Pianificare riunioni Segui

Panoramica

Zoom offre diversi metodi per pianificare una riunione. L'organizzatore ha il controllo delle opzioni per le riunioni pianificate, tranne che per le impostazioni che l'amministratore ha bloccato per tutti gli utenti nell'account o per tutti i membri di un gruppo specifico.

Per le istruzioni sulla pianificazione tramite plugin ed estensioni, consulta:

Attenzione:

  • Le impostazioni del tuo scheduler sono sincronizzate da Zoom web portal.
  • L'asterisco (*) significa che il tuo amministratore può limitare l'accesso alle impostazioni/opzioni, oppure che l'impostazione ha dei requisiti aggiuntivi. Queste impostazioni potrebbero non essere visibili. Per ulteriori informazioni, fai clic sul link integrato.
  • Se imposti l'integrazione per il calendario e i contatti, installa il componente aggiuntivo di Zoom per il tuo servizio di calendario per migliorare l'esperienza. Quando pianifichi o modifichi le riunioni, usa il tuo servizio di calendario di terze parti invece di Zoom Desktop Client.
  1. Apri il tuo Zoom client e accedi a Zoom.
  2. Fai clic sull'icona Calendario.

    Si aprirà una finestra con i dettagli della pianificazione.
  3. Seleziona le impostazioni della tua riunione.Ricorda che alcune opzioni potrebbero non essere disponibili se sono state disabilitate e bloccate in posizione disattivata a livello di account o gruppo.
    • Argomento: inserisci un argomento o un nome per la riunione.
    • Data e ora:
      • Avvia: seleziona la data e l'ora in cui inizierà la riunione. Puoi avviare la riunione in qualsiasi momento prima dell'orario pianificato.È possibile inserire l'orario anche manualmente. Ad esempio, puoi inserire 15 nel campo dei minuti per pianificare un orario con un incremento di 15 minuti.
      • Fuso orario: per impostazione predefinita, Zoom imposta il fuso orario come quello del tuo computer. Fai clic sul menu a tendina per selezionare un fuso orario diverso.
      • Riunione ricorrente: spunta questa casella se vuoi una riunione ricorrente (l'ID riunione rimarrà lo stesso per ogni sessione).
    • ID riunione
      • Genera automaticamente: genera un ID riunione univoco casuale in automatico.
      • ID riunione personale*: utilizza il tuo ID riunione personale.
    • Sicurezza
    • Crittografia: scegli tra la crittografia avanzata standard e la crittografia end-to-end per le tue riunioni.
    • Video
      • Organizzatore: scegli se il video dell'organizzatore sarà attivo o meno quando entrerà nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, l'organizzatore avrà la possibilità di attivarlo in seguito.
      • Partecipanti: scegli se i video dei partecipanti saranno attivi o meno quando entreranno nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, i partecipanti avranno la possibilità di attivarlo in seguito.
    • Audio*: permetti agli utenti di effettuare chiamate per entrare nella riunione solo con il Telefono, solo con l'audio del computer, con entrambi o con l'audio di terze parti (se l'opzione è abilitata per l'account).
      • Chiamate in ingresso da: se le opzioni Telefono o Entrambi sono abilitate per la riunione, fai clic su Modifica per selezionare i paesi per le chiamate in ingresso da includere nell'invito. Per impostazione predefinita, questo include i Paesi per le chiamate in ingresso globali (Global dial-in countries) elencati nelle impostazioni riunione.
