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Como gerenciar recepcionistas automáticas Seguir

Visão geral

As recepcionistas automáticas atendem chamadas com uma gravação personalizada e roteiam chamadas para um usuário de telefone, fila de chamadas, telefone de área comum ou correio de voz. Você também pode configurar uma recepcionista automática para rotear para um sistema de resposta interativa por voz (IVR) para permitir que o autor da chamada selecione opções de roteamento.

Este artigo abrange:

Pré-requisitos

  • Possuir uma conta Pro, comercial ou educacional
  • Privilégios de administrador ou proprietário da conta
  • Licença do Zoom Phone

Como personalizar o recepcionista automático principal

Após concluir a configuração inicial do Zoom Phone, ele criará uma recepcionista automática (denominada Recepcionista automática principal) e o atribuirá ao número principal da empresa. Todas as chamadas para o número principal da empresa serão atendidas pela recepcionista automática principal.

Observação: se você tiver vários locais, o Zoom Phone criará automaticamente uma recepcionista automática principal para cada local. As chamadas para o número principal da empresa serão atendidas pela recepcionista automática principal do local principal (o primeiro local que você cria após habilitar vários locais).

  1. Inicie sessão no Portal Web Zoom.
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique em um recepcionista automático que exiba Recepcionista automática principal após seu nome.
  4. Altere as configurações da recepcionista automática conforme necessário.

Como alterar o número principal da empresa na recepcionista automática principal

Se você tiver uma recepcionista automática principal com mais de um número direto, poderá alterar o número de telefone usado como o número principal da empresa.

Você também pode reatribuir um número de telefone de outro usuário de telefone, fila de chamadas, recepcionista automática, telefone de área comum ou Zoom Room.

  1. Inicie sessão no Portal Web Zoom.
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique em um recepcionista automático que exiba Recepcionista automática principal após seu nome.

    Observação: se você tiver vários locais, cada local possui sua própria recepcionista automática principal. No entanto, o número principal da empresa pertence apenas à recepcionista automática principal do local principal. Você pode ver seu local principal na página de Informações da empresa.
  4. Clique no menu suspenso para alterar o número principal da empresa. Você também pode:

    • Escolher um dos números atribuídos à recepcionista automática principal. O número principal da empresa anterior permanecerá atribuído à recepcionista automática principal.
    • Clique em Selecionar um número não atribuído e escolha um número da lista de números não atribuídos, depois clique em Confirmar. Você também pode clicar em Adquirir números para comprar números de telefone.
      Observação: o número principal da empresa anterior deixará de estar atribuído. Você pode reatribuir o número que antes era o número principal da empresa.

Como criar uma recepcionista automática nova

  1. Inicie sessão no Portal Web Zoom.
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique em Adicionar.
  4. Insira as informações a seguir:
    • Local (visível apenas se você tiver vários locais): selecione um local para a nova recepcionista automática.
    • Nome: insira um nome para ajudar a identificar a recepcionista automática.
  5. Clique em Salvar
  6. Altere as configurações da recepcionista automática conforme necessário.

Como alterar as configurações da recepcionista automática

Observação: use o gerenciamento de funções do Zoom Phone para permitir que um usuário de telefone acesse ou gerencie as configurações de uma recepcionista automática. Você também pode alterar as configurações de política para controlar determinados recursos.

  1. Inicie sessão no portal web Zoom,
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique no nome de uma recepcionista automática.
    Você verá as seguintes informações e opções na aba Perfil:
  • Nome de exibição: clique em Editar ao lado do nome da recepcionista automática e insira um novo nome.
  • Local (visível apenas se você tiver vários locais): exibe o local ao qual a recepcionista automática pertence.
  • Número de ramal: clique em Editar para alterar o número do ramal atribuído à recepcionista automática.
  • Número(s): clique em Adicionar para atribuir números de telefone diretos à recepcionista automática principal. Os números em texto azul são números de telefone diretos atribuídos àrecepcionista automática principal.
    Observação: se você estiver editando a recepcionista automática principal, o número de telefone com o menu suspenso indica o número principal da empresa. Para alterar o número principal da empresa, clique no menu suspenso e selecione outro número direto atribuído à recepcionista automática principal. Se você tiver vários locais, o número principal da empresa será atribuído à recepcionista automática principal do local principal.
  • Fuso horário: clique em Editar para alterar o fuso horário utilizado para a opção Horário comercial abaixo.
  • Horário comercial/fechado/durante feriados: personalize como as chamadas recebidas são roteadas durante o horário comercial, fechado ou durante feriados.
  • Correio de voz: clique em Definir para compartilhar a caixa de entrada da recepcionista automática com usuários de telefone. 
    Observação: para permitir que o autor da chamada deixe mensagens no correio de voz da recepcionista automática, altere a configuração do Horário comercial ou horário fechado para rotear para o correio de voz do ramal atual.

Como personalizar os horários comercial, quando fechado e durante feriados

Você pode personalizar os horários em que a recepcionista automática está disponível para rotear chamadas.

