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安排

Zoom提供多种会议安排选项。 

概述

Zoom Microsoft Outlook插件设计用于在Microsoft Outlook中快速便捷地完成会议安排。该插件让您能够安排和开始即时Zoom会议,以及令现有会议事件成为Zoom会议。Outlook插件还可根据您的Outlook日历活动将空闲/繁忙时间同步至Zoom客户端(仅限PC,要求版本3.5或以上 - 下载最新版本)。

本文主要介绍: 

预备知识

  • Windows:Microsoft Outlook 2010或更高(2007版,带有限功能)
  • Mac:Microsoft Outlook 2011或更高
  • 您必须安装了Zoom客户端,且已登录至您的帐户
  • 从Zoom安装Zoom Microsoft Outlook插件

下载

您可从下载中心下载Zoom Microsoft Outlook Plugin MSI文件。下载完成后,运行MSI文件,根据安装向导完成安装。在使用插件之前,您将需要重启Outlook。

说明

注意:Outlook的数个版本不支持 Schedule a Meeting(安排会议)或 Start Instant Meeting(开始即时会议)的选项。如果您没有在主功能栏看到上述选项,请在创建新约会或日历活动后查看这些选项是否出现。

Screen_Shot_2017-10-09_at_10.05.27_PM.png 

安排 会议

  1. 选择Schedule a Meeting(安排会议)按钮。
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.08.01_PM.png
  2. 在显示的Settings(设置)窗口中选择您所需的设置。
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.04.28_PM.png
    • 视频 - 主持人:如果您选择开启,主持人视频在开始会议后将自动开启。如果您选择关闭,主持人视频将关闭,但仍可以开启。 
    • 视频 - 参与者:如果您选择开启,参与者视频在其加入会议后将自动开启。如果您选择关闭,参与者视频将关闭,但仍可以选择开启。
    •  Audio Options(音频选项):如果您想要使用Telephony Only(仅电话通讯)、Voip Only(仅Voip)、Both Telephony and Voip(电话通讯和Voip均可)或第三方音频,选择此选项。
      Zoom建议:如不确定,保留选择Both(两者均可)
    • 需要会议密码:如果您想要为自己的会议设置密码,请在此处输入。
    • Enable join before host(启用“在主持人之前加入”):如果您希望启用在主持人加入会议之前加入的功能,勾选此选项。了解更多有关在主持人之前加入的信息。
    • Mute participants upon entry(进入时将参与者设置为静音):如果您希望新参与者在加入时立即静音,勾选此选项。
    • Use personal meeting ID(使用个人会议ID):如果您希望使用自己的个人会议ID,勾选此选项。如未勾选此选项,将使用随机生成的唯一会议ID。了解更多有关个人会议ID的信息
    • Recording the meeting automatically(自动录制会议):如果您希望会议自动录制,勾选此选项。选择您是否希望在本地录制会议(保存至您的计算机),还是录制到云(如您的帐户提供此功能)。了解更多有关自动录制的信息
    • 强制在位置字段包括“加入URL”:此选项将在位置字段包括“加入URL”,即使您尝试删除它。 
    • Alternative hosts(备选主持人):输入任何您希望设定为会议备选主持人的电子邮件地址。备选主持人需要是同一Zoom帐户上的其他专业版用户。了解更多有关备选主持人的信息。
    • Save and do not show again(保存且不再显示):如果您希望将同样的设置作为以后其他会议的默认设置,勾选此选项。设置窗口不会弹出,您需要手动打开窗口,对设置进行编辑。
  3. 点击Continue(继续)
  4. 日历邀请将与Zoom会议信息一同自动生成。outlookplugin.gif

注意:通过选择菜单中对应的按钮,您可在 日历邀请中取消Zoom会议或更改Zoom会议的设置。

安排个人音频会议

  1. 点击Schedule a Meeting(安排会议)底部的箭头。
  2. 如果您有多个PAC帐户,选择您想要用于安排会议的帐户。
    PAC.png
  3. 选择此选项后,系统将自动用您的PAC信息填充活动。根据需要更改日期和时间,添加与会者 
  4. 点击 Send(发送)
    schedulePAC.gif

