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Foire aux questions : être l'hôte d'un événement OnZoom S’abonner

Présentation

Cet article traite des sujets suivants :

Prise en main : devenir hôte

Avant de pouvoir organiser des événements, vous devez aller sur OnZoom et demander à devenir un hôte OnZoom.

Options des événements OnZoom

Les hôtes peuvent créer un événement unique ou une série d'événéments. Les événements peuvent être gratuits, payants ou suivre un modèle hybride de billets gratuits et payants. Les événéments payants doivent avoir des billets d'au moins 1,00 $. Les événements payants ne peuvent pas être créés plus de 28 jours avant la date de l'événement.

Partenaires hardware OnZoom

En fonction du type d'événement que vous organisez, investir dans l'un de nos partenaires hardware OnZoom peut être bénéfique pour vos sessions. Pour obtenir une qualité vidéo optimale pour les événements durant lesquels vous vous déplacerez (par ex. cours de sport, démonstration technique ou sortie scolaire), vous aurez besoin de hardware vidéo. Pour des événements centrés autour de la musique ou de l'audio, nos partenaires hardware proposant des micros compatibles avec Zoom vous aideront à obtenir la meilleure qualité audio possible.

Les partenaires hardware OnZoom sont :

Bonnes pratiques en matière de sécurité des événements

Pour renforcer la sécurité de votre événement, nous vous recommandons de l'organiser avec les paramètres par défaut à sa création.

Activer des options de sécurité permet d'améliorer la qualité de l'événement (par ex. en supprimant les bruits de fond des participants) et vous donne davantage de contrôle en tant qu'hôte (par ex. en limitant les interruptions), toutefois, l'événement pourra alors être moins interactif.

Remarque : pour contribuer à empêcher les interruptions durant un événement, les participants possédant un billet gratuit ne pourront pas afficher leurs photos de profil.

Remarque : en tant qu'hôte, il est préférable de démarrer l'événement 10 ou 15 minutes avant l'heure prévue. 
Si vous avez besoin d'un co-hôte, créez un billet gratuit privé pour celui-ci, puis désignez-le comme co-hôte après le début de votre réunion.

Vous pouvez activer les options d'événement suivantes lorsque vous créez un événement :

  • Participer à l'événement
    • Votre vidéo lorsque vous démarrez un événement
    • Les participants peuvent vous rejoindre 15 minutes avant l'heure prévue
    • Salle d'attente
    • Liste d'événements dans le répertoire OnZoom
  • Sécurité des événements
    • Les participants peuvent envoyer des messages individuels via le chat
    • Les participants peuvent modifier le nom affiché
    • Les participants peuvent partager leurs écrans
  • Enregistrements dans le cloud et diffusion en direct
    • Enregistrer une réunion dans le cloud
      Remarque : seule l'activité se déroulant dans la salle principale de votre événement est enregistrée, les activités des salles de répartition de l'événement ne sont pas enregistrées.

Événements privés et billeterie

Les hôtes peuvent prévoir des événements privés ouverts sur invitation uniquement et, à la discrétion de l'hôte, ne figurant pas dans le répertoire des événements OnZoom.

Si les billets privés sont le seul type de billets disponibles pour un événement, les utilisateurs OnZoom qui ne sont pas ajoutés à une liste d'invités à un événement privé par l'hôte de l'événement, et/ou ne sont pas connectés, ne pourront pas s'inscrire à cet événement.

Pour les événements pour lesquels l'hôte propose à la fois des billets privés et publics à l'achat, l'inscription sera possible depuis la page de l'événement.

Lorsqu'un utilisateur OnZoon s'inscrit à un événement qui propose des billets privés et publics, seuls les tickets mis à la disposition du public seront affichés. Les billets privés n'apparaîtront pas pour les utilisateurs OnZoom qui ne figurent pas sur la liste d'invités.

Les hôtes peuvent ajouter des utilisateurs sur la liste d'invités en :

  • ajoutant les e-mails un par un
  • important les e-mails depuis un fichier CSV
  • ajoutant des domaines particuliers

Remarque : d'autres utilisateurs peuvent être ajoutés à la liste des invités avant que l'événement ne démarre et à tout moment pendant l'événement.

