Salesforce での Zoom Meetings の使用

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Zoom でのミーティングは、Zoom ウェブポータルまたは Salesforce からスケジュールできます。 この統合により、Zoom ウェブポータルから Salesforce イベントにミーティング情報がシームレスに同期されます。

この統合は、Salesforce Lightning と Classic で機能します。

この統合により、次の操作を実行できます。

  • Salesforce でイベントを作成 / 更新するときに、Zoom でのミーティングをスケジュールする。
  • Zoom でのインスタント ミーティングを開始し、リード / 取引先責任者から直接イベントを自動作成する。
  • インスタント ミーティングをアクティビティ履歴と Zoom でのミーティング リストに表示する。
  • Zoom でのミーティング レポートを表示する。
  • Zoom でのミーティング情報を Salesforce に同期する。
  • ミーティングを Google カレンダーに同期する。

この記事では、次の項目について説明します。

Salesforce で Zoom Meetings を使用するための前提条件

  • ビジネス アカウント
  • Zoom for Salesforce アプリ
  • Salesforce 管理者が Zoom Meeting を設定しており、Zoom Meeting オブジェクトを Salesforce の各レイアウトに追加していること。
    : アプリがインストールされていない場合、または機能が利用できない場合は、Zoom 管理者および Salesforce 管理者にお問い合わせください。

Salesforce でインスタント ミーティングを開始する方法

この統合により、以下のページのクイック アクション メニューから [Zoom Meeting を開始] をクリックして、Zoom でのインスタント ミーティングを開始できます。

  • イベント
  • 取引先責任者
  • リード
  • ケース
  • サービス アポイントメント(有効な場合)

リード / 取引先責任者のページ上で、[クイック アクション] ドロップダウンをクリックし、[Zoom Meeting を開始] をクリックします。 これにより、Zoom でのミーティングが起動し、リードレコードまたは取引先責任者レコードでイベントが作成されます。

[Zoom 設定] ページで [起動時に出席者にメールを送信] を有効にしている場合は、メール インターフェース ページにリダイレクトされ、Zoom でのミーティングの詳細を含むメールを出席者に送信できます。

ミーティング開始時にメール招待状を送信する

[Zoom Meeting を開始] ボタンをクリックすると、統合によって Zoom でのミーティングの詳細が記載されたメールが出席者に自動送信されます。

注: この機能を使用するには、[起動時に出席者にメールを送信] 設定を有効にする必要があります。

Zoom でのミーティングをイベントとして管理する方法

Salesforce では、イベントを作成すると、統合によりイベント詳細ページにある Zoom でのミーティングに次の機能が提供されます。

  • Zoom でのミーティングをスケジューリング
    Salesforce でイベントを作成 / 更新するときに、[Zoom でのミーティングをスケジュール] オプションを選択します。

  • スケジュール ミーティングの開始
    Zoom でのミーティングをイベントに追加すると、[ミーティングの詳細] セクションにある参加用 URL をクリックするか、イベントの詳細ページにある [Zoom Meeting を開始] をクリックすることでミーティングを開始できます。

  • ユーザーによる開始時刻の設定
    イベント作成時に、[ユーザーによる開始時刻] で日付、時刻、タイムゾーンを設定できます。
    これらの設定には、ユーザーが希望する値を入力してください。 保存されると、イベントにはユーザーが設定したタイムゾーンでの開始時刻と終了時刻が表示されます。 システムは自動調整され、ミーティングの開始時刻が適切なタイムゾーンに変換されます。

  • イベント スケジューリング時のメール送信
    Zoom でのミーティングをイベントに追加する場合、[メール送信] ボタンを使用して、ユーザー、取引先責任者、リードにメールを送信できます。 出席者を追加するには、[出席者のメールアドレスの入力] フィールドに出席者のメールアドレスを入力します。

