Microsoft Outlook外掛程式

視訊

安排

Zoom提供多種會議安排選項。 

• 透過Zoom應用（桌面或移動應用）安排會議
• 透過ZoomWeb門戶安排會議
• 透過外掛程式（Chrome、Outlook、Firefox）安排會議

概述

Zoom Microsoft Outlook外掛程式設計用於在Microsoft Outlook中快速便捷地完成會議安排。該外掛程式讓您能夠安排和開始即時Zoom會議，以及令現有會議事件成為Zoom會議。Outlook外掛程式還可根據您的Outlook行事曆活動將空閒/繁忙時間同步至Zoom用戶端（僅限PC，要求版本3.5或以上 - 下載最新版本）。

本文主要介紹： 

• 下載
• 說明
  • 安排會議
  • 安排個人音訊會議
  • 將現有邀請變為Zoom會議
  • 將新行事曆邀請變為Zoom會議
• 缺少外掛程式

預備知識

• Windows：Microsoft Outlook 2010或更高（2007版，帶有限功能）
• Mac：Microsoft Outlook 2011或更高
• 您必須安裝了Zoom用戶端，且已登入至您的帳戶
• 從Zoom安裝Zoom Microsoft Outlook外掛程式

下載

您可從下載中心下載Zoom Microsoft Outlook Plugin MSI檔案。下載完成後，執行MSI檔案，根據安裝精靈完成安裝。在使用外掛程式之前，您將需要重啟Outlook。

說明

注意：Outlook的數個版本不支持 Schedule a Meeting（安排會議）或 Start Instant Meeting（開始即時會議）的選項。如果您沒有在主功能欄看到上述選項，請在建立新約會或行事曆活動後查看這些選項是否出現。

 

安排 會議

1. 選擇Schedule a Meeting（安排會議）按鈕。
   
2. 在顯示的Settings（設定）視窗中選擇您所需的設定。
   
   
   • 視訊 - 主持人：如果您選擇開啟，主持人視訊在開始會議後將自動開啟。如果您選擇關閉，主持人視訊將關閉，但仍可以開啟。 
   • 視訊 - 參與者：如果您選擇開啟，參與者視訊在其加入會議後將自動開啟。如果您選擇關閉，參與者視訊將關閉，但仍可以選擇開啟。
   •  Audio Options（音訊選項）：如果您想要使用Telephony Only（僅電話通訊）、Voip Only（僅Voip）、Both Telephony and Voip（電話通訊和Voip均可）或第三方音訊，選擇此選項。
     Zoom建議：如不確定，保留選擇Both（兩者均可）。
   • 需要會議密碼：如果您想要為自己的會議設定密碼，請在此處輸入。
   • Enable join before host（啟用「在主持人之前加入」）：如果您希望啟用在主持人加入會議之前加入的功能，勾選此選項。瞭解更多有關在主持人之前加入的資訊。
   • Mute participants upon entry（進入時將參與者設定為靜音）：如果您希望新參與者在加入時立即靜音，勾選此選項。
   • Use personal meeting ID（使用個人會議ID）：如果您希望使用自己的個人會議ID，勾選此選項。如未勾選此選項，將使用隨機生成的唯一會議ID。瞭解更多有關個人會議ID的資訊。
   • Recording the meeting automatically（自動錄製會議）：如果您希望會議自動錄製，勾選此選項。選擇您是否希望在本機錄製會議（儲存至您的電腦），還是錄製到雲(如您的帳戶提供此功能)。瞭解更多有關自動錄製的資訊。
   • 強制在位置欄位包括「加入URL」：此選項將在位置欄位包括「加入URL」，即使您嘗試刪除它。 
   • Alternative hosts（備選主持人）：輸入任何您希望設定為會議備選主持人的電子郵寄地址。備選主持人需要是同一Zoom帳戶上的其他專業版使用者。瞭解更多有關備選主持人的資訊。
   • Save and do not show again（儲存且不再顯示）：如果您希望將同樣的設定作為以後其他會議的預設設定，勾選此選項。設定視窗不會彈出，您需要手動開啟視窗，對設定進行編輯。
3. 按一下Continue（繼續）。
4. 行事曆邀請將與Zoom會議資訊一同自動生成。

注意：透過選擇功能表中對應的按鈕，您可在 行事曆邀請中取消Zoom會議或變更Zoom會議的設定。

安排個人音訊會議

1. 按一下Schedule a Meeting（安排會議）底部的箭頭。
2. 如果您有多個PAC帳戶，選擇您想要用於安排會議的帳戶。
   
3. 選擇此選項後，系統將自動用您的PAC資訊填充活動。根據需要變更日期和時間，新增與會者 
4. 按一下 Send（傳送）。
   

將現有邀請變為Zoom會議

1. 在Outlook中開啟您的行事曆邀請。
2. 選擇 Schedule A Meeting（安排會議）或 Personal Audio Conference（個人音訊會議） ，以安排您選擇的會議類型
   