    • Calendario: seleziona un servizio di calendario su cui inserire la riunione e da cui inviare l'invito ai partecipanti.
      • Outlook: apri l'app desktop di Outlook e creare un evento per la riunione.
        Attenzione: puoi usare Outlook solo se usi il client di Windows.
      • iCal: apri iCal e crea un evento per la riunione.
        Attenzione: potrai visualizzare l'opzione iCal solo se utilizzi macOS.
      • Google Calendar: apri Google Calendar nel tuo browser predefinito e crea un evento per la riunione.
      • Altri calendari: apri una nuova finestra in cui incollare il testo della riunione nel mezzo di comunicazione preferito dell'utente. Puoi anche scaricare un file ICS apribile nella maggior parte delle applicazioni e-mail.
    • Opzioni avanzate: fai clic sulla freccia per visualizzare tutte le opzioni aggiuntive per le riunioni.
      • Consenti ai partecipanti di entrare in qualunque momento: consenti ai partecipanti di entrare nella riunione prima di te o senza di te. La riunione termina dopo 40 minuti per gli utenti con account Base (gratuito) se partecipano 3 o più persone. Se questa opzione è abilitata, potrai anche scegliere quanto tempo prima possono entrare rispetto all'orario pianificato: 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti o in qualsiasi momento.
      • Disattiva l'audio dei partecipanti all'ingresso: se l'opzione per partecipare prima dell'organizzatore non è abilitata, questa impostazione disattiverà l'audio dei partecipanti che entrano nella riunione. I partecipanti possono riattivare l'audio dopo essere entrati nella riunione.
        Attenzione: per disattivare l'audio di tutti i partecipanti a una riunione, consulta le opzioni di gestione dei partecipanti.
      • Richiedi l'autorizzazione per attivare l'audio dei partecipanti: i partecipanti dovranno fornire all'organizzatore il consenso affinché questi possa riattivare il loro audio in qualsiasi momento. Se i partecipanti non forniscono il proprio consenso, l'organizzatore potrà comunque selezionare l'opzione Chiedi di attivare l'audio.
      • Registra automaticamente riunione: scegli se vuoi registrare in locale (sul tuo computer) o nel cloud.
      • Abilita ulteriori regioni di data center per questa riunione*
      • Approva o blocca l'ingresso per utenti di specifici paesi/regioni: l'organizzatore può limitare l'accesso solo a utenti provenienti da determinati paesi/regioni oppure può impedirlo.
      • Pianifica per*: se hai privilegi per la pianificazione per conto di un altro utente, potrai scegliere per chi pianificare dal menu discesa.
      • Mostra nell'elenco pubblico degli eventi: inserisci la riunione in un calendario pubblico associato al tuo URL personalizzato.
      • Organizzatori alternativi: inserisci l'indirizzo e-mail di un altro utente Zoom con licenza sul tuo account per consentirgli di avviare la riunione in tua assenza.
      • Interpretariato (supportato solo su client Windows e macOS)*: abilita l'interpretariato linguistico per la riunione.
  4. Fai clic su Salva per terminare e per aprire il servizio di calendario selezionato e aggiungere la riunione.
    Attenzione:
    • Se stai programmando una riunione ricorrente, dovrai impostare la ricorrenza sul tuo servizio di calendario.
    • Selezionando Altri calendari potrai copiare e incollare le informazioni sulla riunione pianificata, come la data, l'ora e l'URL.
 
