecté à plusieurs comptes Google, des problèmes peuvent survenir lors de la programmation de réunions Zoom.

Créneaux réservés « C’est une réunion de calendrier » et « Réunion Google Agenda (non synchronisé) »

Lorsque vous programmez une réunion via l’add-on, un créneau réservé est créé et les détails de l’invitation à la réunion qu’il contient sont ajoutés à l’événement de calendrier. Les détails de cet événement de calendrier, tels que le sujet, l’ordre du jour et la date/heure, ne sont pas synchronisés avec la réunion Zoom tant que l’événement de calendrier n’est pas enregistré dans Google. Une fois l’événement de calendrier enregistré, la synchronisation des informations de la réunion avec Zoom peut prendre environ 2 minutes. Les informations contenues dans le créneau réservé sont ensuite mis à jour dans l’événement de calendrier. 

Pendant la synchronisation, vous pouvez voir ce créneau réservé dans votre liste de réunions Zoom à venir sous l’intitulé « C’est une réunion de calendrier » ou « Réunion Google Agenda (non synchronisé) ». Une fois la synchronisation terminée, les informations et le sujet défini pour l’événement de calendrier sont mis à jour. 

Remarque : Ce créneau réservé est généralement programmé pour le 31 décembre 1979 ou le 1er janvier 1980. Une fois la synchronisation terminée, la date et l’heure auxquelles vous avez programmé l’événement de calendrier remplacent celles du créneau réservé. 

Résolution des problèmes de synchronisation

Si, quelques minutes après l’enregistrement de l’événement de calendrier, les détails du calendrier ne sont toujours pas synchronisés avec Zoom, le problème peut être causé par une absence d’autorisation en écriture sur le calendrier dans lequel vous programmez ou une programmation dans le passé. 

Pour forcer manuellement la synchronisation : 

  1. À l’aide d’un navigateur web, connectez-vous à Google Agenda.
  2. Dans le panneau de droite, cliquez sur l’icône Zoom for Google Workspace
  3. Cliquez sur l’événement Google Agenda qui rencontre des problèmes de synchronisation. L(add-on vérifiera alors l’ID d’événement du calendrier avec vos réunions Zoom et synchronisera les modifications ou les informations manquantes. 
  4. Attendez 1 à 2 minutes que la synchronisation se termine. 

Comment vos données sont utilisées

Cette appli accède aux informations suivantes, issues de votre compte Zoom, et les utilise :

  • Informations utilisateur (nom, e-mail, fuseau horaire) : utilisé lors de l’affichage d’informations sur l’utilisateur.
  • Paramètres de la réunion : utilisé lors de la création de réunions avec les paramètres par défaut.
  • Utilisateurs disposant de privilèges de programmation :- utilisé pour déterminer quand un utilisateur est autorisé à programmer des réunions pour un autre utilisateur.
  • Liste des réunions : utilisé pour afficher la liste des réunions d’un utilisateur.
  • Détails de la réunion (numéro de la réunion, sujet, heure de début, durée, mot de passe de la réunion, invitation à la réunion avec les instructions de participation) : utilisé pour afficher les détails d’une réunion sélectionnée à venir.

Cette appli accède aux informations suivantes, issues de votre compte Google Workspace, et les utilise :

  • Liste des événements de l’agenda : utilisé pour trouver un événement dont les informations de réunion Zoom doivent être mises à jour et pour afficher la liste des réunions d’un utilisateur.
  • Détails de l’événement de l’agenda (titre, heure, type, organisateur) : utilisé lors de la création/mise à jour d’une réunion Zoom pour un événement de calendrier.
  • Destinataires de l’e-mail sélectionné : utilisé dans l’intégration de Gmail pour l’envoi d’invitations à des réunions
  • Objet de l’e-mail  sélectionné : utilisé dans l’intégration de Gmail pour remplir le sujet de la réunion Zoom créée

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