将现有邀请变为Zoom会议

  1. 在Outlook中打开您的日历邀请。
  2. 选择 Schedule A Meeting(安排会议)或 Personal Audio Conference(个人音频会议) ,以安排您选择的会议类型
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.51.26_PM.png
  3. 如果安排会议,在设置窗口中选择您所需的设置。  
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.04.28_PM.png
    • 视频 - 主持人:如果您选择开启,主持人视频在开始会议后将自动开启。如果您选择关闭,主持人视频将关闭,但仍可以开启。 
    • 视频 - 参与者:如果您选择开启,参与者视频在其加入会议后将自动开启。如果您选择关闭,参与者视频将关闭,但仍可以选择开启。
    •  Audio Options(音频选项):如果您想要使用Telephony Only(仅电话通讯)、Voip Only(仅Voip)、Both Telephony and Voip(电话通讯和Voip均可)或第三方音频,选择此选项。
      Zoom建议:如不确定,保留选择Both(两者均可)
    • 需要会议密码:如果您想要为自己的会议设置密码,请在此处输入。
    • Enable join before host(启用“在主持人之前加入”):如果您希望启用在主持人加入会议之前加入的功能,勾选此选项。了解更多有关在主持人之前加入的信息。
    • Mute participants upon entry(进入时将参与者设置为静音):如果您希望新参与者在加入时立即静音,勾选此选项。
    • Use personal meeting ID(使用个人会议ID):如果您希望使用自己的个人会议ID,勾选此选项。如未勾选此选项,将使用随机生成的唯一会议ID。了解更多有关个人会议ID的信息
    • Recording the meeting automatically(自动录制会议):如果您希望会议自动录制,勾选此选项。选择您是否希望在本地录制会议(保存至您的计算机),还是录制到云(如您的帐户提供此功能)。了解更多有关自动录制的信息
    • 强制在位置字段包括“加入URL”:此选项将在位置字段包括“加入URL”,即使您尝试删除它。 
    • Alternative hosts(备选主持人):输入任何您希望设定为会议备选主持人的电子邮件地址。备选主持人需要是同一Zoom帐户上的其他专业版用户。了解更多有关备选主持人的信息。
    • Save and do not show again(保存且不再显示):如果您希望将同样的设置作为以后其他会议的默认设置,勾选此选项。设置窗口不会弹出,您需要手动打开窗口,对设置进行编辑。
  4. 点击Continue(继续)
  5. 邀请中将自动填入详细信息。
  6. 点击Save & Close(保存并关闭)
    scheduleexisting.gif

将 新日历 邀请变为Zoom会议

  1. 打开您的Outlook日历。
  2. 右键单击所需的日期/时间,选择New Appointment(新约会)
    Screen_Shot_2017-10-10_at_12.33.57_PM.png
  3. 选择 Schedule A Meeting(安排会议)或 Personal Audio Conference(个人音频会议) ,以安排您选择的会议类型。
  4. 如果您选择“安排会议”,设置窗口将显示其他选项。在设置窗口中选择您所需的设置。  
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.04.28_PM.png
    • 视频 - 主持人:如果您选择开启,主持人视频在开始会议后将自动开启。如果您选择关闭,主持人视频将关闭,但仍可以开启。 
    • 视频 - 参与者:如果您选择开启,参与者视频在其加入会议后将自动开启。如果您选择关闭,参与者视频将关闭,但仍可以选择开启。
    •  Audio Options(音频选项):如果您想要使用Telephony Only(仅电话通讯)、Voip Only(仅Voip)、Both Telephony and Voip(电话通讯和Voip均可)或第三方音频,选择此选项。
      Zoom建议:如不确定,保留选择Both(两者均可)
    • 需要会议密码:如果您想要为自己的会议设置密码,请在此处输入。
    • Enable join before host(启用“在主持人之前加入”):如果您希望启用在主持人加入会议之前加入的功能,勾选此选项。了解更多有关在主持人之前加入的信息。
    • Mute participants upon entry(进入时将参与者设置为静音):如果您希望新参与者在加入时立即静音,勾选此选项。
    • Use personal meeting ID(使用个人会议ID):如果您希望使用自己的个人会议ID,勾选此选项。如未勾选此选项,将使用随机生成的唯一会议ID。了解更多有关个人会议ID的信息
    • Recording the meeting automatically(自动录制会议):如果您希望会议自动录制,勾选此选项。选择您是否希望在本地录制会议(保存至您的计算机),还是录制到云(如您的帐户提供此功能)。了解更多有关自动录制的信息
    • 强制在位置字段包括“加入URL”:此选项将在位置字段包括“加入URL”,即使您尝试删除它。 
    • Alternative hosts(备选主持人):输入任何您希望设定为会议备选主持人的电子邮件地址。备选主持人需要是同一Zoom帐户上的其他专业版用户。了解更多有关备选主持人的信息。
    • Save and do not show again(保存且不再显示):如果您希望将同样的设置作为以后其他会议的默认设置,勾选此选项。设置窗口不会弹出,您需要手动打开窗口,对设置进行编辑。
  5. 点击Continue(继续)
  6. 邀请中将自动填入详细信息。
  7. 点击Save & Close(保存并关闭)
    scheduleexisting.gif

缺少插件图标

如果您没有在菜单功能栏上看到“安排会议”图标,打开Outlook选项

  1. 选择Disabled Items(已禁用的项)
  2. 选择Zoom Outlook插件
  3. 选择Enable(启用)
  4. 选择Com Add-ins(Com加载项)
  5. 勾选Zoom Outlook插件框。

 本文主要回答:

  • 我如何使用Microsoft Outlook插件?
  • 我可以从何处下载Microsoft Outlook插件?
  • 我是否能够在Outlook中安排会议? 

 

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