  1. Accedi a Zoom web portal.
  2. Fai clic su Riunioni e poi su Programma una riunione.
  3. Seleziona le opzioni per la riunione.Ricorda che alcune opzioni potrebbero non essere disponibili se sono state disabilitate e bloccate in posizione disattivata a livello di account o gruppo.
    • Argomento: inserisci un argomento o un nome per la riunione.
    • Descrizione: inserisci una descrizione facoltativa della riunione.
    • Usa un modello: applica un modello di riunione.
    • Quando: seleziona data e ora della riunione. È possibile inserire l'orario anche manualmente e premere invio per selezionarlo. Ad esempio, puoi inserire 15 nel campo dei minuti per pianificare un orario con un incremento di 15 minuti.
    • Durata: scegli la durata approssimativa della riunione. Questa opzione serve solo ai fini della pianificazione: la riunione non terminerà alla fine della durata inserita.
    • Fuso orario: per impostazione predefinita, Zoom utilizza il fuso orario impostato nel tuo profilo. Fai clic sul menu a tendina per selezionare un fuso orario diverso.
    • Riunione ricorrente: seleziona questa casella se vuoi una riunione ricorrente (l'ID riunione rimarrà lo stesso per ogni sessione). Se selezionata, si apriranno delle opzioni aggiuntive per la riunione ricorrente.
      • Ricorrenza: seleziona con quale cadenza deve ripetersi la riunione: Giornaliera, Settimanale, Mensile o Nessun tempo fisso. La riunione può ripetersi fino a 50 volte, perciò se vuoi ripeterla per oltre 50 volte puoi utilizzare l'opzione Nessun tempo fisso.
      • Le altre opzioni di ricorrenza dipendono dalla cadenza della riunione. Puoi stabilire che la riunione terminerà dopo un certo numero di occorrenze, oppure puoi impostare la fine della ricorrenza in una data specifica.
    • Mostra la riunione nell'elenco pubblico degli eventi: inserisci la riunione in un calendario pubblico associato al tuo URL personalizzato.
    • Registrazione: seleziona questa opzione se la tua riunione richiederà una registrazione. Invece di un link dal quale i partecipanti potranno entrare, verrà fornito un link di registrazione.Se è richiesta la registrazione e la riunione è ricorrente, scegli una di queste opzioni:
      • I partecipanti possono registrarsi una volta e partecipare a tutte le occorrenze: i partecipanti possono partecipare a tutte le riunioni ricorrenti. Verranno elencati tutte le date e tutti gli orari delle riunioni e il partecipante verrà registrato per tutte le occorrenze.
      • I partecipanti devono registrarsi per ogni occorrenza: ogni partecipante deve registrarsi a ogni occorrenza per poter partecipare, e potrà scegliere solo una data e un'ora sulla pagina della registrazione.
      • I partecipanti possono registrarsi una volta e scegliere una o più riunioni ricorrenti a cui partecipare: ogni partecipante si registra una volta e può scegliere una o più riunioni ricorrenti a cui partecipare. Dovrà quindi selezionare le date e gli orari in cui partecipare e verrà registrato solo per le riunioni selezionate. Potrà scegliere più opzioni tra quelle disponibili.
    • Pianifica per: se hai privilegi per la pianificazione per conto di un altro utente, potrai scegliere per chi pianificare dal menu a discesa.
    • ID riunione
      • Genera automaticamente: genera un ID riunione univoco casuale in automatico.
      • ID riunione personale*: utilizza il tuo ID riunione personale.
    • Sicurezza
      • Passcode: inserisci un passcode per la riunione. Ai partecipanti verrà richiesto di inserirlo prima di entrare nella riunione pianificata.
        Attenzione: il passcode della riunione deve soddisfare i requisiti di complessità impostati dall'amministratore.
      • Sala d’attesa: abilita la sala d'attesa in una riunione.
      • Richiedi autenticazione per partecipare: limita l'accesso alla riunione solo a chi ha effettuato l'accesso.
    • Video
      • Organizzatore: scegli se il video dell'organizzatore sarà attivo o meno quando entrerà nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, l'organizzatore avrà la possibilità di attivarlo in seguito.
      • Partecipanti: scegli se i video dei partecipanti saranno attivi o meno quando entreranno nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, i partecipanti avranno la possibilità di attivarlo in seguito.
    • Audio*: permetti agli utenti di effettuare chiamate per entrare nella riunione solo con il Telefono, solo con l'audio del computer, con entrambi o con l'audio di terze parti (se l'opzione è abilitata per l'account).
      • Chiamate in ingresso da: se le opzioni Telefono o Entrambi sono abilitate per la riunione, fai clic su Modifica per selezionare i paesi per le chiamate in ingresso da includere nell'invito. Per impostazione predefinita, questo include i Paesi per le chiamate in ingresso globali (Global dial-in countries) elencati nelle impostazioni riunione.
    • Opzioni per le riunioni
      • Consenti ai partecipanti di entrare in qualunque momento: consenti ai partecipanti di entrare nella riunione prima di te o senza di te. La riunione termina dopo 40 minuti per gli utenti con account Base (gratuito) se partecipano 3 o più persone. Se questa opzione è abilitata, potrai anche scegliere quanto tempo prima possono entrare rispetto all'orario pianificato: 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti o in qualsiasi momento.
      • Disattiva l'audio dei partecipanti al momento dell'ingresso: se l'opzione per partecipare prima dell'organizzatore non è abilitata, questa impostazione disattiva l'audio dei partecipanti che entrano nella riunione. I partecipanti possono riattivare l'audio dopo essere entrati nella riunione.
        Attenzione: per disattivare l'audio di tutti i partecipanti a una riunione, consulta le opzioni di gestione dei partecipanti.
      • Pre-assegnazione delle sale per sessioni separate*: pre-assegna i partecipanti alle sale per sessioni separate.
      • Registra automaticamente riunione: scegli se vuoi registrare su computer locale o nel cloud.
      • Abilita ulteriori regioni con data center per questa riunione*
      • Approva o blocca l'ingresso nella riunione a utenti di paesi/regioni specifici: permette o impedisce agli utenti di regioni specifiche di partecipare alle riunioni. La regione o il paese dell'utente vengono determinati dal loro indirizzo IP.
        Attenzione: puoi cambiare i paesi e le regioni predefinite nelle impostazioni del web portal.
    • Organizzatori alternativi: inserisci l'indirizzo e-mail di un altro utente Zoom con licenza sul tuo account per consentirgli di avviare la riunione in tua assenza.
    • Interpretariato (supportato solo su client Windows e macOS)*: abilita l'interpretariato linguistico per la riunione.
  4. Fai clic su Salva per terminare.

