Lưu trữ lịch sử tin nhắn trò chuyện

Chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên có thể chọn thời gian lưu trữ tin nhắn trò chuyện trên Zoom cloud và trên thiết bị cục bộ. Như vậy những tin nhắn vượt khỏi khung thời gian chỉ định này sẽ bị xóa. Nếu tin nhắn cục bộ được lưu trữ trong 1 tháng hoặc ít hơn, một biểu ngữ màu vàng sẽ xuất hiện trong cửa sổ trò chuyện Zoom, thông báo cho các thành viên trong tài khoản của bạn thời gian tin nhắn cục bộ sẽ được lưu trữ. Nếu bạn bật tính năng lưu trữ trên đám mây, bạn có thể xem, tải xuống, hoặc xóa các tin nhắn trò chuyện đã lưu.

Dù người dùng có thể xóa tin nhắn trên một thiết bị cục bộ, nhưng quản trị viên có thể truy cập tin nhắn này trên đám mây tùy thuộc vào thời gian duy trì lưu trữ trên đám mây đã cài đặt trước đó. Thời gian tối đa lưu trữ tin nhắn là 10 năm và tối thiểu là 1 ngày. Các tin nhắn được lưu trữ mặc định trên đám mây trong 2 năm và trên thiết bị cục bộ trong 1 năm. Chủ sở hữu tài khoản và quản trị viên có thể thay đổi khoảng thời gian này trong cài đặt lưu trữ trò chuyện, và thay đổi này sẽ ảnh hưởng tới tất cả người dùng trong tài khoản đó.

Khung thời gian tùy thuộc vào thời điểm gửi tin nhắn. Ví dụ, nếu bạn chọn xóa toàn bộ tin nhắn sau 3 ngày, các tin nhắn này sẽ được xóa sau 3 ngày kể từ ngày gửi, cho dù chúng có gửi thành công tới bất kỳ thiết bị nào của người nhận không.

Bài viết này đề cập đến:

• Cách thay đổi cài đặt lưu trữ tin nhắn trò chuyện
• Lưu trữ trên đám mây - quy tắc vị trí của công cụ lịch sử trò chuyện của quản trị viên
• Quy tắc duy trì lưu trữ trên đám mây

Yêu cầu cài đặt để lưu trữ lịch sử tin nhắn trò chuyện

• Tài khoản Zoom trả phí
• Quyền chủ sở hữu tài khoản hoặc quản trị viên
• Zoom desktop client cho Windows hoặc macOS, 4.1.23108.0402 trở lên
• Ứng dụng di động Zoom cho Android hoặc iOS, 4.1.23117.0402 trở lên

Ghi chú: Nếu bạn đăng ký tài khoản Zoom mới sau ngày 21 tháng 8 năm 2021; hoặc bật tính năng Trải nghiệm quản trị viên mới cho tài khoản của bạn, khi đó công cụ lịch sử trò chuyện đã dược chuyển sang mục Reports [Báo cáo] (Account Management [Quản lý tài khoản] > Reports [Báo cáo] > thẻ User Activity Reports [Báo cáo hoạt động người dùng] > Chat History [Lịch sử trò chuyện]).

Cách thay đổi cài đặt lưu trữ tin nhắn trò chuyện

Bạn có thể thay đổi các cài đặt để xác định thời gian lưu trữ tin nhắn trò chuyện.

1. Đăng nhập vào Zoom Web Portal.
2. Trong menu điều hướng, nhấn vào Account Management [Quản lý tài khoản] sau đó nhấn IM Management [Quản lý trò chuyện].
3. Tiếp tục với các tùy chọn dưới đây để truy cập cài đặt theo cấp độ tài khoản hoặc cấp độ nhóm:
   • Account-level settings [Cài đặt cấp độ tài khoản]: Nhấn vào thẻ IM Settings [Cài đặt trò chuyện].
   • Group-level settings [Cài đặt cấp độ nhóm]: Nhấn vào tên nhóm, sau đó nhấn chọn Advanced Settings [Cài đặt nâng cao].
4. Trong mục Storage [Lưu trữ], thay đổi những cài đặt này:

• Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây]: Nếu cài đặt này đã được bật, Zoom sẽ tự động lưu tất cả các tin nhắn trò chuyện liên tục lên đám mây. Xác định thời gian lưu trữ tin nhắn, sau đó nhấn Save [Lưu]. Sau thời gian chỉ định duy trì trên đám mây, Zoom sẽ xóa các tin nhắn trò chuyện liên tục và siêu dữ liệu của các tin nhắn này khỏi đám mây.
  Ghi chú:
  
