Microsoft Outlook外掛程式 追蹤

視訊

安排

Zoom提供多種會議安排選項。 

概述

Zoom Microsoft Outlook外掛程式設計用於在Microsoft Outlook中快速便捷地完成會議安排。該外掛程式讓您能夠安排和開始即時Zoom會議,以及令現有會議事件成為Zoom會議。Outlook外掛程式還可根據您的Outlook行事曆活動將空閒/繁忙時間同步至Zoom用戶端(僅限PC,要求版本3.5或以上 - 下載最新版本)。

本文主要介紹: 

預備知識

  • Windows:Microsoft Outlook 2010或更高(2007版,帶有限功能)
  • Mac:Microsoft Outlook 2011或更高
  • 您必須安裝了Zoom用戶端,且已登入至您的帳戶
  • 從Zoom安裝Zoom Microsoft Outlook外掛程式

下載

您可從下載中心下載Zoom Microsoft Outlook Plugin MSI檔案。下載完成後,執行MSI檔案,根據安裝精靈完成安裝。在使用外掛程式之前,您將需要重啟Outlook。

說明

注意:Outlook的數個版本不支持 Schedule a Meeting(安排會議)或 Start Instant Meeting(開始即時會議)的選項。如果您沒有在主功能欄看到上述選項,請在建立新約會或行事曆活動後查看這些選項是否出現。

Screen_Shot_2017-10-09_at_10.05.27_PM.png 

安排 會議

  1. 選擇Schedule a Meeting(安排會議)按鈕。
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.08.01_PM.png
  2. 在顯示的Settings(設定)視窗中選擇您所需的設定。
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.04.28_PM.png
    • 視訊 - 主持人:如果您選擇開啟,主持人視訊在開始會議後將自動開啟。如果您選擇關閉,主持人視訊將關閉,但仍可以開啟。 
    • 視訊 - 參與者:如果您選擇開啟,參與者視訊在其加入會議後將自動開啟。如果您選擇關閉,參與者視訊將關閉,但仍可以選擇開啟。
    •  Audio Options(音訊選項):如果您想要使用Telephony Only(僅電話通訊)、Voip Only(僅Voip)、Both Telephony and Voip(電話通訊和Voip均可)或第三方音訊,選擇此選項。
      Zoom建議:如不確定,保留選擇Both(兩者均可)
    • 需要會議密碼:如果您想要為自己的會議設定密碼,請在此處輸入。
    • Enable join before host(啟用「在主持人之前加入」):如果您希望啟用在主持人加入會議之前加入的功能,勾選此選項。瞭解更多有關在主持人之前加入的資訊。
    • Mute participants upon entry(進入時將參與者設定為靜音):如果您希望新參與者在加入時立即靜音,勾選此選項。
    • Use personal meeting ID(使用個人會議ID):如果您希望使用自己的個人會議ID,勾選此選項。如未勾選此選項,將使用隨機生成的唯一會議ID。瞭解更多有關個人會議ID的資訊
    • Recording the meeting automatically(自動錄製會議):如果您希望會議自動錄製,勾選此選項。選擇您是否希望在本機錄製會議(儲存至您的電腦),還是錄製到雲(如您的帳戶提供此功能)。瞭解更多有關自動錄製的資訊
    • 強制在位置欄位包括「加入URL」:此選項將在位置欄位包括「加入URL」,即使您嘗試刪除它。 
    • Alternative hosts(備選主持人):輸入任何您希望設定為會議備選主持人的電子郵寄地址。備選主持人需要是同一Zoom帳戶上的其他專業版使用者。瞭解更多有關備選主持人的資訊。
    • Save and do not show again(儲存且不再顯示):如果您希望將同樣的設定作為以後其他會議的預設設定,勾選此選項。設定視窗不會彈出,您需要手動開啟視窗,對設定進行編輯。
  3. 按一下Continue(繼續)
  4. 行事曆邀請將與Zoom會議資訊一同自動生成。outlookplugin.gif

注意:透過選擇功能表中對應的按鈕,您可在 行事曆邀請中取消Zoom會議或變更Zoom會議的設定。

安排個人音訊會議

  1. 按一下Schedule a Meeting(安排會議)底部的箭頭。
  2. 如果您有多個PAC帳戶,選擇您想要用於安排會議的帳戶。
    PAC.png
  3. 選擇此選項後,系統將自動用您的PAC資訊填充活動。根據需要變更日期和時間,新增與會者 
  4. 按一下 Send(傳送)
    schedulePAC.gif