Una volta terminato, puoi selezionare un'opzione del calendario per aggiungere la riunione pianificata al calendario, oppure puoi selezionare Copia invito per inviare l'invito alla tua riunione Zoom.

Copia invito apre una finestra da cui è possibile copiare il testo completo dell'invito per inviarlo tramite e-mail.

Attenzione: utilizzando l'opzione Outlook Calendar, verrà lanciato anche un file .ics in iCal se Outlook non è il servizio di posta elettronica predefinito in macOS.

  1. Accedi all'app Zoom per dispositivi mobili.
  2. Tocca Calendario.
  3. Seleziona le opzioni per la riunione. Ricorda che alcune opzioni potrebbero non essere disponibili se sono state disabilitate e bloccate in posizione disattivata a livello di account o gruppo.
    • Argomento: inserisci un argomento o un nome per la riunione.
    • Data, sa, a: seleziona la data e l'orario della riunione.
    • Fuso orario: per impostazione predefinita, Zoom imposta il fuso orario del tuo dispositivo. Per cambiare il fuso orario, tocca questo campo.
    • Ripeti: tocca questa opzione se desideri una riunione ricorrente (con lo stesso ID riunione per tutte le occorrenze) e seleziona il tipo di ricorrenza: Ogni giorno, Ogni settimana, Ogni 2 settimane, Ogni mese, Ogni anno
    • Utilizza l'ID della riunione personale (PMI): attiva questa opzione se vuoi utilizzare il tuo ID Riunione Personale. Se non la selezioni, verrà generato un ID riunione univoco casuale.
    • Sicurezza
      • Richiedi passcode riunione: i partecipanti devono inserire il passcode riunione che hai impostato per accedere alla riunione pianificata.
        • Passcode: inserisci un passcode che i partecipanti dovranno digitare prima di partecipare alla tua riunione pianificata.
      • Abilita sala d’attesa: invia i partecipanti nella sala d'attesa prima di ammetterli alla riunione pianificata.
      • Accetta solo gli utenti autenticati: limita l'accesso alla riunione solo a chi ha effettuato l'accesso a Zoom.
      • Crittografia: scegli tra la Crittografia avanzata e la crittografia end-to-end
        Attenzione: l'utilizzo della crittografia end-to-end disabilita alcune funzionalità.
    • Opzioni per le riunioni
      • Video organizzatore attivo: attiva o disattiva il video dell'organizzatore quando entra nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, l'organizzatore avrà la possibilità di attivarlo in seguito.
      • Video partecipante attivo: attiva o disattiva il video dell'organizzatore quando entra nella riunione. Anche se scegli di disattivarlo, i partecipanti avranno la possibilità di attivarlo in seguito.
      • Opzioni audio
        • Scegli la tua connessione audio: permette agli utenti di effettuare chiamate per entrare nella riunione solo con Audio del dispositivo, solo conTelefono , con Telefono e audio del dispositivo o Audio di terze parti (se l'opzione è abilitata per l'account).
        • Seleziona paese per le chiamate in ingresso*: seleziona i numeri delle chiamate in ingresso da mostrare nell'invito alla riunione. Tocca e trascina ogni paese per riordinarli.
      • Consenti ai partecipanti di entrare prima dell'organizzatore: consenti ai partecipanti di entrare nella riunione prima di te. La riunione termina dopo 40 minuti per gli utenti con account Base (gratuito) se partecipano 3 o più persone.
      • Entra prima dell'orario di inizio: se l'opzione Consenti ai partecipanti di entrare prima dell'organizzator è abilitata, puoi scegliere quanto tempo prima i partecipanti possono entrare rispetto all'orario pianificato: 5 minuti, 10 minuti, 15 minuti o in qualsiasi momento.
      • Richiedi l'autorizzazione per attivare l'audio dei partecipanti: consente ai partecipanti di scegliere se fornire all'organizzatore consenso anticipato affinché possa attivare il loro audio.
      • Registra riunione automaticamente: registra automaticamente la riunione. 
      • Posizione della registrazione: scegli se vuoi registrare in locale (sul tuo computer) o nel cloud.
      • Ulteriori regioni di data center*
      • Approva o blocca l'ingresso a utenti di specifici paesi/regioni: l'organizzatore può limitare l'accesso solo a utenti provenienti da determinati paesi/regioni oppure può impedirlo.
      • Inserisci nell'elenco pubblico degli eventi: seleziona questa opzione per inserire la riunione nel calendario delle riunioni e dei webinar pubblici del tuo account
      • Pianifica per: se hai privilegi per la pianificazione per conto di un altro utente, potrai scegliere per chi pianificare dal menu a discesa.
      • Organizzatori alternativi: seleziona gli utenti nella stessa organizzazione per consentire loro di avviare la riunione in tua assenza.
    • Aggiungi al calendario: aggiungi il calendario alla tua app di calendario predefinita.
  4. Tocca Salva per terminare la pianificazione.

Attenzione:

  • L'ID di una riunione non ricorrente scadrà 30 giorni dopo la data della riunione. Puoi riavviare lo stesso ID riunione più volte, ma solo entro tale periodo di 30 giorni.
  • L'ID di una riunione ricorrente scadrà 365 giorni dopo la data dell'ultima occorrenza della riunione. Puoi riutilizzare l'ID riunione per occorrenze future.
  • Puoi avviare le riunioni ricorrenti in qualsiasi momento prima dell'orario pianificato. I link non scadranno e non perderanno validità a meno che non sia passato il periodo di 30 giorni per le riunioni non ricorrenti, che non siano stati utilizzati per oltre 365 giorni per una riunione ricorrente o che non siano stati eliminati dal tuo account Zoom. Il link per una riunione immediata scadrà al termine della riunione.