  • Khung thời gian duy trì phụ thuộc vào thời điểm gửi tin nhắn. Ví dụ, nếu quản trị viên tài khoản chọn xóa tất cả tin nhắn sau 3 ngày, các tin nhắn này sẽ được xóa sau 3 ngày kể từ ngày gửi tin nhắn.
  • Với các cuộc trò chuyện 1:1, Zoom lưu tin nhắn trên đám mây bằng cách sử dụng quy tắc duy trì lưu trữ tối thiểu trên đám mây của cả hai bên.
  • Với trò chuyện nhóm và kênh, Zoom lưu tin nhắn trên đám mây dựa trên quy tắc duy trì lưu trữ trên đám mây của từng thành viên kênh - không dựa trên quy tắc duy trì lưu trữ của quản trị viên kênh. Ví dụ, nếu quản trị viên kênh cài đặt quy tắc duy trì là 1 ngày, nhưng thành viên kênh cài quy tắc duy trì là 30 ngày, thành viên vẫn có thể xem các tin nhắn này tối đa 30 ngày sau khi gửi tin nhắn.
  • Với người dùng miễn phí, lưu trữ trên đám mây được cài đặt mặc định là 2 năm (dù họ không thể truy cập lưu trữ trên cổng quản trị)
  • Ngay cả khi đã tắt cài đặt này, sẽ lưu trữ các tin nhắn được gửi ngoại tuyến trên đám mây trong tối đa 7 ngày và sẽ tự động bị xóa khi người nhận đích nhận được.
  • Khi cập nhật cài đặt này, chính sách mới sẽ chỉ có hiệu lực với các tin nhắn mới. Chính sách mới sẽ không có hiệu lực trở về trước đối với các tin nhắn cũ.
  • Nếu bạn có tài khoản chính và tài khoản phụ, quy tắc duy trì lưu trữ trên đám mây được cài đặt độc lập trong tài khoản chính và tài khoản phụ.
• Delete Local Data [Xóa dữ liệu cục bộ] (chỉ khả dụng với cấp độ tài khoản): Nếu bật cài đặt này, Zoom sẽ tự động xóa toàn bộ tin nhắn trò chuyện liên tục và siêu dữ liệu của các tin nhắn này trên thiết bị cục bộ sau thời gian duy trì đã định. Các tệp đính kèm sẽ vẫn được lưu trên thiết bị cục bộ.Xác định thời gian lưu trữ tin nhắn trên máy tính để bàn hoặc thiết bị di động chạy Zoom, sau đó nhấn Save [Lưu].
  Ghi chú:
  • Cài đặt này chỉ khả dụng với người dùng nội bộ của quản trị viên tài khoản. Cài đặt này sẽ không ảnh hưởng tới người dùng bên ngoài, ngay cả khi người dùng bên ngoài trò chuyện với người dùng nội bộ trong một kênh / trò chuyện nhóm do người dùng nội bộ sở hữu.
  • Khi cập nhật cài đặt này, chính sách mới sẽ có hiệu lực với cả tin nhắn mới và cũ.
• Store edited and deleted message revisions [Lưu trữ những bản hiệu đính của tin nhắn đã sửa và đã xóa] (chỉ khả dụng với cấp độ tài khoản): Lưu trữ tin nhắn đã sửa/xóa (cũng như tin nhắn gốc) trên đám mây. Bạn có thể xem, tải xuống, hoặc xóa tin nhắn đã lưu trữ bằng Zoom web portal.
  Ghi chú: Bạn phải bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] để sử dụng tùy chọn này.
• Third party archiving [ơLưu trữ của bên thứ ba]: Lưu trữ tin nhắn và tệp tin bằng dịch vụ lưu trữ của bên thứ ba.

Nếu bạn bật lưu trữ trên đám mây, bạn có thể xem, tải xuống, hoặc xóa tin nhắn trò chuyện đã lưu trữ.

Lưu trữ trên đám mây - quy tắc vị trí của công cụ lịch sử trò chuyện của quản trị viên

Nếu người dùng Cơ bản và người dùng bên ngoài trả phí tham gia trò chuyện, các tình huống dưới đây mô tả cách lưu trữ tin nhắn trong công cụ Chat History [Lịch sử trò chuyện] trên Zoom web portal.