  1. Inicie sessão no portal web Zoom,
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique no nome de uma recepcionista automática.
  4. Personalize as seguintes configurações:
  • Horário comercial: marque Editar para alterar os horários em que a recepcionista automática atenderá chamadas. Você pode definir o horário comercial para passar das 11:30 p.m. Isso pode ser usado se o recepcionista automático rotear para usuários de telefone ou membros da fila de chamadas que trabalham em turnos noturnos. Também é possível definir o horário comercial em incrementos de 10 minutos, inserindo manualmente um horário, por exemplo, 11:10 p.m.
  • Horário fechado: se você definir o horário comercial, as chamadas personalizadas serão roteadas fora do horário comercial. Clique em Editar e selecione uma opção de roteamento. Em seguida, use a caixa de texto para especificar a rota.
  • Horário durante feriados: clique em Definir ou Editar para designar certos dias como feriados. Você pode personalizar como as chamadas são roteadas durante os feriados. Por exemplo, você pode rotear as chamadas diretamente para o correio de voz ou reproduzir uma mensagem personalizada para informar ao autor da chamada que o escritório está fechado. 

Configurações de roteamento de chamadas

Você também pode personalizar a forma como as chamadas recebidas são roteadas durante o horário comercial, fechado ou nos feriados:

  • Aviso de saudação: selecione um aviso de saudação no menu suspenso ou clique em Biblioteca de áudio para selecionar, gravar ou fazer upload de um áudio personalizado. A saudação será reproduzida antes de rotear o autor da chamada. Você também pode selecionar Desabilitar para não reproduzir um aviso de saudação.
    Observação: algumas das opções de roteamento contam com um aviso de áudio secundário. Por exemplo, se você rotear para um IVR, o aviso de saudação será reproduzido primeiro, seguido pelo aviso de áudio do IVR.
  • Rotear para: clique em Editar para selecionar para onde a recepcionista automática roteará após reproduzir o aviso de saudação. Por padrão, as chamadas são roteadas para a caixa de entrada de correio de voz dedicada da recepcionista automática. Menu suspenso
    Rotear para: selecione uma opção de roteamento e use a caixa de texto para especificar a rota. Você pode rotear para qualquer ramal da conta:
    • Correio de voz
      • Saudação de correio de voz: clique em Biblioteca de áudio para selecionar, gravar ou fazer upload de um áudio personalizado. A saudação é reproduzida antes de rotear a chamada.
        Observação:
      • Se você estiver roteando para o correio de voz de outro ramal, a saudação do correio de voz que você definir substituirá a saudação definida para esse ramal.
      • Se você estiver roteando para o correio de voz de um usuário do telefone, selecione Seguir saudação do correio de voz do usuário no menu suspenso para usar a saudação do usuário do telefone em vez de selecionar uma nova.
    • Mensagem: clique em Personalizar para gravar ou fazer upload de áudio que será reproduzido após o aviso de saudação inicial definido acima.
    • Usuário
    • Zoom Room
    • Telefone de área comum
    • Receptionista automática
    • Fila de chamadas
    • Grupo de linhas compartilhadas
    • Central de contato
    • Resposta interativa por voz (IVR)
    • Número de telefone (número de telefone externo)
      Observação:
      • Para habilitar esta opção, você deve ter um número direto atribuído à recepcionista automática.
      • As chamadas roteadas para um número de telefone externo serão cobradas de acordo com a tarifa do plano.
      • Certifique-se de selecionar o país/região correto no menu suspenso para poder adicionar o número de telefone externo. Alguns países compartilham o mesmo código de país, mas aparecem com entradas separadas no menu suspenso.

Como visualizar a caixa de correio de voz de uma recepcionista automática

Observação: para permitir que o autor da chamada deixe mensagens no correio de voz da recepcionista automática, altere a configuração do Horário comercial ou horário fechado para rotear para o correio de voz do ramal atual.

  1. Inicie sessão no Portal Web Zoom.
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique no nome de uma recepcionista automática.
  4. Clique na aba Correio de voz.
  5. Você pode identificar mensagens de correio de voz usando o seguinte:
    • Se o número tiver um nome de ID do autor da chamada ou pertencer à sua organização, você verá um nome acima do número.
    • As entradas de correio de voz marcadas por um ponto azul ainda não foram reproduzidas.
  6. Use as opções de pesquisa na parte superior para pesquisar um contato ou número de telefone específico ou clique no menu suspenso na parte superior para filtrar por mensagens lidas ou não lidas.
  7. Clique nas seguintes opções para visualizar e gerenciar correios de voz:
    • Ícone de reprodução: reproduza a mensagem do correio de voz e exiba uma transcrição da mensagem do correio de voz se o Zoom Phone conseguir transcrevê-la.
    • Baixar: salve a mensagem do correio de voz (em arquivo MP3).
    • Excluir: exclua a mensagem de correio de voz selecionada. Para excluir várias entradas de uma vez, clique na caixa de seleção ao lado da coluna de status e clique em Excluir na parte superior da tabela.

Como excluir ou duplicar uma recepcionista automática

  1. Inicie sessão no portal web Zoom.
  2. No menu de navegação, clique em Gerenciamento de sistema de telefonia e depois em Receptionistas automáticas.
  3. Clique no nome de uma recepcionista automática.
  4. Clique no ícone de reticências (...) na coluna do lado direito e depois em uma das opções a seguir:
    • Duplicar: configure uma nova recepcionista automática duplicando uma existente. Todas as configurações serão copiadas do original, exceto o número do ramal, os números de telefone e o nome de exibição.
    • Excluir: exclua a fila de chamadas. Todos os números de telefone atribuídos à fila de chamadas deixarão de ser atribuídos. Se você deseja manter a fila de chamadas, mas desativá-la, use a configuração de Status ativo.
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