  • Zoom パーソナル ミーティング ID を使用する / ホストより先に参加するオプション
    Zoom パーソナル ミーティング ID: パーソナル ミーティング ID を使用して、Zoom でのミーティングをスケジュールします。
    ホストより先に参加: ホストがミーティングを開始 / ミーティングに参加する前に、出席者が Zoom でのミーティングに参加できるようにします。

Salesforce でミーティングの詳細を表示して更新する

: 2 名以上の参加者がミーティングに参加する必要があります。

Zoom でのミーティングに関する情報は、イベントの詳細ページで確認できます。 Zoom でのミーティングの詳細は、ホストが Zoom でのミーティングを終了した後に利用できます。

情報を手動で更新するには、[ミーティングの詳細を同期] ボタンをクリックします。 これにより、更新されたミーティング情報が Zoom ウェブポータルから取得され、ステータス、Zoom でのミーティングの開始時刻、期間、参加者、レコーディングの情報が更新されます。

また、統合により、日ごとの処理の一環として 1 時間ごとにデータが自動同期されます。

Zoom での外部ミーティング向けイベントを作成する方法

注: 管理者は、Zoom での外部ミーティングを Salesforce に同期するために統合を有効にする必要があります。

Zoom での外部ミーティングは、Zoom ウェブポータルか Zoom クライアントで作成するミーティングです。 この統合により、Zoom でのミーティングが自動検索され、一致する取引先責任者とリードの情報に基づいて Salesforce にイベントが作成されます。

Zoom でのミーティングを Salesforce に正常に同期できるようにするには、Zoom での外部ミーティングを作成するときに、次の点を確認してください。

  • Zoom でのミーティング ホストは、アクティブな Salesforce ユーザーである。
  • Zoom でのミーティング ホストは、Salesforce の取引先責任者 / リードのオーナーである。
  • 1 名以上の参加者が Salesforce の取引先責任者 / リードである。
  • ミーティング参加者の姓名が、Salesforce の取引先責任者 / リードの姓名と一致する。 統合では、姓名を使用して、Zoom でのミーティング参加者を適切な取引先責任者 / リードに関連付けます。

Zoom での外部ミーティングの詳細を表示する

Zoom での外部ミーティングを Salesforce の取引先責任者 / リードに関連付けることも、ミーティングのイベントを作成することも、それぞれの取引先責任者 / リードの下にアクティビティ履歴を表示することもできます。

Zoom での外部ミーティングにアクセスするには:

  1. アプリ ランチャーを開き、[Zoom での外部ミーティング] をクリックします。
  2. Zoom でのミーティングを設定する希望の日付範囲を入力します。
  3. [詳細を取得] をクリックします。
  4. 取引先責任者 / リードの関連付けを選択できます。
  5. 選択したミーティングで [イベント作成] をクリックします。

: Zoom での外部ミーティングでは、先月のレコード(最大 2,700 件)を表示できます。 エラー メッセージを受け取った場合は、表示するレコード数が 2,700 件未満になるように期間の間隔を短くしてください。

レポートの表示方法

[レポート] タブに移動し、[Zoom レポート] をクリックします。 このフォルダには、次の 3 種類のレポートが含まれています。

  • Zoom でのイベント: このレポートには、Zoom でのミーティングを含むすべてのイベントが記載されています。 レポートに含まれる情報: 件名、開始日、取引先、取引先責任者、商談。
  • ステータス別のすべての Zoom でのミーティング: このレポートには、Zoom でのミーティング ステータスでグループ化された Zoom でのミーティングを含むすべてのイベントが表示されます。 レポートに含まれる情報: 件名(Zoom でのミーティング トピック)、開始時刻、終了時刻、期間(分単位)、参加者の数、参加者情報。
  • ユーザー ステータス別のすべての Zoom でのミーティング: このレポートには、ユーザー ステータス、Zoom でのミーティング ステータスの順にグループ化された Zoom でのミーティングを含むすべてのイベントが表示されます。 レポートに含まれる情報: 件名(Zoom でのミーティング トピック)、開始時刻、終了時刻、期間(分単位)、参加者の数、参加者情報。

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