將現有邀請變為Zoom會議

  1. 在Outlook中開啟您的行事曆邀請。
  2. 選擇 Schedule A Meeting(安排會議)或 Personal Audio Conference(個人音訊會議) ,以安排您選擇的會議類型
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.51.26_PM.png
  3. 如果安排會議,在設定視窗中選擇您所需的設定。  
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.04.28_PM.png
    • 視訊 - 主持人:如果您選擇開啟,主持人視訊在開始會議後將自動開啟。如果您選擇關閉,主持人視訊將關閉,但仍可以開啟。 
    • 視訊 - 參與者:如果您選擇開啟,參與者視訊在其加入會議後將自動開啟。如果您選擇關閉,參與者視訊將關閉,但仍可以選擇開啟。
    •  Audio Options(音訊選項):如果您想要使用Telephony Only(僅電話通訊)、Voip Only(僅Voip)、Both Telephony and Voip(電話通訊和Voip均可)或第三方音訊,選擇此選項。
      Zoom建議:如不確定,保留選擇Both(兩者均可)
    • 需要會議密碼:如果您想要為自己的會議設定密碼,請在此處輸入。
    • Enable join before host(啟用「在主持人之前加入」):如果您希望啟用在主持人加入會議之前加入的功能,勾選此選項。瞭解更多有關在主持人之前加入的資訊。
    • Mute participants upon entry(進入時將參與者設定為靜音):如果您希望新參與者在加入時立即靜音,勾選此選項。
    • Use personal meeting ID(使用個人會議ID):如果您希望使用自己的個人會議ID,勾選此選項。如未勾選此選項,將使用隨機生成的唯一會議ID。瞭解更多有關個人會議ID的資訊
    • Recording the meeting automatically(自動錄製會議):如果您希望會議自動錄製,勾選此選項。選擇您是否希望在本機錄製會議(儲存至您的電腦),還是錄製到雲(如您的帳戶提供此功能)。瞭解更多有關自動錄製的資訊
    • 強制在位置欄位包括「加入URL」:此選項將在位置欄位包括「加入URL」,即使您嘗試刪除它。 
    • Alternative hosts(備選主持人):輸入任何您希望設定為會議備選主持人的電子郵寄地址。備選主持人需要是同一Zoom帳戶上的其他專業版使用者。瞭解更多有關備選主持人的資訊。
    • Save and do not show again(儲存且不再顯示):如果您希望將同樣的設定作為以後其他會議的預設設定,勾選此選項。設定視窗不會彈出,您需要手動開啟視窗,對設定進行編輯。
  4. 按一下Continue(繼續)
  5. 邀請中將自動填入詳細資訊。
  6. 按一下Save & Close(儲存並關閉)
    scheduleexisting.gif

將 新行事曆 邀請變為Zoom會議

  1. 開啟您的Outlook行事曆。
  2. 按右鍵所需的日期/時間,選擇New Appointment(新約會)
    Screen_Shot_2017-10-10_at_12.33.57_PM.png
  3. 選擇 Schedule A Meeting(安排會議)或 Personal Audio Conference(個人音訊會議) ,以安排您選擇的會議類型。
  4. 如果您選擇「安排會議」,設定視窗將顯示其他選項。在設定視窗中選擇您所需的設定。  
    Screen_Shot_2017-10-09_at_10.04.28_PM.png
    • 視訊 - 主持人:如果您選擇開啟,主持人視訊在開始會議後將自動開啟。如果您選擇關閉,主持人視訊將關閉,但仍可以開啟。 
    • 視訊 - 參與者:如果您選擇開啟,參與者視訊在其加入會議後將自動開啟。如果您選擇關閉,參與者視訊將關閉,但仍可以選擇開啟。
    •  Audio Options(音訊選項):如果您想要使用Telephony Only(僅電話通訊)、Voip Only(僅Voip)、Both Telephony and Voip(電話通訊和Voip均可)或第三方音訊,選擇此選項。
      Zoom建議:如不確定,保留選擇Both(兩者均可)
    • 需要會議密碼:如果您想要為自己的會議設定密碼,請在此處輸入。
    • Enable join before host(啟用「在主持人之前加入」):如果您希望啟用在主持人加入會議之前加入的功能,勾選此選項。瞭解更多有關在主持人之前加入的資訊。
    • Mute participants upon entry(進入時將參與者設定為靜音):如果您希望新參與者在加入時立即靜音,勾選此選項。
    • Use personal meeting ID(使用個人會議ID):如果您希望使用自己的個人會議ID,勾選此選項。如未勾選此選項,將使用隨機生成的唯一會議ID。瞭解更多有關個人會議ID的資訊
    • Recording the meeting automatically(自動錄製會議):如果您希望會議自動錄製,勾選此選項。選擇您是否希望在本機錄製會議(儲存至您的電腦),還是錄製到雲(如您的帳戶提供此功能)。瞭解更多有關自動錄製的資訊
    • 強制在位置欄位包括「加入URL」:此選項將在位置欄位包括「加入URL」,即使您嘗試刪除它。 
    • Alternative hosts(備選主持人):輸入任何您希望設定為會議備選主持人的電子郵寄地址。備選主持人需要是同一Zoom帳戶上的其他專業版使用者。瞭解更多有關備選主持人的資訊。
    • Save and do not show again(儲存且不再顯示):如果您希望將同樣的設定作為以後其他會議的預設設定,勾選此選項。設定視窗不會彈出,您需要手動開啟視窗,對設定進行編輯。
  5. 按一下Continue(繼續)
  6. 邀請中將自動填入詳細資訊。
  7. 按一下Save & Close(儲存並關閉)
    scheduleexisting.gif

缺少外掛程式圖示

如果您沒有在功能表功能欄上看到「安排會議」圖示,開啟Outlook選項

  1. 選擇Disabled Items(已停用的項)
  2. 選擇Zoom Outlook外掛程式
  3. 選擇Enable(啟用)
  4. 選擇Com Add-ins(Com載入項)
  5. 勾選Zoom Outlook外掛程式方塊。

 本文主要回答:

  • 我如何使用Microsoft Outlook外掛程式?
  • 我可以從何處下載Microsoft Outlook外掛程式?
  • 我是否能夠在Outlook中安排會議? 

 

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