Gérer la billeterie

Suivi des ventes de billets

Pour suivre les ventes de billets d'un événement à venir :

  1. Connectez-vous à OnZoom.
  2. En haut à droite de la page, cliquez sur Gérer.
  3. Cliquez sur À venir.
  4. À droite de l'événement dont vous souhaitez consulter les ventes de billet, cliquez sur le bouton ..., puis sur Afficher la synthèse de l'événement.

Afficher les ventes de billets d'un événement terminé

Pour consulter les ventes de billets d'un événement terminé :

  1. Connectez-vous à OnZoom.
  2. En haut à droite de la page, cliquez sur Gérer.
  3. Cliquez sur Passés.
  4. À droite de l'événement dont vous souhaitez consulter les ventes de billet, cliquez sur le bouton ..., puis sur Afficher la synthèse de l'événement.

Afficher les commandes d'un événement donné

Pour consulter les commandes d'un événement donné :

  1. Connectez-vous à OnZoom.
  2. En haut à droite de la page, cliquez sur Gérer.
  3. À droite de l'événement dont vous souhaitez consulter les commandes, cliquez sur le bouton ..., puis sur Afficher la synthèse de l'événement.

Afficher et approuver les demandes de remboursement d'un événement donné

Pour consulter et approuver les demandes de remboursement d'un événement donné :

  1. Connectez-vous à OnZoom.
  2. En haut à droite de la page, cliquez sur Gérer.
  3. À droite de l'événement dont vous souhaitez consulter les remboursements, cliquez sur le bouton ..., puis sur Afficher la synthèse de l'événement.
  4. Cliquez sur Remboursements.
  5. À droite du nom de l'acheteur qui demande un remboursement, cliquez sur Approuver le remboursement.

Remarque : OnZoom ne communique pas les informations relatives aux participants, notamment leur adresse e-mail, mais les hôtes peuvent voir une liste des pseudonymes des participants à l'événement en cliquant sur Afficher la synthèse de l'événement.

Modifier les événements

Les hôtes peuvent modifier leurs ébauches d'événements et leurs événéments publiés en allant dans l'onglet Gérer, puis en cliquant sur Événements.

Pour les événements OnZoom, la date, l'heure, la fenêtre de vente de billets et la politique d'annulation peuvent être modifiés à tout moment avant la vente d'un billet. Une fois qu'un billet a été vendu, seule la copie et les images de l'événement peuvent être modifiés, et de nouveaux types de billets peuvent être ajoutés. Pour les billets privés avec des invités, l'hôte peuvent modifier le type de billet pour inclure davantage d'invités après la publication de l'événement.

Si un hôte a besoin de modifier la date, l'heure ou la politique d'annulation d'un événement après la vente d'un billet, l'hôte doit annuler l'événement, rembourser les billets achetés et publier un nouvel événement.

Dupliquer des événements

Les hôtes peuvent dupliquer une ébauche d'événement, un événement publié ou un événement passé en se rendant dans l'onglet Gérer, en cliquant sur Événements, puis sur l'icône ... à droite de l'événement que vous souhaitez dupliquer, puis en cliquant sur Dupliquer.

Annuler des événements

Les hôtes peuvent annuler un événement en allant à l'onglet Gérer, puis en cliquant sur Événements.

Si un hôte annule un événement payant, le coût du billet sera automatiquement remboursé aux participants inscrits.

Remarque : les frais de transaction PayPal peuvent ne pas être remboursés et être débités du compte professionnel PayPal de l'hôte au titre de l'accord que vous avez conclu avec PayPal.

Supprimer des ébauches d'événements

Vous pouvez uniquement supprimer un événement si celui-ci n'a pas été publié. Une fois qu'une ébauche d'événement a été publiée, l'événement est en ligne et ne peut donc plus être annulé.

Options de paiement des billets

  • PayPal : pour pouvoir organiser et collecter des paiements pour des événements OnZoom payants, vous devez avoir un compte professionnel PayPal. Si vous ne possédez pas de compte professionnel PayPal, veuillez créer un compte et le lier à votre compte OnZoom pour organiser des événements payants.

Remarque : veuillez vérifier que l'adresse e-mail utilisée pour créer votre compte professionnel PayPal correspond à celle utilisée pour vous connecter avec Zoom et OnZoom.

  • Cartes de crédit : les billets payants peuvent aussi être achetés via un paiement direct par carte de crédit.

Annulations et remboursements des billets

Remarque : des remboursements ne sont possibles que pour les événements payants.