3. 如果安排會議，在設定視窗中選擇您所需的設定。  
   
   
   • 視訊 - 主持人：如果您選擇開啟，主持人視訊在開始會議後將自動開啟。如果您選擇關閉，主持人視訊將關閉，但仍可以開啟。 
   • 視訊 - 參與者：如果您選擇開啟，參與者視訊在其加入會議後將自動開啟。如果您選擇關閉，參與者視訊將關閉，但仍可以選擇開啟。
   •  Audio Options（音訊選項）：如果您想要使用Telephony Only（僅電話通訊）、Voip Only（僅Voip）、Both Telephony and Voip（電話通訊和Voip均可）或第三方音訊，選擇此選項。
     Zoom建議：如不確定，保留選擇Both（兩者均可）。
   • 需要會議密碼：如果您想要為自己的會議設定密碼，請在此處輸入。
   • Enable join before host（啟用「在主持人之前加入」）：如果您希望啟用在主持人加入會議之前加入的功能，勾選此選項。瞭解更多有關在主持人之前加入的資訊。
   • Mute participants upon entry（進入時將參與者設定為靜音）：如果您希望新參與者在加入時立即靜音，勾選此選項。
   • Use personal meeting ID（使用個人會議ID）：如果您希望使用自己的個人會議ID，勾選此選項。如未勾選此選項，將使用隨機生成的唯一會議ID。瞭解更多有關個人會議ID的資訊。
   • Recording the meeting automatically（自動錄製會議）：如果您希望會議自動錄製，勾選此選項。選擇您是否希望在本機錄製會議（儲存至您的電腦），還是錄製到雲(如您的帳戶提供此功能)。瞭解更多有關自動錄製的資訊。
   • 強制在位置欄位包括「加入URL」：此選項將在位置欄位包括「加入URL」，即使您嘗試刪除它。 
   • Alternative hosts（備選主持人）：輸入任何您希望設定為會議備選主持人的電子郵寄地址。備選主持人需要是同一Zoom帳戶上的其他專業版使用者。瞭解更多有關備選主持人的資訊。
   • Save and do not show again（儲存且不再顯示）：如果您希望將同樣的設定作為以後其他會議的預設設定，勾選此選項。設定視窗不會彈出，您需要手動開啟視窗，對設定進行編輯。
4. 按一下Continue（繼續）。
5. 邀請中將自動填入詳細資訊。
6. 按一下Save & Close（儲存並關閉）。
   
   
   

將 新行事曆 邀請變為Zoom會議

1. 開啟您的Outlook行事曆。
2. 按右鍵所需的日期/時間，選擇New Appointment（新約會）。
   
3. 選擇 Schedule A Meeting（安排會議）或 Personal Audio Conference（個人音訊會議） ，以安排您選擇的會議類型。
4. 如果您選擇「安排會議」，設定視窗將顯示其他選項。在設定視窗中選擇您所需的設定。  
   
   
   • 視訊 - 主持人：如果您選擇開啟，主持人視訊在開始會議後將自動開啟。如果您選擇關閉，主持人視訊將關閉，但仍可以開啟。 
   • 視訊 - 參與者：如果您選擇開啟，參與者視訊在其加入會議後將自動開啟。如果您選擇關閉，參與者視訊將關閉，但仍可以選擇開啟。
   •  Audio Options（音訊選項）：如果您想要使用Telephony Only（僅電話通訊）、Voip Only（僅Voip）、Both Telephony and Voip（電話通訊和Voip均可）或第三方音訊，選擇此選項。
     Zoom建議：如不確定，保留選擇Both（兩者均可）。
   • 需要會議密碼：如果您想要為自己的會議設定密碼，請在此處輸入。
   • Enable join before host（啟用「在主持人之前加入」）：如果您希望啟用在主持人加入會議之前加入的功能，勾選此選項。瞭解更多有關在主持人之前加入的資訊。
   • Mute participants upon entry（進入時將參與者設定為靜音）：如果您希望新參與者在加入時立即靜音，勾選此選項。
   • Use personal meeting ID（使用個人會議ID）：如果您希望使用自己的個人會議ID，勾選此選項。如未勾選此選項，將使用隨機生成的唯一會議ID。瞭解更多有關個人會議ID的資訊。
   • Recording the meeting automatically（自動錄製會議）：如果您希望會議自動錄製，勾選此選項。選擇您是否希望在本機錄製會議（儲存至您的電腦），還是錄製到雲(如您的帳戶提供此功能)。瞭解更多有關自動錄製的資訊。
   • 強制在位置欄位包括「加入URL」：此選項將在位置欄位包括「加入URL」，即使您嘗試刪除它。 
   • Alternative hosts（備選主持人）：輸入任何您希望設定為會議備選主持人的電子郵寄地址。備選主持人需要是同一Zoom帳戶上的其他專業版使用者。瞭解更多有關備選主持人的資訊。
   • Save and do not show again（儲存且不再顯示）：如果您希望將同樣的設定作為以後其他會議的預設設定，勾選此選項。設定視窗不會彈出，您需要手動開啟視窗，對設定進行編輯。
5. 按一下Continue（繼續）。
6. 邀請中將自動填入詳細資訊。
7. 按一下Save & Close（儲存並關閉）。
   

缺少外掛程式圖示

如果您沒有在功能表功能欄上看到「安排會議」圖示，開啟Outlook選項。

1. 選擇Disabled Items（已停用的項）。
2. 選擇Zoom Outlook外掛程式
3. 選擇Enable（啟用）。
   
4. 選擇Com Add-ins（Com載入項）
5. 勾選Zoom Outlook外掛程式方塊。

 本文主要回答：

• 我如何使用Microsoft Outlook外掛程式？
• 我可以從何處下載Microsoft Outlook外掛程式？
• 我是否能夠在Outlook中安排會議？