Ghi chú: Tài khoản phải bật cài đặt Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] cho tin nhắn được lưu trữ trong công cụ Chat History [Lịch sử trò chuyện]

Loại trò chuyện	Người dùng liên quan	Quản trị viên tài khoản nào có thể xem tin nhắn trong công cụ lịch sử trò chuyện của họ?
Trò chuyện 1:1	Hai người dùng miễn phí	Không áp dụng (Không ai trong số họ có thể truy cập lịch sử trò chuyện bằng web portal)
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng nội bộ miễn phí Người dùng bên ngoài trả phí	Quản trị viên tài khoản của người dùng trả phí
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng nội bộ miễn phí Người dùng bên ngoài miễn phí Người dùng bên ngoài trả phí	Quản trị viên tài khoản của người dùng trả phí
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng nội bộ trả phí Hai người dùng bên ngoài miễn phí	Quản trị viên tài khoản của người dùng trả phí
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng nội bộ trả phí Người dùng bên ngoài trả phí	Quản trị viên tài khoản của cả hai người dùng trả phí
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng nội bộ trả phí Người dùng bên ngoài miễn phí Người dùng bên ngoài trả phí	Quản trị viên tài khoản của hai người dùng trả phí
Trò chuyện 1:1, trò chuyện kênh, hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng nội bộ trả phí Người dùng bên ngoài miễn phí (được thêm vào tài khoản người dùng trả phí và trở thành người dùng nội bộ)	Quản trị viên tài khoản của người dùng trả phí (các tin nhắn chỉ được lưu trữ kể từ thời điểm người dùng miễn phí được thêm vào tài khoản của người dùng trả phí)

 

Quy tắc duy trì lưu trữ trên đám mây

Bảng dưới đây thể hiện thời gian lưu trữ tin nhắn trò chuyện trên đám mây trong các tình huống khác nhau.

Tình huống	Người dùng liên quan và cài đặt được bật	Những tin nhắn này được lưu trên đám mây trong bao lâu?
Trò chuyện 1:1	Hai người dùng miễn phí	2 năm
Trò chuyện 1:1	1 người dùng miễn phí 1 người dùng trả phí đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 5 năm	2 năm
Trò chuyện 1:1	1 người dùng miễn phí 1 người dùng trả phí đã tắt Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây]	Không lưu trữ trên đám mây Ghi chú: Ngay cả khi tắt Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây], tin nhắn gửi ngoại tuyến vẫn được lưu trữ trên đám mây tối đa 7 ngày và sau đó sẽ tự động xóa.
Trò chuyện 1:1	1 người dùng trả phí đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 4 năm 1 người dùng trả phí đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 6 năm	4 năm
Trò chuyện 1:1	Người dùng trả phí đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 3 năm Người dùng miễn phí sau đó được thêm vào tài khoản trả phí khác đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 5 năm	Trước khi người dùng miễn phí trở thành người dùng tài khoản trả phí, tin nhắn được lưu trong 2 năm Sau khi người dùng miễn phí trở thành người dùng tài khoản trả phí, toàn bộ tin nhắn mới được lưu trong 3 năm
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng miễn phí (quản trị viên kênh) Người dùng trả phí đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 3 năm	2 năm
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng miễn phí Người dùng trả phí (quản trị viên kênh) đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 3 năm	3 năm
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng miễn phí Người dùng trả phí đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 3 năm Người dùng trả phí (quản trị viên kênh) đã tắt Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây]	Không lưu trữ trên đám mây Ghi chú: Ngay cả khi tắt Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây], tin nhắn gửi ngoại tuyến vẫn được lưu trữ trên đám mây tối đa 7 ngày và sau đó sẽ tự động xóa.
Trò chuyện kênh hoặc trò chuyện nhóm	Người dùng trả phí (quản trị viên kênh gốc) đã bật Cloud Storage [Lưu trữ trên đám mây] với thời gian duy trì 3 năm Người dùng miễn phí (quản trị viên kênh mới)	Trước khi người dùng miễn phí trở thành quản trị viên kênh, tin nhắn được lưu trong 3 năm Sau khi người dùng miễn phí trở thành quản trị viên kênh, toàn bộ tin nhắn mới được lưu trong 2 năm