Les hôtes peuvent définir la politique d'annulation des commandes pour leurs événements au niveau du compte.

La politique par défaut permet aux participants de recevoir un remboursement intégral s'ils annulent leur billet au moins 1 heure avant le début de l'événement. Il est également possible de ne pas accepter l'annulation des billets.

Un participant peut demander un remboursement à un hôte hors de la politique d'annulation. Les remboursements hors de la politique d'annulation sont à l'entière discrétion de l'hôte. Après un délai de 14 jours à compter de la fin de l'événement, aucun remboursement ne peut être demandé ou initié, tel qu'il est indiqué dans les conditions générales d'utilisation d'OnZoom.

Si une demande de remboursement n'est pas traitée, vous recevrez des notifications vous demandant d'ajouter des fonds au compte professionnel PayPal lié à votre compte OnZoom et de réessayer de rembourser la transaction. Vos privilèges d'hôte seront limités jusqu'à ce que la demande soit effectivement traitée. Pendant cette période, vous pourrez organiser des événements prévus pour être en direct, mais vous ne pourrez pas vendre d'autres billets pour ceux-ci.

Vos privilèges d'hôte seront suspendus si la demande de remboursement n'est pas traitée dans les 7 jours suivant la date de la demande initiale. Pour réactiver vos privilèges d'hôte, veillez à ce que votre compte professionnel PayPal possède suffisamment de fonds et contactez l'assistance Zoom.

Commissions et frais

Les fonds générés par la vente de billets sont généralement versés sur le compte professionnel PayPal connecté le lendemain de l'événement. Les frais de transaction applicables à chaque commande PayPal sont déterminés par l'accord conclu entre l'hôte et PayPal, et sont déduits des revenus générés par les billets avant le versement des fonds.

Message d'erreur de PayPal en cas de remboursement ou compilation d'un billet

Vous recevrez un message d'erreur de la part de PayPal (pouvant résulter de deux actions) lorsque vous initiez le remboursement ou la compilation d'un billet si :

  • Votre compte PayPal doit montrer un solde suffisant pour couvrir les versements qu'il tente de traiter. Contrairement aux comptes personnels PayPal qui retirent des fonds auprès d'une banque ou d'une carte de crédit, vous devez avoir un solde PayPal suffisant et existant pour couvrir les remboursements que vous tentez d'acquitter, ou vous recevrez ce message d'erreur. En outre, votre compte PayPal sandbox montre un solde distinct de celui de votre compte en ligne, vérifiez donc qu'il soit suffisamment doté avant d'effectuer un test avec votre compte sandbox.
  • Le code de la devise dans laquelle les fonds sont envoyés ne peut pas être reçue par le destinataire en raison des réglementations applicables à son pays ou son compte.

Désactiver les notifications de paiement instantané (IPN) de PayPal

IPN est « une fonctionnalité de PayPal qui envoie des messages au sujet des paiements (et autres événements transactionnels) directement au système de back-end de votre site Internet ».

Pour désactiver les messages IPN PayPal :

  1. Connectez-vous à votre compte PayPal.
  2. En haut à droite de la page, cliquez sur l'icône .
  3. Presque tout en haut de la page, cliquez sur Outils du vendeur.
  4. À droite de Notifications de paiement instantané, cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur le bouton Choisir les paramètres IPN.
  6. Cliquez sur Ne pas recevoir de messages IPN (désactivé).
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Exonération de taxes

Les hôtes éligibles peuvent demander une exonération de taxes via le formulaire d'exonération de taxes Zoom au cours du processus d'intégration ou allant dans les paramètres fiscaux dans la section Facturation du tableau de bord de l'hôte. Si la demande est acceptée, les taxes sur les ventes ne seront pas prélevées sur les billets achetés par les participants à des événements payants.

Dons

Les hôtes peuvent activer et créer une campagne de collecte de fonds pour leur événement afin qu'elle soit publiée sur la page de l'événement après sa mise en ligne. Elle sera accessible à partir du tableau de bord des billets aux participants pour les événements à venir et passés. L'intégralité des fonds collectés est versée à l'organisation caritative choisie 501(c)(3). Zoom prendra en charge tous les frais de transaction.

Événements signalés

Si un événement est signalé par Zoom ou par un autre utilisateur, l'équipe Confiance et sécurité interne de Zoom pourra avoir besoin de 72 heures pour achever son examen.

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